Rekrutacja ang. recruitment

Rekrutacja - proces wybierania wykwalifikowanych osób do pracy. Na poziomie strategicznym może pociągać za sobą rozwój marki pracodawcy. Rekrutacja to cały proces lub pierwszy etap procesu, zatrudnienia pracowników.

Spis treści

Definicja szczegółowa



Rekrutacja może być pierwszym etapem zatrudnienia pracownika lub całością procesu pozyskiwania nowych pracowników w firmie. Jej celem jest znalezienie wystarczającej liczby kandydatów, spośród których można będzie dokonać selekcji. Punktem wyjścia do rekrutacji jest analiza potrzeb i braków kadrowych w organizacji. Braki te mogą dotyczyć ilości pracowników lub kwalifikacji. W drugim przypadku można rozważyć szkolenia i przesunięcia, czyli przeprowadzenie rekrutacji wewnętrznej zamiast rekrutacji zewnętrznej, koncentrującej się na pozyskaniu zupełnie nowego kapitału ludzkiego. Dalszymi etapami jest podpisanie umowy o pracę (lub innej) oraz adaptacja pracowników.

Proces ten może mieć charakter szeroki lub wąski. W przypadku rekrutacji szerokiej oferty są kierowane poprzez wysokonakładowe gazety, internet i inne środki przekazu docierające do dużej grupy potencjalnych pracowników. W przypadku wąskiej rekrutacji stosowane są metody dotarcia do określonej grupy osób. Koszt dotarcia do wybranych osób jest zwykle większy, niż proces szerokiej rekrutacji.

W zależności od wielkości i kultury pracy danego przedsiębiorstwa, rekrutację mogą prowadzić w firmie sami menedżerowie, specjaliści ds. human resources lub/i specjaliści ds. rekrutacji. Oczywiście proces rekrutacji nie musi być przeprowadzony przez dział kadr i HR danego przedsiębiorstwa. Proces ten może być bowiem zlecony firmom rekrutacyjnym, świadczącym usług w zakresie doboru pracowników (agencje pośrednictwa pracy, rekrutacyjne, doradztwa personalnego, headhunterzy).

Etapy rekrutacji

Analiza stanowiska



Punktem wyjścia do działań rekrutacyjnych jest przeprowadzenie analizy pracy, a w niektórych przypadkach dokonanie analizy, która ma na celu udokumentowanie rzeczywistych lub zamierzanych wymagań dotyczących danego stanowiska w przedsiębiorstwie. Najbardziej istotne informacje są następnie selekcjonowane, aby stworzyć z nich opis stanowiska i związanych z nim obowiązków i wymagań. Często firmy korzystające z usług firm rekrutacyjnych posiadają już tego typu opisy stanowisk pracy. Przeważnie w formie zarchiwizowanej dokumentacji wykonanych zadań. Gdy dokumenty zostaną opracowane muszą zostać poddane jeszcze jednemu przeglądowi i ewentualnie zaktualizowane w celu odzwierciedlenia aktualnych wymagań firmy. Ostatnim etapem jest przygotowanie wymagań odnośnie profilu osobowego kandydata.

Wybór metod rekrutacyjnych



Podstawą dalszych działań w procesie rekrutacji jest wybranie przez firmę metody rekrutacji, co jest elementem strategicznym działań sourcingowych. W przypadku rekrutacji, przedsiębiorstwo może wybrać jedną lub kilka metod wzbudzenia zainteresowania kandydatów danym stanowiskiem. W tej części rekrutacji firma może bowiem skorzystać zarówno z wewnętrznych, jak i zewnętrznych form przekazu z wykorzystaniem odpowiednich mediów takich jak: prasa codzienna, prasa branżowa, prasa specjalistyczna, internet, ogłoszenie w miejscu pracy, social media.

Przedsiębiorstwo i ewentualny pracodawca może także skorzystać ze specjalistycznych firm konsultingowych z dziedziny rekrutacji, aby znaleźć sposób na pozyskanie potencjalnych kandydatów z grupy ludzi, którzy mają już pracę i nie szukają aktywnie nowej. Firma taka może przeprowadzić wstępny research wśród grupy tzw. pasywnych kandydatów, aby uzyskane informacje przekazać firmie, która może te dane wykorzystać, by następnie skontaktować się bezpośrednio z interesującymi ich kandydatami.

