Projektowanie zespołu zarządzania projektem i mianowanie jego członków (PRINCE2) ang. Designing and appointing a Project Management Team

Projektowanie zespołu zarządzania projektem i mianowanie jego członków - podproces przygotowania projektu.

Spis treści

Podstawowe zasady

  • do terminowego podejmowania decyzji w ramach projektu niezbędne jest zaangażowanie właściwych osób, wyposażonych w odpowiednią wiedzę, umiejętności, obowiązki i władzę
  • zespół zarządzania projektem powinien odzwierciedlać interesy wszystkich uczestniczących w nim stron, w tym interesy: Biznesu, Użytkownika i Dostawcy oraz Wsparcia Projektu
  • dla właściwej realizacji projektu istotne jest, aby każdy członek zespołu zarządzania projektem rozumiał i akceptował, kto przed kimi i za co odpowiada; kto ma obowiązki i jakie oraz jak wyglądają drogi raportowania i komunikacji
  • po dopasowaniu kandydatów do pełnienia poszczególnych ról powinny zniknąć wszelkie luki i spory w podziale obowiązków - za każdym z aspektów zarządzania projektem powinna stać odpowiedzialna osoba


Kontekst

Jest to kolejna czynność w ramach przygotowania projektu, zaraz po wytypowaniu Przewodniczącego i Kierownika Projektu. Zaprojektowanie zespołu zarządzania projektem wymaga uprzedniej analizy wielkości projektu, jego złożoności oraz obszarów, na które wpływa końcowy rezultat projektu.

Podczas projektowania zespołu zarządzania projektem niezbędne może się okazać wykorzystanie informacji zawartych w Założeniach Projektu i Formule Realizacji Projektu. Ponadto, podstawę dla realizacji tego podprocesu stanowią opisy poszczególnych ról w zespole zarządzania projektem.

Gdy model zespołu zarządzania projektem jest już gotowy, należy go przedyskutować i uzgodnić z osobami wytypowanymi do pełnienia poszczególnych ról.

Opis

Do celów tego podprocesu należy:

Jeżeli projekt jest częścią programu, wówczas obowiązek ustanowienia odpowiedniego Komitetu Sterującego leży po stronie kierownictwa programu. W takim wypadku odpada realizacja większej części tego podprocesu; jednak obsadzenie pozostałych ról w Komitecie Sterującym może również zostać powierzone przez kierownictwo programu Przewodniczącemu Projektu.

Niezbędne czynności w ramach tego podprocesu to:
  • wytypowanie kandydatów do ról w Komitecie Sterującym oraz określenie ich obowiązków
  • w celu zaprojektowania ról związanych z nadzorem projektu oraz wytypowania kandydatów do ich pełnienia należy uprzednio ustalić, czy członkowie Komitetu Sterującego zamierzają delegować pewne czynności związane z ich obowiązkami w tej dziedzinie
(możliwa jest konieczność powrotu do tej kwestii po obsadzeniu pozostałych ról w Komitecie Sterującym)
  • zastanowienie się, czy potrzebne będzie zaangażowanie odrębnych osób jako Kierownicy Zespołów, czy Kierownik Projektu będzie pełnił tę rolę osobiście (ostateczna decyzja w tej sprawie powinna zapaść dopiero po zaplanowaniu każdego z etapów)
  • analiza roli Kierownika Projektu oraz zaprojektowanie obowiązków Wsparcia Projektu
  • zaproponowanie składu zespołu zarządzania projektem z podaniem nazwisk wytypowanych kandydatów oraz zaznaczeniem, czy dana rola przydzielona będzie tylko jednej, czy kilku osobom; czy też połączona zostanie z inną rolą
  • określenie czasu i nakładu pracy w związku z pełnieniem każdej z ról
  • wskazanie osoby odpowiedzialnej za zatwierdzenie nominacji do zespołu zarządzania projektem


W dalszej kolejności następuje mianowanie wytypowanych osób. Podsumowując, obsadzone zostaną następujące role:

Należy upewnić się, że mianowane osoby dobrze rozumieją zakresy obowiązków w ramach przydzielonych im ról oraz że aktywnie zaangażują się w ich wypełnianie. Dodatkowo, wskazane jest potwierdzenie dróg raportowania i komunikacji oraz dołączenie ich do informacji zarządczej, ponieważ ma to wpływ na Plan Komunikacji.

Odpowiedzialność

W fazie organizowania zespołu zarządzania projektem Przewodniczący oraz Kierownik Projektu ponoszą wspólną odpowiedzialność za zgłoszoną propozycję, przy czym Przewodniczący odpowiada w szczególności za sugerowany skład Komitetu Sterującego.

Gdy znani są już kandydaci wytypowani do objęcia poszczególnych ról, za ich mianowanie odpowiada Przewdoniczący, a Kierownik Projektu ma jedynie głos doradczy. Przewodniczący odpowiada także za kontakty z kierownictwem firmy lub programu w celu określenia składu zespołu i wynegocjowania jego dostępności.

Wejścia i wyjścia

Do elementów wejściowych tego podprocesu należą:

Do ciekawych elementów tego podprocesu można zaliczyć dwa noszące cechy zarówno wejściowych, jak i wyjściowych. Są nimi:
  • Struktura zespołu zarządzania projektem - w fazie projektowania zespołu jest to element wejściowy, jednak po mianowaniu jego członków zalicza się już do wyjść tego podprocesu
  • proponowane zakresy obowiązków - po zatwierdzeniu kandydatów do pełnienia każdej z ról otrzymujemy jako element wyjściowy wskazany zespół zarządzania projektem


Bezspornym elementem wyjściowym tego podprocesu są uzgodnione zakresy obowiązków, tj. role dopasowane do projektu oraz do poszczególnych osób.

Bibliografia

  • OGC: Managing Successful Projects with PRINCE2 (2009 ed.), TSO, ISBN 978-0-11-331059-3

Znaki towarowe

  • PRINCE® and PRINCE2® are registered trade marks of the Cabinet Office;
ostatnia modyfikacja 16 sierpnia 2016 r.