Dołącz do Governautów, zarejestruj się
Załóż konto
Reklama

Drogi użytkowniku!
Wygląda na to, że używasz rozszerzenia blokującego reklamy.
W Governice nie stosujemy nachalnych reklam. Możesz bezpiecznie odblokować je na naszej stronie ;-)
Dział poświęcony jest zagadnieniom związanym z odpowiednim zorganizowaniem pracy firmy. Można tutaj odnaleźć informacje dotyczące zarządzania biurem, nieruchomościami firmy, flotą transportową a także podział stanowisk w działach administracji, zadania i obowiązki poszczególnych osób.
Recepcja Przekierowano ze strony: Reception ang. reception
Recepcja – miejsce pierwszego kontaktu gościa z firmą. Małe Biuro lub kontuar, mieszczący się w pobliżu wejścia do firmy lub organizacji. Nazwa recepcja pochodzi od łacińskiego słowa receptare - przyjmować i ma źródłosłów wspólny z receptą. A więc jest to miejsce, którego głównym zadaniem jest przyjmowanie: interesantów, klientów, korespondencji, pozostawionych przedmiotów. Cały proces administrowania zaczyna się więc od recepcji. Pomyłka w adresie przyjętej korespondencji (co może się zdarzyć w przypadku biurowca mieszczącego kilkadziesiąt firm), osób o podobnym brzmieniu lub pisowni nazwiska, błąd w numerze telefonu może spowodować daleko idące konsekwencje w załatwianej sprawie.
Zadania recepcji
W recepcji prowadzi się Dokumentację, przyjmuje reklamacje, odbiera i rozdziela korespondencję. W hotelach jest to miejsce m.in. zameldowania i wymeldowania gościa, wydawania kluczy do pokoju, prowadzenia ewidencji gości, sporządzania codziennych grafików obłożenia pokoi, rozliczania gości i wystawiania rachunków oraz przyjmowania mienia gości do depozytu[1].
Typy recepcji
- Recepcja ogólna – miejsce, gdzie można otrzymać informacje na temat siedziby firmy (piętro, skrzydło gmachu, pokoje, godziny urzędowania, a także plakietkę gościa, która umożliwi skorzystanie z windy). W organach administracji, bankach często jest połączona z ochroną, która umieszcza dane gościa w komputerze.
- Wydziałowa – w bardzo dużych firmach o skomplikowanej strukturze oprócz recepcji ogólnej istnieje recepcja wydziałowa (oddziałowa), w której recepcjonista (recepcjonistka) sprawdza z kim był umówiony interesant, powiadamia tę osobę o jego przyjściu, przyjmuje dokumenty, wydaje pokwitowania itp.
- Recepcja/rejestracja – w placówkach medycznych, rehabilitacyjnych, kosmetycznych. Oprócz wyżej wymienionych zadań rejestracja prowadzi alfabetyczny rejestr pacjentów, przechowuje i wyszukuje dane, a także prowadzi kalendarz przyjęć interesantów/pacjentów dla poszczególnych specjalistów.
- Recepcja-sekretariat - komórka najczęściej spotykana w niewielkich firmach. Jak wskazuje nazwa łączy w sobie zadania obydwu komórek:
- przyjmuje i rejestruje korespondencję, ale także odpowiada na listy,
- sporządza notatki lub protokoły z działań lub raporty z zadań,
- przechowuje dokumenty w przyjętym przez organizację układzie,
- prowadzi kalendarz szefa nie tylko w odniesieniu do interesantów, ale także do innych zadań (niekiedy także rodzinnych lub prywatnych),
- opiekuje się klientami/interesantami, proponując im kawę lub herbatę, podtrzymuje tzw.small talk .
Ten podział jest umowny, niekiedy bowiem recepcja wykonuje także inne zadania zlecone przez kierownictwo organizacji lub wynikające ze specyfiki działania firmy.
Części działu recepcyjnego
- zewnętrznej: znajduje się tu lada recepcyjna i poszczególne stanowiska pracy,
- wewnętrznej: tę część stanowi zaplecze biurowe oraz wyposażenie techniczne (kontrolne, sterujące, zapewniające łączność),
- sanitarno-socjalnej: szatnia, toaleta i pomieszczenie socjalne[2].
Wygląd recepcji
Powinna znajdować się w takim miejscu, aby umożliwić recepcjoniście wzrokowe objęcie całej przestrzeni holu. Istotne jest również wyraźne oznakowanie recepcji, które będzie zauważalne już od drzwi wejściowych oraz odpowiednie jej oświetlenie, szczególnie, gdy w pomieszczeniu brak światła dziennego. Oświetlenia oraz kolory ścian powinny tworzyć ciepłą atmosferę[4].
W każdej recepcji powinny znajdować się:
- kontuar – miejsce pracy kilku stanowisk recepcyjnych, ustawione tak, aby wszystkie elementy, niezbędne do sprawnej pracy były w zasięgu ręki lub wzroku. Kontuar powinien również spełniać wymagania estetyczne, wynikające z koncepcji wnętrza[5]. Lada recepcyjna kryje Stanowisko pracy recepcjonisty i zapewnia komfort. "Blaty powinny być wykończone materiałami odpornymi na ścieranie i uszkodzenia mechaniczne. Obniżenie blatu na pewnym odcinku ułatwia komunikację i pozwala załatwiać sprawy w pozycji siedzącej. Nie może oczywiście zabraknąć zamykanych szafek do przechowywania pieczątek i Dokumentów. Najlepiej jeśli będą niskie, nierzucające się w oczy, ukryte za kontuarem."[6]
- telefony, faks i kserokopiarka – ważną kwestią w kontaktach handlowych i urzędowych jest sprawny obieg informacji i dokumentów, m.in. przekazywanie dokumentów poprzez sieć telefoniczną[7].
- komputery – ułatwiają pracę i obsługę gościa, ale najlepiej niewidoczne dla niego, ukryte pod ladą recepcji[8],
- fotele, sofy i stoliki – ustawione na tyle różnorodnie, aby goście mogli wybrać, gdzie chcą usiąść w danej chwili,
- krzesło – wygodne i ergonomiczne, może pełnić funkcję dekoracyjną,
- podłoga – kamienna w kluczowych miejscach, tam gdzie obserwujemy największe natężenie ruchu. „Pozostałą część recepcji można pokryć wykładzinami odpornymi na ścieranie lub parkietem np. z egzotycznego drewna, które jest wyjątkowo trwałe i estetyczne”[9].
Zobacz też
Bibliografia
- Recepcja – jak powinna wyglądać?, horecablog.pl 2009.
- A. Salwa: Recepcja to nie poczekalnia, magazynoffice.pl
- T. Raczko: Podstawowe wyposażenie recepcji niezbędne do prawidłowego funkcjonowania hotelu, hotelarze.pl 2004
- U. Tusiek: Organizacja pracy w recepcji zakładu hotelarskiego, Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006
ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.