Screening



Zgodność profilu kandydata z wymaganiami firmy oceniania jest zazwyczaj na podstawie pewnych konkretnych umiejętności, wiedzy, zdolności, kwalifikacji, doświadczenia zawodowego oraz wykształcenia. Ocenę taką można przeprowadzić dzięki screeningowi nadesłanych przez kandydatów aplikacji (np. CV) lub sprawozdań z wywiadów np. telefonicznych. Proces ten polega na stosunkowo szybkim przejrzeniu nadesłanych aplikacji celem znalezienia słów kluczowych, opisanych kwalifikacji czy doświadczeń zawodowych. Odbywa się on w kilku etapach:
  • wyszukanie słów kluczowych - pierwszy etap służy zmniejszaniu listy potencjalnych kandydatów krótkiej listy aplikacji, które mogą być poddane gruntownej analizie. Na podstawie opisu stanowiska rekruter tworzy bazę 5 słów kluczowych, które powinny się znaleźć w CV.
  • ocena przydatności - etap ten uwzględnia analizę wykształcenia, doświadczenia zawodowego kandydata, oczekiwania finansowe czy porównanie poprzednich stanowisk kandydata ze stanowiskiem na które ten aplikował.
  • badanie jakościowe - aplikacje na tym etapie pochodzą od kandydatów spełniających wszystkie wymagania formalne. Pracodawca chcąc jednak mieć wybranych tylko najlepszych kandydatów może odrzucić te aplikacje, które zawierają tzw. czerwone flagi. Oznacza to, że rekruter może odrzucić aplikacje w których pojawiają się pewne drugorzędne wady i braki pracownicze np. luki w zatrudnieniu, długi okres bezrobocia, liczne przeprowadzki, brak informacji o uzyskanych dyplomach ukończenia szkół.


Bardziej szczegółowe procesy screeningowe uwzględniają także testy weryfikujące profil psychologiczny czy zdolności matematyczno-analityczne albo czytania ze zrozumieniem danego kandydata. Wiele firm korzysta także coraz częściej z multimedialnych form weryfikacji przydatności kandydatów.

W uzupełnieniu do powyższych kryteriów oceny wyboru, pracodawcy mogą uznać wartość kandydatów także na podstawie tzw. "umiejętności miękkich" czyli takich jak np. zdolności interpersonalne, umiejętność kierowania zespołem czy zdolność do wzmocnienia marki firmy poprzez swoje zachowanie z klientami firmy. Wiele międzynarodowych organizacji kładzie także nacisk na pozyskanie kandydatów, którzy pasują do panującej w firmie kultury pracy.

Selekcja



! Osobny artykuł: Selekcja.

Podstawowym narzędziem dalszych poszukiwań pracownika są wywiady panelowe oraz rozmowy kwalifikacyjne. Jest kilka sposobów ich przeprowadzenia: w oparciu o CV, epizody z życia kandydata, pytania sytuacyjne (pytania podczas takiej rozmowy dotyczą sytuacji hipotetycznych i tego jakie byłoby zachowanie kandydata w sytuacjach problemowych), pytania specjalistyczne z zakresu wiedzy kandydata czy w oparciu o tzw. stres interview.

Wprowadzenie na stanowisko



! Osobny artykuł: Wprowadzenie na stanowisko.

Po wybraniu danego kandydata na stanowisko firma może rozpocząć negocjacje z nowym pracownikiem dotyczące warunków zawarcia stosunku o pracę: jego formy, wynagrodzenia i innych świadczeń. Następnie zatrudniona jednostka przechodzi okres próbny, w języku angielskim określany terminem onboarding. Proces ten pomaga nowym pracowników stać się produktywnymi członkami przedsiębiorstwa. Dobrze zaplanowane wprowadzenie pomaga im szybko i w pełni funkcjonować w nowej firmie i środowisku. Proces taki może trwać od tygodnia do nawet 6 miesięcy.

