Regulamin pracy ang. employee handbook

Regulamin pracy – akt normatywny ustalający wewnętrzny porządek i organizację w zakładzie pracy. Określa prawa i obowiązki zarówno pracownika jak i pracodawcy związane z procesem pracy. Czasami znany również jako podręcznik lub przewodnik pracownika. Zazwyczaj regulamin zawiera także informacje na temat zasad współpracy oraz obowiązujących w firmie procedur.

Spis treści

Informacje ogólne



Regulamin pracy jest jednym z najpowszechniejszych sposobów przekazania informacji o organizacji pracy oraz gromadzi informacje, które wszyscy pracownicy muszą wiedzieć, jak np. plany urlopowe, zasady i procedury obowiązujące w firmie, system wynagrodzeń. Może również służyć jako użyteczne źródło informacji dla nowych pracowników w ramach procesu adaptacyjnego. Napisany regulamin daje jasne porady dla pracowników i współtworzy kulturę organizacji, w której problemy są rozpatrywane rzetelnie i konsekwentnie.

Regulując prawa i obowiązki regulamin pracy jest także źródłem prawa pracy o charakterze normatywnym, który obowiązuje u danego pracodawcy. Regulamin pracy, w myśl Kodeksu pracy, w swojej treści nie może jednak zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy czy innych ustaw i aktów wykonawczych. Nie oznacza to jednak że postanowienia regulaminu pracy muszą być bardziej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy czy innych ustaw i aktów wykonawczych.

Celem regulaminu pracy nie jest wprowadzanie nowych czy tez nieprzewidzianych przepisami Kodeksu pracy praw i obowiązków pracodawcy i pracownika. Głównym celem regulaminu pracy jest szczegółowe sprecyzowanie praw i obowiązków pracodawcy i pracownika zgodnie z potrzebami danego zakładu pracy, dopasowując treść postanowień do charakteru prowadzonej działalności, do sposobu prowadzenia działalności charakterystycznych dla danego pracodawcy i rodzaju działalności.

Regulamin pracy powinien być wydany u tych pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej dwudziestu pracowników, a sprawy należące do przedmiotu regulaminu nie zostały uregulowane w układzie zbiorowym w wystarczający sposób. Ustawodawca, nie określił rodzaju działalności prowadzonej przez pracodawcę, ani podstawy nawiązania stosunku pracy, jak również rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika. Ustawodawca nie wprowadził również informacji czy chodzi o stałe czy o zwykłe zatrudnianie co najmniej dwudziestu pracowników. Można zatem wywnioskować, iż w każdym przypadku kiedy pracodawca zatrudni dwudziestego pracownika, obowiązany jest wydać regulamin pracy.

Podstawy prawne



Regulamin pracy jest jednym ze specyficznych źródeł prawa pracy. Z tytułu spełnienia zasad przewidzianych w art. 9 par. 1 Kodeksu pracy należy do przepisów prawa pracy, chociaż tylko część jego postanowień, tworzących nowe, swoiste reguły postępowania posiada charakter normatywny. Pozostałe postanowienia, jedynie przybliżające pracownikom rozwiązania aktów ustawowych, mają charakter informacyjny (art. 104 par. 2 k.p.)

Regulamin pracy jest aktem wewnątrzzakładowym. Zazwyczaj wprowadza go każdy pracodawca zatrudniający minimum 20 pracowników. O roli regulaminu pracy decyduje zazwyczaj praktyka. U wielu pracodawców nie działają związki zawodowe, co wyklucza zawieranie układów. Również znacznie większa łatwość dokonywania zmian w regulaminie przemawia za większą jego objętością. Zmiana regulaminu automatycznie modyfikuje warunki pracy, z wyjątkiem tych, które zostały zamieszczone w umowie o pracę. Ustalenie przez pracodawcę nowego rozkładu czasu pracy nie wymaga dokonywania wypowiedzenia warunków pracy.

W odniesieniu do wielu zagadnień można się zgodzić, iż jest to sfera uprawnień kierowniczych pracodawcy, jednak niektóre zmiany regulaminu wpływają bardzo istotnie na sytuację pracownika, na przykład wprowadzenie systemu wielozmianowego zamiast jednozmianowego, że powinny być realizowane w drodze wypowiedzenia zmieniającego.Według jednego z poglądów, konieczność stosowania tego wypowiedzenia nie dotyczy zmiany w zakresie regulaminu pracy w sensie ścisłym, natomiast występuje w sytuacji, gdy przedmiotem jego ustaleń są sprawy wykraczające poza treść art. 104 k. p., ujęte w sposób korzystniejszy dla pracowników od przepisów prawa pracy.

Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Zgodnie z normą z art. 104 par. 1 k. p., w tych ramach regulamin powinien w szczególności zawierać informacje o:
  • organizacji pracy, warunkach przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu;
  • wyposażeniu pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
  • systemach i rozkładach czasu pracy;
  • pracy w porze nocnej;
  • terminie, miejscu i czasie wypłaty wynagrodzenia;
  • pracach wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
  • rodzaju prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
  • obowiązkach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
  • przyjętych u danego pracodawcy sposobach potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwienia nieobecności w pracy.


