Procedura

Procedura – opis przebiegu procesów, w którym szczegółowo przedstawia się kolejne czynności oraz uprawnienia i odpowiedzialność wykonawców [1]. Jeden z instrumentów kierowania, należący do środków i metod organizacji formalnej.

Spis treści

Schemat procedury



Tab. 1. Przykładowy schemat procedury
  1. Cele procesu
  2. Wskaźniki
  3. Wejścia
  4. Wyjścia
  5. Zagrożenia
  6. Opis procesu
  7. Tabela uprawnień i odpowiedzialności
  8. Zapisy
  9. Załączniki
|}

Dla każdego procesu opracowuje się cele szczegółowe, które wynikają z polityki jakości lub celów jakości. Dąży się do opracowywania celów mierzalnych i określonych w czasie. Ich realizacja jest mierzona przez przyjęty zestaw wskaźników i podlega ocenie w ramach przeglądu zarządzania [2].

Wejścia i wyjścia dotyczą dokumentów i informacji, które inicjują proces lub są jego efektem. Zazwyczaj są to inne procedury, instrukcje, zapisy (wnioski, zlecenia), zarządzenia oraz przepisy prawa. Ich identyfikacja ułatwia pracownikom realizację zadań. Są one również pomocne przy tworzeniu i administrowaniu mapą procesów.

Dla każdego procesu należy zidentyfikować zagrożenia. Ich źródłem mogą być czynniki zależne od organizacji. Należy także opracować dla nich środki zaradcze lub zapobiegawcze. Ma to na celu uniknięcie wystąpienia sytuacji mogących spowodować obniżenie jakości produktów lub świadczonych usług [3].

Formy procedur

Rys. 1. Przykład procedury w formie schematu blokowego

Rys. 2. Przykład procedury w formie wykresu Hijmansa



Opis procesu może zostać przygotowany w formie:
  • tekstowej;
  • schematu blokowego;
  • wykresu.


Słowny opis procesu jest najczęściej stosowanym rozwiązaniem. Wymaga on od autorów jasnego wyrażania czynności oraz sposobu ich wykonania. W wielu przypadkach niedostateczna troska o właściwe przygotowanie tekstu powoduje niejednoznaczności w interpretacji i przyczynia się do niewłaściwego działania systemu [4].

Na rys. 1 przedstawiono przykład procedury w formie schematu blokowego, natomiast na rys. 2 w formie wykresu Hijmansa.

Schemat blokowy jest wykorzystywany przy wstępnym opisywaniu procesów. Niektóre organizacje decydują się na przeniesienie go do procedur. W przypadku bardziej skomplikowanych procesów konieczne jest dzielenie wykresu na strony lub używanie stron o dużych rozmiarach, co utrudnia korzystanie z procedur.

Wykres Hijmansa nie jest szeroko stosowany w procedurach ze względu na niewielką liczbę prezentujących go publikacji. Jego konstrukcja jest zwięzła i umożliwia grupowanie czynności w bardziej złożone zadania. Przypisanie wykonawców oraz ich ról do zadań jest realizowane poprzez oznaczenia w tabeli. Dla uproszczenia, zwykle stosuje się oznaczenia literowe, zamiast oryginalnych piktogramów. Metoda ta jest bardzo przejrzysta i nawet w przypadku skomplikowanych procesów umożliwia zmieszczenie całego opisu na jednej stronie. W niektórych organizacjach dodatkowo opracowuje się opis słowny lub instrukcje wykonania wybranych zadań [5].

Zobacz też

Bibliografia

  • Procedury w Encyklopedii Zarządzania
  • D. Lock (red.): Podręcznik zarządzania jakością, PWN, Warszawa 2002
  • J. Łańcucki (red.): Podstawy kompleksowego zarządzania jakością TQM, Wdawnictwo AE w Poznaniu, Poznań 2001
  • J. Skalik (red.): Projektowania systemów zarządzania, Wydawnictwo AE we Wrocławiu, Wrocław 1997
  • S. Wawak: Analiza i doskonalenie systemów zarządzania jakością w urzędach gminnych, pr. doktorska, AE Kraków 2007
  • J. Łańcucki (red.): Zarządzanie jakością w przedsiębiorstwie, Oficyna Wydawnicza Ośrodka Postępu Organizacyjnego, Bydgoszcz 1997
  • J. Kowalczyk (red.): Zbuduj swój system zarządzania jakością, Ministerstwo Gospodarki, Warszawa 2002
ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.