Metody i strategie



Istnieją różne metody procesu rekrutacji. Większość organizacji i przedsiębiorstw wykorzystuje zatem kombinację dwóch lub więcej z nich w ramach przeprowadzania procesu rekrutacji, co może być oczywiście stałym elementem firmowej strategii rekrutacyjnej. Obecnie wymienia się pięć podstawowych strategii:

  • rekrutację wewnętrzną z wykorzystaniem własnych struktur human resources;
  • zlecanie rekrutacji zewnętrznej firmie z branży HR świadczącej usługi rekrutacyjne lub wykorzystanie niepublicznej agencji zatrudnienia;
  • headhunting lub Executive search czyli proces pozyskiwania daleko wyspecjalizowanych pracowników wyższego szczebla;
  • rekrutację internetową m.in. poprzez portale społecznościowe.

Rekrutacja wewnętrzna



ang. In-house recruitment

Metoda stosowana jest obecnie przez wielu pracodawców. Część przedsiębiorstw podczas przeprowadzania rekrutacji korzysta z własnych działów human resources, gdzie odpowiedzialni za proces kierownicy i personel ds. rekrutacji mają za zadanie uporać się z postawionymi przed nimi zadaniami. Podstawowymi zadaniami przed jakimi stoi kadra rekrutacyjna są z kolei m.in. przeglądanie CV i listów motywacyjnych, wywiady z kandydatami, przeprowadzanie testów psychologicznych i kwalifikacyjnych, czuwanie nad administracyjną stroną procesu, wprowadzenie nowych pracowników w ich obowiązki czy prowadzenie rozmów pożegnalnych z byłymi pracownikami.

Zadania te mogą być realizowane przez stałego pracownika działu HR lub przez osobę specjalnie zatrudnioną do realizacji tych zadań. Osoby będące na stanowisku rekrutacyjnym mogą być wyspecjalizowani w konkretnej dziedzinie związanej z procesem rekrutacji lub zajmować się realizacją wszystkich, wymienionych powyżej, zadań. Wewnętrzni rekruterzy, współpracując często z agencjami zewnętrznymi, koncentrują się także na zareklamowaniu nieobsadzonego stanowiska m.in. na własnych stronach internetowych, koordynują wewnętrzne systemy skierowań pracowniczych albo przeprowadzają rekrutacje dla absolwentów uczelni wyższych.

Niektóre małe (np. nieposiadające własnych struktur HR) i duże przedsiębiorstwa decydują się także na przekazanie części własnych zasobów i procedur rekrutacyjnych firmom zewnętrznym w ramach strategii outsourcingu rekrutacyjnego. Pracodawcy coraz częściej jednak próbują też zachęcać własnych pracowników, by ci w ramach przedsiębiorstwa i jego sieci kontaktów wyszukiwali potencjalnych nowych pracowników i ich rekomendowali swoim przełożonym.

Jest to tzw. system skierowań pracowniczych. W jego ramach korzyści czerpią wszystkie strony, bowiem poza potencjalnym kandydatem i pracodawcą, korzystającym z własnych sprawdzonych zasobów, także zatrudniony w firmie pracownik czerpie zyski. Ten bowiem, któremu uda się znaleźć dobrego kandydata, otrzymuje odpowiednia premię do swojego wynagrodzenia - uzależnioną od stanowiska na jakie poszukiwany jest pracownik (im wyższe stanowisko, tym wyższa premia).

Rekrutacja zewnętrzna



Strategia ta opiera się na wykorzystaniu zasobów zewnętrznych do celów rekrutacyjnych. Jedną z metod jest proces outsourcingu rekrutacyjnego, w ramach którego przedsiębiorstwo podpisuje kontrakt z firmą rekrutacyjną na przeprowadzenie jednorazowej rekrutacji lub, jako stały partner biznesowy, prowadzenie całościowej polityki kadrowo-rekrutacyjnej przedsiębiorstwa.

Metoda zwana w skrócie RPO (od ang. Recruitment process outsourcing) jest jednym z elementów szeroko rozumianej strategii przedsiębiorstwa w obszarze tzw. sourcingu, czyli strategii definiujących, w jaki sposób i przez kogo obsługiwane będą poszczególne procesy biznesowe, bądź obszary funkcjonalne firmy. RPO jako część składowa outsourcingu biznesowego (BPO od ang. Business process outsourcing) zajmującego się pozyskiwaniem zewnętrznych dostawców usług wspierających procesy biznesowe firmy, ma za zadanie wyszukanie takiego usługodawcy, który podejmie się przeprowadzenia procesu rekrutacji od etapu analitycznego m.in. tworzenia profilu stanowiska aż do momentu zatrudnienia pracownika i wdrożenia go w nowe obowiązki. Firma podejmująca się rekrutacji w ramach outsourcingu może oczywiście współpracować ze zleceniodawcą dłużej, niż przez czas trwania jednej rekrutacji. Zaletą korzystania ze strategii RPO jest fakt, iż przedsiębiorstwo ma przez cały czas wpływ na przebieg rekrutacji, zarówno na poziomie administracyjno-organizacyjnym, jak i decyzyjnym.