W myśl normy z par. 2, regulamin powinien zawierać informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników. Skoro jest to informacja, niedopuszczalne jest tworzenie własnych katalogów sankcji czy procedur stanowiących dodatkową dolegliwość dla pracownika. Stosowanie innych kar niż przewidziane prawem jest, co warto zaznaczyć, wykroczeniem wg. art. 281 pkt 5 k. p. Informacje o karach nie są oczywiście jedynymi o takim charakterze, gdyż także część reguł wskazanych w par. 1, m.in. wykazy prac wzbronionych, usprawiedliwianie nieobecności, powtarza normy aktów ustawowych.

W świetle prawa zadaniem regulaminu jest uwzględnienie całej specyfiki danego zakładu. Uznaje się na ogół, że katalog ten wyznacza minimum treści regulaminu z zastrzeżeniem, iż należy z niego wyłączyć problemy nie występujące u danego pracodawcy. Bez tych postanowień , często takich suchych, technicznych, niemożliwe byłoby sprawne funkcjonowanie zakładu oraz ustalanie wielu uprawnień pracowniczych - na przykład niemożność obliczenia dodatku za pracę w nocy bez oznaczenia pory nocnej. Podkreśla się powszechnie, iż regulamin nie może wprowadzać nowych obowiązków, a jedynie je konkretyzować. Czasami może powstawać wątpliwość, na ile oryginalnie sformułowany zakaz czy nakaz mieści się w tych ramach, na przykład zakaz molestowania seksualnego jako uszczegółowienie obowiązku przestrzegania zasad współżycia społecznego. Kryterium rozstrzygającym powinna być ocena, czy takie postanowienie nie pogarsza sytuacji pracownika określonej przepisami ustawowymi.

Kodeks pracy przewiduje dwie procedury wprowadzenia regulaminu wg. art. 104. Jeżeli u pracodawcy działa organizacja związkowa, zakładowa czy międzyzakładowa, regulamin jest ustalany w uzgodnieniu ze związkiem. Przepisy wskazują jednakże dwa przypadki odstąpienia od tego wymogu:
  • przekroczenie wspólnie ustalonego terminu dla dokonania uzgodnień (par. 2);
  • nie przedstawienie terminu przez związki, gdy działa więcej niż jeden, w terminie 30 dni uzgodnionego stanowiska (art. 30 ust. 4 i 5 ustawy związkowej).


Druga procedura, czyli samodzielne ustalenie regulaminu przez pracodawcę, dotyczy w oczywisty sposób tej sytuacji, gdy w zakładzie nie działa organizacja związkowa (par. 2), a ponadto wynika z dwóch przedstawionych wyżej przypadków uchylenia wymogu uzgodnienia. Niezależnie od trybu dokonywania ustaleń, regulamin jest zawsze aktem jednostronnym. Ustalenie regulaminu nie jest jednak jednoznaczne z jego wejściem w życie (art. 104 par. 1 k.p.). Konieczne jest podanie jego tekstu do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, na przykład wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub za pośrednictwem intranetu. Dopiero po upływie dwóch tygodni staje się on źródłem prawa. Należy uznać, iż termin ten nie podlega skróceniu ani przedłużeniu. Dokonywanie zmian w regulaminie wymaga zachowania procedury niezbędnej do jego ustalenia (co było wzmiankowane powyżej). Ustawodawca nie unormował kwestii rozwiązania regulaminu, stąd przyjmuje się, iż obowiązuje on przez czas nieokreślony, do chwili zastąpienia go kolejnym regulaminem.

Art. 104 par. 2 k.p. zobowiązuje pracodawcę do zapoznania pracownika z treścią regulaminu przed rozpoczęciem przez niego pracy. Stanowi to potwierdzenie roli regulaminu, a z drugiej strony stanowi podstawę do egzekwowania jego przestrzegania. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią regulaminu jest przechowywane w jego aktach osobowych. W świetle wcześniejszych uwag o możliwości wyłączenia przez układ zbiorowy pracy wprowadzenia regulaminu bądź częściowo przejęcia jego roli, można by postulować w takiej sytuacji potrzebę odniesienia obowiązku zapoznania pracownika do tej części układu. Ustawodawca dostrzega znaczenie regulaminu w praktyce, stąd poszerzeniu kręgu pracodawców, którzy nie wprowadzają u siebie tego aktu, towarzyszy nałożenie na nich obowiązku informowania pracowników o sprawach organizacyjnych.

