Wiedza sprawnego negocjatora

• wiedza na temat negocjacji, a zwłaszcza ich specyfiki, zasad ich prowadzenia, strategii i technik negocjacyjnych, komunikowania się;
• wiedza z zakresu zagadnień, którymi negocjator się zajmuje;
• wiedza o charakterze pomocniczym, dotycząca zagadnień:
• organizacji i zarządzania (przywództwa, pracy zespołowej, zarządzania projektami, analizy strategicznej);
• ekonomiczno-finansowych, a zwłaszcza zasad i metod oceny efektywności;
• handlowych i marketingowych;
• techniczno-technologicznych, dotyczących konkretnych rozwiązań np. parametrów sprzedawanych produktów;
• etycznych i prawnych, zwłaszcza prawa gospodarczego, przepisów regulujących zasady działania w danej dziedzinie specjalistycznej, w zakresie zawierania umów, realizacji przetargów;
• psychologiczno-socjologicznych (prawidłowości i uwarunkowań zachowania się jednostek i grup) ; a nawet aspektów ideologicznych, politycznych i kulturowych, zwłaszcza w negocjacjach międzynarodowych;

Zakres tego rodzaju wiedzy powinien być na tyle szeroki i wszechstronny, aby stworzyć warunki do planowania, prowadzenia i oceny negocjacji. Oczywiście przy rozwiązywaniu trudniejszych problemów wykorzystuje się także możliwość wsparcia negocjatora poprzez zaangażowanie odpowiednich ekspertów.

Wiedza specyficzna dla danej sytuacji negocjacyjnej jest gromadzona przede wszystkim w fazie planowania konkretnych negocjacji. Występujące w tym przypadku działania dają się ująć w dwóch grupach:

• merytoryczne - ukierunkowane na ustalenie zakresu i celów negocjacji z punktu widzenia obu stron, określenie siły przetargowej oraz opracowanie strategii i sposobów prowadzenia negocjacji, w tym także szczegółowych narzędzi, takich jak oferty, kontroferty, argumenty, pytania, itp.
• organizacyjno-techniczne: ustalenie składu zespołu negocjacyjnego, przygotowanie miejsca negocjacji i opracowanie szczegółowego planu i harmonogramu.

Dla efektywnej realizacji działań niezbędne jest dokonanie wszechstronnej analizy sytuacji negocjacyjnej, w ramach której następuje pozyskiwanie, porządkowanie i analiza wszelkich informacji na temat zasobów i możliwości zaangażowanych stron oraz czynników i uwarunkowań zewnętrznych negocjacji. Stosuje się typowe dla planowania podejście, przy wykorzystaniu szeregu znanych metod analizy, zwłaszcza przyczynowo-skutkowej, porównawczej, ekonomicznej i strategicznej. Analiza sytuacji negocjacyjnej obejmuje następujące etapy:

• wstępna identyfikacja sytuacji negocjacyjnej - w przekroju następujących wymiarów:
• negocjatora, z punktu widzenia którego dokonuje się analizy;
• jego partnera;
• środowiska negocjacji;
• uwarunkowań otoczenia bliższego ;
• otoczenia dalszego;
• rozpoznanie i dobór źródeł informacji, w tym ocena ich wiarygodności i obiektywności;
• zbieranie danych źródłowych, charakteryzujących wymiary negocjacji;
• weryfikacja i porządkowanie informacji, w odpowiednie zbiory;
• opracowanie kompleksowej charakterystyki sytuacji negocjacyjnej, dla stworzenia użytkowych procedur i instrukcji negocjacyjnych;

Zasadą jest uzyskanie jak najbardziej pełnego, jednoznacznego, rzetelnego i obiektywnego opisu sytuacji dla realizacji kolejnych działań. Najczęściej stosuje się w tym przypadku różnego rodzaju listy kontrolne, obejmujące wiele pytań, na które należy udzielić odpowiedzi przed podjęciem negocjacji.

Zakres analizy powinien obejmować cztery istotne zbiory informacji:

• charakteryzujące daną sytuację negocjacyjną, dotyczące transakcji między dwoma konkretnymi negocjatorami;
• wskazujące potencjalne możliwości realizacji celów w szerszym środowisku negocjacyjnym (z innymi partnerami negocjacji).
• oceniające przebieg wcześniejszych negocjacji;
• określające implikacje dla przyszłych relacji pomiędzy stronami;

Podział źródeł informacji, z których czerpie się wiedzę niezbędna do prowadzenia negocjacji, obejmuje przede wszystkim:

• podmioty (instytucje i osoby) zaangażowane w daną sytuację negocjacyjną i stanowiące elementy jej szeroko rozumianego otoczenia (samych negocjatorów, potencjalnych partnerów negocjacji, konkurentów, ośrodki doradcze, wywiadownie gospodarcze, agencje reklamowe i inne instytucje rynkowe);
• dokumentację charakteryzującą sytuację negocjacyjną w formie danych i materiałów źródłowych, opracowanych przez podmioty negocjacji (raporty, sprawozdania, analizy, foldery) oraz zawarte w dostępnych mediach (prasa specjalistyczna, telewizja, radio, internet);

Należy także podkreślić, że omawiany rodzaj wiedzy jest nieustannie konfrontowany i wzbogacany w trakcie negocjacji. Ma tutaj miejsce swego rodzaju proces wzajemnego uczenia się partnerów negocjacji.