Obecnie pracodawca ma także możliwość korzystania z publicznych lub niepublicznych agencji zatrudnienia. Organizacje te mają stosunkowo długą historię, gdyż wiele tego typu agencji powstawało na przestrzeni lat w celu zmniejszenia bezrobocia lub złagodzenia skutków ekonomicznych kryzysów. Dobrym przykładem może być program aktywizacji zawodowej w ramach amerykańskiego New Deal z lat 1933-1939. Agencje w odróżnieniu od firm świadczących usługi rekrutacyjne w ramach outsourcingu, swoje usługi oferują obu podmiotom rynku pracy: pracodawcom i pracownikom.

Publiczne agencje działają z ramienia państwa, często jako część programu walki z bezrobociem, i ich celem jest głównie aktywizacja zawodowa bezrobotnych obywateli. Prywatne agencje oferują z kolei swoje usługi odpłatnie obu stronom a ich działalność ma charakter komercyjny. Bezrobotnym pomagają w określeniu profilu zawodowego i przede wszystkim w znalezieniu stałej lub tymczasowej pracy zarobkowej. W tym wypadku agencje mogą pobierać opłatę, lub nie.

Dla tego typu agencji ważnym i najbardziej dochodowym klientem są bowiem przedsiębiorstwa. Branża rekrutacyjna rozwija się głównie dzięki kontraktom na pozyskiwanie kandydatów. Rożne firmy stawiają sobie różne cele i przyjmują odmienne metody działań. Polityka agencji wpływa także na formę rozliczenia między klientem, a firmą rekrutacyjną. Z tego względu wyróżniamy:

  • rekrutację typu "contingency" albo "success fee" - opłata dla agencji tylko w przypadku sukcesu. Zazwyczaj agencja otrzymuje wynagrodzenie po upływie określonego w umowie czasu w jakim pracownik pozostaje zatrudniony w firmie
  • rekrutację typu "retained" - opłata (częściowa) niezależnie od wyniku rekrutacji. Typ ten mobilizuje jednakże firmy do intensywnych poszukiwań, gdyż od nich uzależnione jest zadowolenie klienta i prowizja od zatrudnionych pracowników


Rynek agencji zatrudnienia i biur pośrednictwa pracy cechuje wysoka konkurencyjność. Dlatego agencje szukają sposobów na wyróżnienie się i podniesienie swojej wartość poprzez skupienie się na jakiejś dziedzinie związanej z rynkiem pracy. Większość agencji oferuje szeroki zakres usług rekrutacyjnych, jednakże wyróżnić można także agencje specjalistyczne, które wyszukują dla firm-klientów pracowników ze specjalistycznych dziedzin.[1] Firmy te koncentrując się na jednej konkretnej branży np. IT, stale podnoszą kwalifikacje swoich pracowników, którzy posiadają wiedzę nie tylko z zakresu procedur rekrutacyjnych, ale potrafią na podstawie różnych przesłanek określić pewne tendencje panujące na danym rynku pracy.

Head Hunting



! Osobny artykuł: Executive search.

Head Hunting czyli inaczej direct search to jedna z metod rekrutacji, pozwalająca pozyskać wartościowych pracowników bezpośrednio z rynku pracy. Ten typ rekrutacji związany jest też z procesami tzw.Executive search. Łowca głów to z kolei określenie, które na dobre zagościło w słowniku branży rekrutacyjnej. Firmy doradztwa personalnego oraz agencje rekrutacyjne coraz częściej bowiem oferują swoim klientom poszukiwanie pracownika na zasadzie head huntingu, czyli dotarciu bezpośrednio do kandydata i przedstawieniu mu propozycji pracodawcy zlecającego konkretne poszukiwania. Warto zaznaczyć, że tego typu forma rekrutacji dotyczy wysoko wykwalifikowanych kandydatów o unikalnych umiejętnościach.

