System zarządzania dokumentami ang. Document Management System, DMS

System zarządzania dokumentami – narzędzie informatyczne umożliwiające przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach. Przetwarzanie dotyczy dokumentów wewnętrznych (związanych ze współpracą różnych obszarów funkcjonalnych organizacji), jak również dokumentów napływających z otoczenia (np. zamówienia od klientów, faktury, listy i inne). W zakresie zarządzania wiedzą techniki te w szczególny sposób wspomagają obszar gromadzenia i organizowania zasobów wiedzy. Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.

Spis treści

Funkcje informatycznych systemów zarządzania dokumentami

Funkcje informatycznych systemów zarządzania dokumentami to:
  • rejestrowanie,
  • porządkowanie,
  • klasyfikacja,
  • system kontroli wersji,
  • archiwizacja danych,
  • powiadomienia o zmianach (osobiste lub dla grup użytkowników),
  • monitorowanie plików i folderów,
  • obsługa różnych formatów plików,
  • zarządzanie obiegiem dokumentów,
  • operacje przenoszenia, wysyłania w obieg i usuwania.


Przykładowe aplikacje zarządzania dokumentami

  • Microsoft SharePoint,
  • Xerox DocuShare,
  • OpenKM.


Narzędzia OCR

Na szczególną uwagę w zakresie zarządzania dokumentami zasługuje wzrost popularności narzędzi OCR (ang. Optical Character Recognition) przetwarzających dokumenty z formy papierowej (graficznej) w formę tekstową, dającą się w prosty sposób indeksować i zapisywać we wszelkiego rodzaju komputerowych bazach danych.

Zobacz też

Bibliografia

System zarządzania dokumentami na Wikipedii pl
ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.