Zespół Przekierowano ze strony: Team ang. team

Ze względu na czas trwania zespołu, dzieli się je na dwie kategorie:

• zespoły doraźne - czyli takie, które funkcjonują krócej niż sama organizacja. Sa to zespoły:
• zadaniowe,
• projektowe,
• awaryjne, itp.
• zespoły stałe - czyli zespoły istniejące podczas całego trwania organizacji. Są to zespoły:
• funkcjonalne,
• zarządzające,
• komitety, itp.

Każdy zespół posiada cechy, do których zaliczyć należy:

• charakter grupy (określany przez historię),
• sposób uczestnictwa i podejmowania decyzji,
• metody komunikacji,
• spójność (np. zawodowa, osobista, kulturowa),
• klimat zespołu,
• wzorce postaw i zachowań międzyludzkich,
• metody pracy oraz strukturę organizacyjną.^[1]

Organizacja zespołu przebiega w czterech fazach:

1. formowanie - w tej fazie pracownicy poznają się oraz zbierają informacje o zadaniach, jakie są do wykonania. Dlatego należy dostarczyć danych o charakterze i celach zespołu, a także zapewnić uczestnikom wystarczająco długi czas na zapoznanie się ze sobą. Długość trwania fazy formowania może być znacznie skrócona, jeśli pracownicy dotychczas pracowali razem lub w powiązanych komórkach;
2. podział ról - służy ustaleniu podziału pracy, a także zidentyfikowaniu potencjalnych Konfliktów (przed podjęciem dalszych działań należy zlikwidować przyczyny konfliktów);
3. normowanie - początek realizacji działań. W tej fazie wykształcają się procedury postępowania, wzorce zachowań i sposoby komunikacji. Dzięki prawidłowemu ustaleniu zasad wzrasta prawdopodobieństwo wysokiej wydajności w fazie pracy;
4. praca - wykonywanie powierzonych zadań.

Każdy zespół przechodzi określony cykl życia, na który składa się pięć etapów:

Budowa i integracja

Na tym etapie zespół dopiero powstaje. W związku z tym pierwsze zadanie polega na doborze odpowiednich osób tak, aby podział ról i kompetencji w zespole był odpowiedni. Warto zadbać o różnorodność: jeśli członkowie zespołu są zróżnicowani, doprowadzi to do wzajemnego uzupełniania się ludzi i do dochodzenia do twórczych rozwiązań. Istotne są również wiedza i umiejętności. Suma kompetencji wszystkich członków zespołu powinna przewyższać listę kompetencji, potrzebnych do wykonania zadania, jakie stoi przed zespołem. Kolejne zadanie polega na rzeczywistej integracji zespołu. Jego członkowie poznają się, budują pozytywne relacje, tworzy się wzajemne zaufanie. Na etapie budowy i integracji członkowie zespołu powinni poznać jasno sprecyzowane cele, zarówno te stojące przed każdym z jego członków, jak i przed zespołem w ogóle. Faza ta musi skończyć się powodzeniem, aby poszczególne osoby stworzyły zespół, który będzie sprawnie realizował wspólny cel.

Docieranie się

Na tym etapie ujawniają się pierwsze różnice w osobowościach i oczekiwaniach poszczególnych osób. Dochodzi zatem do fazy konfliktów. Jest to zupełnie normalne i menedżer zespołu nie powinno go to zniechęcać: jeśli prawidłowo przeprowadzi zespół przez te fazę, członkowie zespołu nauczą się akceptować i szanować wzajemne różnice. Dopiero wtedy pojawią się pierwsze efekty synergii.

Tworzenie synergii

Jest to najlepszy okres w życiu zespołu. Ludzie są zintegrowani i dotarci, a zadania podzielone. Wszyscy dążą do wspólnego celu. Rola lidera na tym etapie polega na:

• wyznaczaniu celów całościowych i długofalowych, bez zbytniego ingerowania w planowanie zadań dla poszczególnych osób;
• delegowaniu możliwie dużych uprawnień i okazywaniu zaufania;
• motywowaniu jednostek, przeżywających okresowy spadek motywacji;
• prowadzeniu indywidualnego Coachingu dla osób, które go potrzebują;
• monitorowaniu, kiedy pojawią się symptomy kolejnej fazy życia zespołu.

Kryzys wieku średniego

W fazie nazywanej "kryzysem wieku średniego" pojawiają się pierwsze oznaki zmęczenia i znudzenia, a motywacja jest obniżona. Ludzie uważają, że nie rozwijają się, ponieważ od dłuższego czasu robią to samo. Rutyna powoduje z czasem pierwsze symptomy wypalenia zawodowego i obniżoną jakość działania. Jeśli menedżer nie odpowie na kryzys wieku średniego, zespół wchodzi w fazę równi pochyłej: rutyna pogłębia się, ludziom coraz mocniej dokucza wypalenie zawodowe i poczucie braku rozwoju. Pierwsze osoby opuszczają zespół (czasem dzieje się przeciwnie: dochodzi do wegetacji i "trzymania się stołków"). Ta faza może trwać długo np. w firmach, które same są na etapie równi pochyłej, lub nagle stają przed odgórną decyzją o zmianie menadżera lub rozwiązaniu zespołu.

