Wybór Formuły Realizacji Projektu i zebranie jego podstawowych założeń (PRINCE2) ang. Selecting Project Approach and assebling Project Brief

Zanim opracowane zostaną Założenia Projektu, Komitet sterujący musi upewnić się, że projekt jest wart realizacji.

Przed przejściem do prac planistycznych nad projektem, należy m.in. zastanowić się, w jaki sposób będzie on realizowany. Podejmując decyzję o Formule Realizacji Projektu należy dokonać wyboru spośród poniższych przykładowych możliwości:

• wytworzenie rozwiązania we własnym zakresie lub zlecenie stronom trzecim
• modyfikacja istniejącego produktu lub zbudowanie go od postaw
• zakup rozwiązania "gotowego z półki" (COTS) lub wykonanie "na miarę"

Projekt powinien wystartować dopiero w momencie, kiedy w oparciu o spójne informacje zdefiniowane zostaną wzajemne wymagania i oczekiwania. Dlatego też sposób, w jaki wykonywane będą prace nad projektem musi odpowiadać wszelkim standardom, praktykom i wytycznym uzgodnionym pomiędzy klientem a dostawcą.

Z racji tego, że ustalenia co do sposobu realizacji projektu będą miały wpływ na strategie zaprojektowane w kolejnym procesie inicjowania projektu, powinny być one zawarte w założeniach projektu. Uzyskuje się dzięki temu zapewnienie, że przyjęty sposób wykonania prac jest w pełni zrozumiały zarówno dla klienta, jak i dostawcy oraz, że nie naraża w żaden sposób projektu na niebezpieczeństwo.

Uzgodnione Założenia Projektu oznaczają, że projekt posiada właściwie określony punkt startowy (punkt wyjścia).

Jeżeli projekt jest częścią programu, wówczas Założenia Projektu mogą być wytworzone przez program, przez co prace w tym podprocesie ulegają ograniczeniu. Wówczas Zespół Zarządzania Projektem dokonuje jedynie weryfikacji dostarczonych Założeń Projektu, a w rezultacie rozbudować niektóre zawarte w dokumencie stwierdzenia. Wszelkie naniesione zmiany wymagają jednak zgody kierownictwa programu.

Założenia Projektu, obok źródeł należących do klienta i dostawcy, dostarczają niezbędnych informacji do przygotowania Formuły Realizacji Projektu. Formuła ta jest szerzej wykorzystywana w kolejnym procesie PRINCE2 - Inicjowaniu projektu.

W celu realizacji tego podprocesu PRINCE2 zaleca podjęcie szeregu kroków:

• ocena możliwych rozwiązań oraz podjęcie decyzji o Formule Realizacji Projektu odpowiedniej dla dostarczenia produktu projektu oraz osiągnięcia zarysu Uzasadnienia Biznesowego poprzez:
• przegląd Dziennika Doświadczeń pod kątem doświadczeń związanych z wyborem Formuły Realizacji Projektu
• rozpoznanie wszelkich istotnychstrategii korporacyjnych lub programu, które mogą mieć wpływ na realizację projektu
• umieszczenie projektu w kontekście innych związanych z nim prac lub inicjatyw firmowych dla ustalenia zewnętrznych zależności i warunków wstępnych
• ustalenie wszelkich standardów klienta/dostawcy, które powinny mieć zastosowanie do produktów i działań w projekcie
• rozpoznanie aktualnych tendencji w sektorach przemysłu objętych projektem oraz obszarów specjalistycznych umiejętności angażowanych w jego realizację
• rozpoznanie wszelkich ograniczeń związanych z bezpieczeństwem, które powinno się uwzględnić w projekcie oraz przy eksploatacji jego produktów
• zdefiniowanie środowiska roboczego, do którego powinno pasować rozwiązanie oraz rozważenie, jak dostarczyć do niego produkt projektu
• określenie potrzeb szkoleniowych personelu użytkownika
• zebranie podstawowych Założeń Projektu poprzez:
• zdefiniowanie projektu - potwierdzenie jego aktualnego statusu (np. wykonanych dotychczas prac przygotowawczych), celów i pożądanych rezultatów,
• potwierdzenie zakresu projektu i wykluczeń
• zidentyfikowanie występująych w projekcie tolerancji (dopuszczalnych odchyleń), ograniczeń i założeń,
• zidentyfikowanie użytkowników projektu i innych zainteresowanych stron

• Wytwórcą zarysu Uzadnienia Biznesowego jest Przewodniczący projektu, jego testerami są: Główny Użytkownik, Główny Dostawca, Kierownik Projektu, Nadzór Projektu; natomiast zatwierdzającym jest kierownictwo organizacji lub programu
• Wytwórcą Opisu Produktu Projektu jest Kierownik Projektu; testerem jest Nadzór Projektu, natomiast zatwierdzającymi są: Przewodniczący, Główny Użytkownik i Główny Dostawca
• Osobą odpowiedzialną za aktualizację Dziennika Projektu jest Kierownik Projektu

Elementem wejściowym tego podprocesu są:

• Dziennik Doświadczeń
• Zlecenie Przygotowania Projektu

Natomiast na elementy wyjściowe składają się:

• część Założeń Projektu, która z kolei prowadzi do:
• opracowania zarysu Uzasadnienia Biznesowego
• stworzenia Opisu Produktu Projektu
• aktualizacja Dziennika Projektu