Sekretariat ang. secretariat

Sekretariat – dział firmy lub organizacji, w którym załatwia się sprawy bieżące. Kluczową funkcją sekretariatu jest dbanie o prawidłowy przepływ informacji i pośredniczenie między przełożonym a pracownikami oraz osobami spoza firmy[1].

Obowiązki sekretariatu

Sekretariat to jedna z wizytówek firmy. Często pierwszym kontaktem interesanta z firmą jest telefon właśnie do tego miejsca. Oprócz udzielania informacji telefonicznych, pracownicy sekretariatu pełnią również szereg innych istotnych funkcji. Choć nie każdy sekretariat pełni te same obowiązki, to istnieje grupa zadań, które realizowane są we wszystkich miejscach tego typu. Należą do nich:

  • dbanie o prawidłowy przepływ Dokumentów oraz informacji,
  • przyjmowanie interesantów/ klientów,
  • odbieranie telefonów (również łączenie rozmów telefonicznych),
  • obsługa urządzeń biurowych,
  • prowadzenie kalendarza,
  • planowanie oraz organizowanie wydarzeń, spotkań i podróży,
  • opieka nad korespondencją (wewnętrzną i zewnętrzną),
  • współpraca z innymi działami firmy[2].


Ważnym aspektem pracy sekretariatu jest również opieka nad informacją. Pracownik sekretariatu operuje niekiedy istotnymi danymi, które nie powinny wydostać się poza organizację, a często przekazywane są osobom postronnym drogą telefoniczną. Za przykład mogą posłużyć, dzwoniący do sekretariatu, headhunterzy poszukujący informacji o pracownikach firmy[3].

Zobacz też

Bibliografia

ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.