Odnowa i reintegracja lub równia pochyła

Odnowa i reintegracja jest prawidłową reakcją lidera zespołu na kryzys wieku średniego. Zadaniem lidera jest doprowadzenie ponownie do etapu synergii przez:

• zmianę zakresu obowiązków,
• przedstawienie zespołowi nowych zadań,
• wprowadzenie nowej osoby do zespołu,
• awansowanie niektórych osób,
• delegowanie większej odpowiedzialności i decyzyjności,
• zaangażowanie zespołu we wspólne planowanie, konsultowanie swoich decyzji z zespołem,
• szkolenia, wyjazdy integracyjne i motywacyjne.

''! Osobny artykuł Role w zespole''

Zależnie od zadań, jakie zespół ma wykonywać, należy dobrać jego członków na podstawie przyjętych kryteriów. Zwykle korzystne jest, aby uczestnicy posiadali komplementarne kwalifikacje w zakresie wiedzy specjalistycznej oraz umiejętności interpersonalne, a także umiejętności rozwiązywania problemów oraz podejmowania decyzji. J. Adair wyróżnia typowe role pełnione przez członków zespołów:^[2]

• inicjator-wspierający - proponuje nowe cele, problemy, definicje;
• poszukiwacz informacji - zbiera dane istotne dla rozwiązania problemu;
• poszukiwacz opinii - zbiera opinie na temat rozwiązywanych problemów oraz interpretacje danych;
• analityk - przetwarza dane, próbuje wyciągnąć z nich wnioski oraz przewidzieć konsekwencje;
• koordynator - zbiera propozycje, porządkuje, prezentuje osiągnięcia;
• ukierunkowujący - dba o zachowanie zgodnego z wytyczonymi celami toku pracy;
• oceniający-krytyk - ocenia na podstawie kryteriów proponowane rozwiązania;
• aktywizator - pobudza grupę do aktywniejszej pracy;
• technik proceduralny - usprawnia pracę grupy przez wykonywanie działań rutynowych;
• rejestrator - jest odpowiedzialny za rejestrowanie i przechowywanie zapisów.

Każdy uczestnik grupy może przyjąć więcej niż jedną rolę. Podział ról w zespole nie jest stały i zależy od rodzajów rozwiązywanych problemów i kwalifikacji pracowników.

W efektywnym zespole powinien być dobry lider: to on jest warunkiem zmierzania zespołu w określonym kierunku. Sprawne działanie zespołu zależy m.in. od tego, czy:

• członkowie zespołu wykazują wolę współpracy,
• dobrze się ze sobą komunikują,
• zadania w zespole są podzielone.

Warto podkreślić, że podział zadań w zespole jest bardzo ważną kwestią, dlatego należy go przeprowadzić w sposób staranny i przemyślany. Ponadto dobry zespół powinien charakteryzować się poprawnymi relacjami – w pozytywnej atmosferze, otwartości i bez większych konfliktów ([oprawne relacje w zespole wpływają na wewnętrzną motywację jego członków.

Cechy wspomagające efektywność zespołu

Cechy wspomagające efektywność zespołu to:

• wewnętrzna motywacja poszczególnych członków zespołu – może ją również wykreować dobry lider (jednak znacznie lepiej jest w sytuacji, gdy motywacja jest naturalna);
• zaufanie do innych osób – jeśli go brak, duża część energii zespołu poświęcana jest na niepotrzebną kontrolę. Brak zaufania ogranicza też szczerość i otwartość;
• wspólnie ustalone zasady postępowania – powinien być to kodeks wypracowany przez wszystkich członków zespołu. Inaczej może zostać uznany za narzucony i będzie łamany. Najlepszy kodeks zawiera zarówno wspólne wartości, jak i procedury efektywnego postępowania;
• budowanie na różnicach – umiejętność doprowadzenia do sytuacji, gdy odmienne opinie nie powodują konfliktu. Ich konsekwencją jest twórcza dyskusja, która szybko kończy się znalezieniem wspólnego rozwiązania;
• elastyczność i otwartość na zmiany;
• ciągłe doskonalenie się.

Wielkość zespołu i jego skład mają wpływ na pracę zespołu i wyniki pracy. Optymalna wielkość zespołu jest wciąż kwestią sporną. Według jednego z badań, optymalna ilość osób w grupie wynosi cztery, podczas gdy inne źródła proponują zespół składający się z 5-12 osób. Zespół, do którego należy mniej niż 5 członków, wiąże się z ryzykiem mniejszych perspektyw i zmniejszoną kreatywnością. Z kolei grupa zrzeszająca powyżej 12 osób może skutkować większymi szansami na sytuacje konfliktowe i formowanie się podgrup.