Rekrutacje internetowe



Wykorzystywanie serwisów rekrutacji internetowej to stosunkowo młoda metoda pozyskiwania pracowników, jak i szukania zatrudnienia. Mimo szybkiego rozwoju metoda ta bywa głównie stosowana jako jeden z elementów rekrutacji zewnętrznej i wewnętrznej. Najbardziej klasyczną jej formą są portale rekrutacyjne, działające na dwóch płaszczyznach: ogłoszenia o pracy i baza aplikacji (np. CV). Umożliwiają one z jednej strony firmom umieszczanie postów informujących o wakacie w przedsiębiorstwie, a z drugiej strony dają aplikantom możliwość wgrania swoich CV, by to mogło być następnie uwzględnione w konkretnych rekrutacjach.

Sama branża zaczęła się rozwijać od lat lat 90. i obecnie najważniejsi przedstawiciele tego sektora oferują profesjonalne oprogramowania e-rekrutacyjne i usługi dla organizacji o różnej wielkości i w wielu sektorach przemysłu. Takie oprogramowanie oferowane przez firmy specjalizujące się w rekrutacjach on-line pomaga w przyciąganiu, testowaniu, rekrutowaniu, zatrudnianiu dobrych pracowników przy jednoczesnym ograniczeniu procedur administracyjnych. Metody internetowe mogą być bardzo pomocne w procesie poszukiwania pracowników, którzy bardzo aktywnie poszukują pracy m.in. przez wysyłanie swoich CV za pośrednictwem internetu.

W przypadku internetowej rekrutacji warto zwrócić uwagę jeszcze na zjawisko tzw. social recruitingu. Jest to stosunkowo nowe zjawisko, które plasuje się między czynnościami z zakresu rekrutacji i działalności social media. Najogólniej jest to proces pozyskiwania lub rekrutacji kandydatów przez pracodawców i pośredników pracy poprzez wykorzystanie platform społecznych jako promocyjnych i reklamowych kanałów. Obecnie najbardziej wykorzystywanymi portalami społecznościowymi w celach rekrutacyjnych są: LinkedIn, Facebook, Twitter czy Google+.

Koszty



Analizując rekrutację jako cały proces zatrudnienia, a nie tylko jego pierwszy krok, można zwrócić uwagę na koszty związane z wieloma czynnikami i etapami owej rekrutacji:

  • Koszt przygotowania i zamieszczenia ogłoszenia - zależy on od rodzaju stanowiska, które oferuje firma oraz od tego, do kogo kierujemy daną ofertę. Do tych kosztów możemy także zaliczyć wydatki związane z zamieszczeniem ogłoszenia w prasie, radiu, telewizji czy w internecie oraz prowizję, którą firma zapłaci agencji doradztwa personalnego jeżeli skorzysta z jej usług.
  • Koszty szkolenia - obejmują one koszty materiałów szkoleniowych, koszty szkolenia w ramach danego programu oraz szkolenie nowego bądź dotychczasowego pracownika w miejscu pracy przez pracowników z doświadczeniem.
  • Koszty przeprowadzenia badań testowych przez pracowników - obejmują zakup materiałów potrzebnych do przeprowadzenia danego testu oraz wydatki związane z opłaceniem specjalistów dokonujących analizy wyników, jeżeli sami pracownicy nie posiadają takich uprawnień.
  • Koszty związane z czynnościami administracyjnymi poprzedzającymi zatrudnienie pracowników – obejmują m.in. przyjmowanie podań, przeglądanie dokumentacji kandydatów oraz sprawdzanie referencji poprzez np. wywiad środowiskowy.
  • Koszty związane z przygotowaniem do pracy pracownika o niższym poziomie sprawności zawodowej – wynikają one z tego, że nowo zatrudnieni dopiero integrują się z załogą i firmą co może owocować m.in. nieznajomością zasad i zwyczajów panujących w danej firmie.
Aby zminimalizować koszty rekrutacji pracodawca musi przede wszystkim skutecznie planować proces poszukiwania odpowiednich pracowników na dane stanowisko. Pomoże to mu uniknąć niepotrzebnych wydatków oraz zagwarantuje, że nowo przyjęty kandydat będzie posiadał wymagane przez przedsiębiorstw kwalifikacje i że będzie dawał z siebie wszystko w procesie pracy.

Zobacz też



Bibliografia

ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.