Recepcjonistka Przekierowano ze strony: Receptionist ang. receptionist

Recepcjonistka – pracownik pełniący w firmie rolę wsparcia administracyjnego / Biurowego. Praca ta zwykle wykonywana jest w poczekalni np. holu czy recepcji firmy bądź organizacji. Tytuł recepcjonistki jest przypisany osobie, która została zatrudniona specjalnie do tego, aby przyjmować i witać gości, pacjentów lub klientów oraz odbierać telefony.

Spis treści

Zadania recepcjonistki

Obowiązki służbowe recepcjonistki mogą obejmować:

  • odpowiadanie na pytania gości, dotyczące firmy, jej produktów lub usług, które świadczy,
  • kierowanie gości w odpowiednie miejsca w budynku firmy,
  • sortowanie i rozdawanie poczty,
  • odbieranie telefonów na kilku liniach,
  • przekierowywanie telefonów do odpowiednich osób,
  • ustalanie spotkań,
  • wypełnianie Dokumentacji,
  • wprowadzanie danych.


W obowiązkach recepcjonistki znajduje się również wykonywanie wielu innych zadań biurowych, takich jak faksowanie, czy wysyłanie e-maili. Niekiedy zajmują się one również księgowością lub realizacją zadań kasjerskich. Wybrane biura, oczekują od recepcjonistek, aby serwowały gościom kawę i herbatę oraz utrzymywały w czystości hol wejściowy.

Recepcjonistka może również przejąć pewne kontrolne funkcje związane z ochroną biura, np. weryfikowanie identyfikatorów pracowników, wydawanie przepustek odwiedzającym bądź obserwowanie i raportowanie nietypowych lub podejrzanych osób i działań. W mniejszych firmach, recepcjonistka pełni również rolę kierownika biura, który zarządza wieloma operacjami firmy na średnim szczeblu.

Cechy osobowości

Recepcjonistka jest często pierwszą osobą, z którą mamy kontakt po wejściu do firmy lub organizacji. W związku z tym większość pracodawców oczekuje, aby recepcjonistki zatrudnione w ich placówkach wykazywały spokojną, uprzejmą i profesjonalną postawę w każdej sytuacji, niezależnie do tego jak zachowa się gość. Cechy osobowości, którymi powinna wyróżniać się osoba zatrudniona na tym stanowisku to m.in. lojalność, dojrzałość, poszanowanie poufności i dyskrecji, pozytywne nastawienie oraz niezawodność. Jako, że w swojej codziennej pracy spotykają się one z mnóstwem ludzi o różnych osobowościach, recepcjonistki powinny być również odporne na Stres oraz prezentować zadbany wygląd. Dużym atutem osoby na tym stanowisku jest umiejętność szybkiego i sprawnego wykonywania kilku zadań jednocześnie.

Rozwój zawodowy

W zależności od branży, Stanowisko recepcjonistki możne być postrzegane jako niskie rangą, bez perspektyw rozwoju bądź służalcze. Można je również uznać za atrakcyjne i dające możliwości zawiązywania nieformalnych kontaktów z ludźmi, którzy potencjalnie mogą pomóc w osiągnięciu lepszego stanowiska w określonej dziedzinie. Niektórzy korzystają z tego typu pracy jako sposobu zapoznania się z pracą biurową lub sposobu zdobycia informacji na temat innych funkcji lub stanowisk w ramach korporacji. Inni traktują to stanowisko jako sposób zarobienia pieniędzy, które umożliwią dalszą edukację lub rozwój kariery w innych dziedzinach, np. w sztuce.

Niektóre osoby przez całe życie zawodowe pracują jako recepcjonistki, ale są i takie, które awansują na inne stanowiska administracyjne, np. asystent produkcji, ankieter, sekretarz, czy osobisty asystent.

Rozwój automatyzacji pracy biura wyeliminował niektóre zadania recepcjonistki. Na przykład połączenia telefoniczne mogą być odbierane przez automatyczny system głosowy przeznaczony do 24- godzinnego zastępowania operatora czy recepcjonisty (auto attendant). Jednakże, recepcjonistka która posiada silne biurowe/ techniczne umiejętności i która jest ekspertem w zakresie uprzejmości, taktu i dyplomacji, jest nadal postrzegana jako cenny nabytek, który pozytywnie oddziałuje na wizerunek firmy. Na takie osoby jest nadal duży popyt w świecie biznesu.

Zobacz też

Bibliografia

ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.