Recepcja ang. reception

Recepcja – miejsce pierwszego kontaktu gościa z firmą. Małe Biuro lub kontuar, mieszczący się w pobliżu wejścia do firmy lub organizacji. Nazwa recepcja pochodzi od łacińskiego słowa receptare - przyjmować i ma źródłosłów wspólny z receptą. A więc jest to miejsce, którego głównym zadaniem jest przyjmowanie: interesantów, klientów, korespondencji, pozostawionych przedmiotów. Cały proces administrowania zaczyna się więc od recepcji. Pomyłka w adresie przyjętej korespondencji (co może się zdarzyć w przypadku biurowca mieszczącego kilkadziesiąt firm), osób o podobnym brzmieniu lub pisowni nazwiska, błąd w numerze telefonu może spowodować daleko idące konsekwencje w załatwianej sprawie.

Spis treści

Zadania recepcji

Recepcja pełni kilka istotnych zadań, które wspomagają funkcjonowanie całej firmy bądź organizacji. Jest miejscem, do którego trafia odwiedzający zaraz po wejściu do budynku. To tam zostaje on powitany, skierowany w odpowiednie miejsce i w razie potrzeby poinformowany na temat nurtujących go kwestii. Recepcja może stanowić także miejsce oczekiwania i odpoczynku oraz integracji, spotkań i kontaktów, dlatego też powinna być odpowiednio wyposażona.

W recepcji prowadzi się Dokumentację, przyjmuje reklamacje, odbiera i rozdziela korespondencję. W hotelach jest to miejsce m.in. zameldowania i wymeldowania gościa, wydawania kluczy do pokoju, prowadzenia ewidencji gości, sporządzania codziennych grafików obłożenia pokoi, rozliczania gości i wystawiania rachunków oraz przyjmowania mienia gości do depozytu[1].

Typy recepcji

W praktyce spotykamy się z różnymi typami recepcji:
  1. Recepcja ogólna – miejsce, gdzie można otrzymać informacje na temat siedziby firmy (piętro, skrzydło gmachu, pokoje, godziny urzędowania, a także plakietkę gościa, która umożliwi skorzystanie z windy). W organach administracji, bankach często jest połączona z ochroną, która umieszcza dane gościa w komputerze.
  2. Wydziałowa – w bardzo dużych firmach o skomplikowanej strukturze oprócz recepcji ogólnej istnieje recepcja wydziałowa (oddziałowa), w której recepcjonista (recepcjonistka) sprawdza z kim był umówiony interesant, powiadamia tę osobę o jego przyjściu, przyjmuje dokumenty, wydaje pokwitowania itp.
  3. Recepcja/rejestracja – w placówkach medycznych, rehabilitacyjnych, kosmetycznych. Oprócz wyżej wymienionych zadań rejestracja prowadzi alfabetyczny rejestr pacjentów, przechowuje i wyszukuje dane, a także prowadzi kalendarz przyjęć interesantów/pacjentów dla poszczególnych specjalistów.
  4. Recepcja-sekretariat - komórka najczęściej spotykana w niewielkich firmach. Jak wskazuje nazwa łączy w sobie zadania obydwu komórek:
    • przyjmuje i rejestruje korespondencję, ale także odpowiada na listy,
    • sporządza notatki lub protokoły z działań lub raporty z zadań,
    • przechowuje dokumenty w przyjętym przez organizację układzie,
    • prowadzi kalendarz szefa nie tylko w odniesieniu do interesantów, ale także do innych zadań (niekiedy także rodzinnych lub prywatnych),
    • opiekuje się klientami/interesantami, proponując im kawę lub herbatę, podtrzymuje tzw.small talk .


Ten podział jest umowny, niekiedy bowiem recepcja wykonuje także inne zadania zlecone przez kierownictwo organizacji lub wynikające ze specyfiki działania firmy.

Części działu recepcyjnego

Recepcja składa się z trzech podstawowych części:
  • zewnętrznej: znajduje się tu lada recepcyjna i poszczególne stanowiska pracy,
  • wewnętrznej: tę część stanowi zaplecze biurowe oraz wyposażenie techniczne (kontrolne, sterujące, zapewniające łączność),
  • sanitarno-socjalnej: szatnia, toaleta i pomieszczenie socjalne[2].


Wygląd recepcji

Recepcja ma olbrzymi wpływ na wizerunek firmy. Istotne w tym aspekcie są zarówno profesjonalizm pracowników recepcji, jak i jej wyposażenie i wygląd. "Wyposażenie musi być tak skompletowane, by zapewnić najwyższy poziom obsługi gości, szybką komunikację, sprawną realizację życzeń gości, a przy tym wszystkim recepcja musi być nie tylko funkcjonalna, ale i estetyczna. Każdy jej element powinien być zgrany z kolorystyką i wystrojem całości holu."[3]

Powinna znajdować się w takim miejscu, aby umożliwić recepcjoniście wzrokowe objęcie całej przestrzeni holu. Istotne jest również wyraźne oznakowanie recepcji, które będzie zauważalne już od drzwi wejściowych oraz odpowiednie jej oświetlenie, szczególnie, gdy w pomieszczeniu brak światła dziennego. Oświetlenia oraz kolory ścian powinny tworzyć ciepłą atmosferę[4].

W każdej recepcji powinny znajdować się:
  • kontuar – miejsce pracy kilku stanowisk recepcyjnych, ustawione tak, aby wszystkie elementy, niezbędne do sprawnej pracy były w zasięgu ręki lub wzroku. Kontuar powinien również spełniać wymagania estetyczne, wynikające z koncepcji wnętrza[5]. Lada recepcyjna kryje Stanowisko pracy recepcjonisty i zapewnia komfort. "Blaty powinny być wykończone materiałami odpornymi na ścieranie i uszkodzenia mechaniczne. Obniżenie blatu na pewnym odcinku ułatwia komunikację i pozwala załatwiać sprawy w pozycji siedzącej. Nie może oczywiście zabraknąć zamykanych szafek do przechowywania pieczątek i Dokumentów. Najlepiej jeśli będą niskie, nierzucające się w oczy, ukryte za kontuarem."[6]
  • telefony, faks i kserokopiarka – ważną kwestią w kontaktach handlowych i urzędowych jest sprawny obieg informacji i dokumentów, m.in. przekazywanie dokumentów poprzez sieć telefoniczną[7].
  • komputery – ułatwiają pracę i obsługę gościa, ale najlepiej niewidoczne dla niego, ukryte pod ladą recepcji[8],
  • fotele, sofy i stoliki – ustawione na tyle różnorodnie, aby goście mogli wybrać, gdzie chcą usiąść w danej chwili,
  • krzesło – wygodne i ergonomiczne, może pełnić funkcję dekoracyjną,
  • podłoga – kamienna w kluczowych miejscach, tam gdzie obserwujemy największe natężenie ruchu. „Pozostałą część recepcji można pokryć wykładzinami odpornymi na ścieranie lub parkietem np. z egzotycznego drewna, które jest wyjątkowo trwałe i estetyczne”[9].


Zobacz też

Bibliografia

ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.