Zawartość



Mimo różnic między firmami i specyfikacją biznesową, a także normami prawnymi obowiązującymi w rożnych państwach, co ma wpływ na kształt regulaminu, pewne elementy są stałe bez względu na wspomniane czynniki. Każdy regulamin powinien zawierać:
  • oświadczenie wstępne - może ono krótko opisać historię firmy, przyczyny jej sukcesu i to jak pracownik może przyczynić się do przyszłych sukcesów. Może ono również przedstawiać misję firmy lub strategię organizacji;
  • określenie charakteru pracy - informacje o pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy oraz korzyści z każdej klasyfikacji. Ponadto, fragment ten definiuje też procedury kontroli czasu. Może również zawierać informacje na temat codziennych przerw;
  • informacje odnośnie wynagrodzenia i innych korzyści pracownika - zwykle nowi pracownicy otrzymują pewne korzyści dodatkowe nagrody (np. urlop dodatkowy lub premie, podwyżka płac) po przepracowaniu dla firmy pewnego okres czasu. Są one wyrażone w tym dziale. Szczegółowo warunki wynagradzania określają regulaminy wynagradzania;
  • oczekiwania dotyczące kultury i dyscypliny pracy - sekcja te obejmuje zasady postępowania w takich dziedzinach, jak molestowanie seksualne, nadużywanie alkoholu i narkotyków oraz frekwencja w pracy. Ponadto definiuje warunki zwolnienia. Obszar ten może również zawierać informacje na temat procedur składania skarg na przełożonych i współpracowników oraz przekazywania informacji związanych z pracą do organów nadzoru i kadry kierowniczej;
  • zasady oceniania wydajności pracowników;
  • zasady awansu lub degradacji;
  • zasady korzystania z narzędzi pracy - sekcja ta opisuje zasady korzystania przez pracowników z internetu, telefonów, narzędzi firmowych czy pojazdów służbowych;
  • zasady BHP - w wielu regulaminach w tej sekcji mogą być także opisane procedury postępowania w razie wypadków w miejscu pracy;
  • zasady wypowiedzenia stosunku pracy przez pracownika;
  • klauzula tajności - wymóg, aby pracownicy zachowywali w tajemnicy pewne poufne informacje biznesowe firmy. Obszar ten zwykle zawiera informacje, które nie mogą być przez pracowników przetwarzane i rozpowszechniane.


Nowi pracownicy są zazwyczaj zobowiązani do podpisania formularzu potwierdzającego przeczytanie i zrozumienie regulaminu oraz zaakceptowanie jego warunków. Niezastosowanie się do tego w odpowiednim czasie może skutkować rozwiązaniem stosunku pracy.

Znaczenie dla organizacji



Obowiązek tworzenia regulaminu pracy jest często traktowany jako formalność czy wręcz uciążliwość przez wielu pracodawców i menedżerów. Pracodawca musi jednak mieć świadomość, że większość pracowników nie sięgnie do lektury kodeksu pracy, zaś regulamin pracy otrzyma do zapoznania się i do potwierdzenia tego faktu. Regulamin jest zatem tym dokumentem, który jasno i klarownie przedstawi obopólne zobowiązania. Pracodawca, uwzględniając specyfikę zakładu pracy, może określić i opisać te obowiązki pracownika, które mają szczególne znaczenie za względu na potrzeby firmy i charakter pracy zatrudnionego. W świetle samego prawa o charakterze zatrudnienia oprócz kodeksu pracy i postanowień umowy o pracę decyduje także tzw. zwyczaj zakładowy, który swe odbicie ma właśnie w regulaminie pracy. Co może zamieścić w regulaminie pracodawca, aby pilnować swoich interesów?

Pracodawca może w regulaminie pracy zamieścić konkretne zobowiązania pracowników. Może to być np. obowiązek uzyskania zgody określonej osoby na opuszczenie stanowiska pracy. Naruszenie tej zasady skutkować może zastosowaniem kar porządkowych, a w skrajnych przypadkach mogłoby być uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

W regulaminie można także zapisać obowiązek przestrzegania zakazu konkurencji, dotyczący wszystkich pracowników, a nie wyłącznie tych, z którymi zawarto stosowne umowy o zakazie konkurencji. Lojalność względem pracodawcy wymaga od pracownika nie tylko zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, ale także powstrzymania się od wykorzystania takich informacji we własnym interesie w sposób, który mógłby narazić pracodawcę na szkodę. W regulaminie można także zaznaczyć konieczność uzyskiwania akceptacji pracodawcy na udzielenie wywiadu dotyczącego zakładu pracy przedstawicielom prasy, radia czy telewizji.

Kolejny zapis, korzystny dla pracodawcy, może dotyczyć bezwzględnego zachowania trzeźwości na terenie zakładu pracy, zarówno w czasie godzin pracy, jak i po ich zakończeniu. Można zakazać przebywania na terenie zakładu pracy po spożyciu alkoholu lub innych środków odurzających niezależnie od tego, czy pracownik jest na urlopie, poza godzinami pracy lub z innych powodów nie wykonuje obowiązków zawodowych. Pracownikom może być też zakazane wykonywanie, bez zgody pracodawcy, pracy prywatnej przy wykorzystaniu firmowych narzędzi lub urządzeń.

Zobacz też

Bibliografia

ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.