Techniki i formy księgowości ang. bookkeeping techniques

Techniki i formy księgowości – sposoby prowadzenia księgowości w organizacjach. Rozróżniamy księgowość tradycyjną i komputerową. Czasami stosuje się również księgowość maszynową, z zastosowaniem maszyn księgujących.

Spis treści

Techniki tradycyjne

W ramach technik tradycyjnych (ręcznych) wyróżnia się trzy podstawowe formy prowadzenia ewidencji: księgowość tabelaryczną, przebitkową i rejestrową.

Forma tabelaryczna

Forma tabelaryczna (tzw. amerykanka) - polega na prowadzeniu księgi, która łączy dwa urządzenia księgowe:
  • dziennik, przeznaczony do ewidencji poszczególnych operacji gospodarczych w ujęciu chronologicznym,
  • zbiór kont syntetycznych, zwany księgą główną, służący do dokonywania zapisów systematycznych.
Księga ta nazywana jest zwykle dziennik-główna.

Podstawowymi zaletami formy tabelarycznej są:
  • techniczna dogodność księgowania w dzienniku-główna i duża przejrzystość zapisów,
  • łatwość uzgadniania zapisów na kontach syntetycznych z zapisami w urządzeniach analitycznych,
  • możliwość prostego i szybkiego znalezienia błędów,
  • ścisłe określenie powiązania między dokumentem, a zapisem w księdze głównej i w urządzeniach analitycznych oraz odwrotnie.


Natomiast wadami formy tabelarycznej są:
  • ograniczona liczba kont syntetycznych w dzienniku-główna,
  • bardzo ograniczona możliwość podziału pracy przy prowadzeniu dziennika i kont syntetycznych; w tym samym czasie księgę może obsługiwać tylko jedna osoba.


Ze względu na wymienione wyżej wady, forma tabelaryczna jest stosowana przeważnie w małych firmach.

Księgowość przebitkowa

Cechą księgowości przebitkowej jest zastąpienie zwartych ksiąg luźnymi kartami kontowymi, tworzącymi kartoteki. W związku z tym, liczba wprowadzanych kont może być dowolna. Przy księgowości przebitkowej można dokonywać także swobodnego podziału pracy. Dla tej formy księgowości charakterystyczne jest księgowanie przez kalkę, czyli przebitkowo. Na kartach kontowych jest dokonywany zapis oryginalny (systematyczny), natomiast przez kalkę na dzienniku dokonuje się zapisu skopiowanego (przebitkowego).

Do podstawowych zalet formy przebitkowej można zaliczyć:
  • duże możliwości podziału pracy,
  • możliwość stosowania nieograniczonej liczby kont,
  • zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu - ponieważ nie ma potrzeby przenoszenia zapisów z jednego urządzenia księgowego na drugie,
  • możliwość łatwego poszukiwania popełnionych błędów.


W odróżnieniu formy tabelarycznej, księgowość przebitkowa może być dokonywana nie tylko ręcznie, lecz także maszynowo, z zastosowaniem maszyn księgujących.

Księgowość rejestrowa

Forma ta stosowana jest do operacji o charakterze masowym, gdzie występuje wiele dowodów księgowych danego typu. Podstawowym urządzeniem księgowym, przy tej formie ewidencji, jest rejestr, np. rejestr zakupu bądź sprzedaży. Rejestr odzwierciedla w pełni przebieg danej operacji gospodarczej w czasie. Liczba rejestrów może być różna, nawet do kilkunastu (np. zakupu, sprzedaży, bankowy, kasowy, kosztów, itp.).

Zalety formy rejestrowej:
  • możliwość bieżącego księgowania dokumentów w rejestrach według poszczególnych zagadnień,
  • możliwość szybkiego określenia, które operacje z danej transakcji zostały już dokonane lub w której fazie realizacji dana transakcja się znajduje.
  • duża przejrzystość zapisów - ułatwienie kontroli i analizy zarówno ewidencji, jak i transakcji gospodarczych,
  • możliwość podziału pracy na wielu pracowników,
  • ograniczenie liczby zapisów na kontach syntetycznych.


Natomiast podstawową wadą formy rejestrowej jest skomplikowany i niedogodny układ niektórych rejestrów, co utrudnia ich prowadzenie.

Rachunkowość komputerowa

Forma ta została uznana za odmienną formę techniki ewidencyjnej, pod względem organizacyjnym i proceduralnym. Technika komputerowa czyni z rachunkowości nowoczesny system, służący podejmowaniu decyzji pod względem szczegółowości, szybkości i formy przekazu informacji do użytkowników.

Komputerowa forma rachunkowości jest realizowana jako:
  • przetwarzanie danych księgowych, które obejmują zazwyczaj najbardziej pracochłonne dziedziny ewidencji, np. gospodarkę magazynową, płace, koszty itp.,
  • kompleksowe przetwarzanie danych rachunkowości obejmujące całość prac ewidencyjnych, rachunku kosztów i sprawozdawczości.

Obsługa zbiorów danych

Zbiory danych księgi głównej i pomocniczej muszą być tworzone indywidualnie dla każdej jednostki. Księgi rachunkowe muszą być trwale oznaczone nazwą jednostki oraz nazwą danego rodzaju ksiąg, wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, a wydruki komputerowe oznaczone także co do miesiąca i daty ich sporządzenia.

Wydruki komputerowe powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym i oznaczone nazwą programu przetwarzania danych.

Zapisy dokonane na kontach księgi głównej oraz na kontach ksiąg pomocniczych, prowadzonych przy użyciu komputera, drukuje się albo przenosi na inny trwały nośnik danych, nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego. Należy także wydrukować na papierze albo przenieść na inny trwały nośnik zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych, sporządzane na koniec każdego miesiąca.

Zobacz też

Linki zewnętrzne

Bibliografia

ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.