Plan (PRINCE2) ang. plan

Plan - szczegółowa propozycja wykonania lub osiągnięcia czegoś wykazująca dokładnie co zostanie dostarczone, kiedy, jak, przez kogo i za ile. Celem planu jest usprawnienie komunikacji i kontroli.[1] Obejmuje Plan Projektu, Plan Etapu i ewentualnie Plany Zespołów.

Spis treści

Rodzaje planów

W PRINCE2 plany występują na trzech różnych poziomach:



Planem obejmującym wszystkie trzy z nich jest Plan Przeglądu Korzyści (zawiera czynności podejmowane zarówno przed, jak i po zakończeniu projektu), a jedynym fakultatywnym planem jest Plan Nadzwyczajny.

Podstawowe zasady

Skuteczne zarządzanie projektem jest uzależnione od skutecznego planowania, ponieważ bez planu nie można przeprowadzać kontroli. Dzięki planowaniu cały personel zaangażowany w projekt otrzymuje szczegółowe informacje na temat tego:

  • co jest wymagane
  • w jaki sposób zostanie to osiągnięte i przez kogo, z wykorzystaniem jakich specjalistycznych narzędzi i zasobów
  • jakie zdarzenia będą miały miejsce
  • czy założone w projekcie cele (odnośnie czasu, kosztów, jakości, zakresu, ryzyka i korzyści) są osiągalne


Opracowanie oraz dotrzymanie wiarygodnych planów zapewnia poziom odniesienia, według którego mierzone mogą być postępy projektu. Dzięki rozpowszechnianiu informacji dotyczących planów wśród interesariuszy, można uzyskać ich zaangażowanie i wsparcie w procesie planowania.

Czynność planowania jako taka pomaga zespołowi zarządzania projektem wybiec myślami w przyszłość, aby "przećwiczyć projekt w głowie". Dzięki takiej próbie można zarządzać wszelkimi opuszczeniami, powtórzeniami oraz zagrożeniami i szansami, które zostały w ten sposób zidentyfikowane.

Plany powinny także cały czas iść w parze z Uzasadnieniem Biznesowym.

Podejście PRINCE2

Metodyka PRINCE2 wykorzystuje technikę planowania opartą na produktach. Oznacza to, że dopiero po dokładnym zidentyfikowaniu i zanalizowaniu produktów projektu, określa się działania, zależności i zasoby niezbędne do ich dostarczenia. Technikę tę wykorzystuje się w przypadku opracowywania Planu Projektu, Planu Etapu oraz opcjonalnie Planu Zespołu.

Definiowanie produktów

Technika planowania opartego na produktach obejmuje cztery główne czynności:

  1. sporządzenie Opisu Produktu Projektu
  2. stworzenie diagramu struktury produktów
  3. sporządzenie Opisów Produktów
  4. sporządzenie diagramu następstwa produktów


Przy czym pierwsze z nich ma zastosowanie wyłącznie w przypadku Planu Projektu, a pozostałe trzy do planów wszystkich poziomach zarządzania projektem

Działania i zależności

Samo dokładne określenie produktów może się okazać niewystarczające w celu ustalenia harmonogramu i elementów sterowania.

Aby dowiedzieć się, jakiego nakładu pracy będzie wymagał plan, należy w pierwszej kolejności zidentyfikować działania niezbędne do wykonania lub zmiany każdego z planowanych produktów. To samo dotyczy wszelkich zewnętrznych i wewnętrznych zależności.

Oszacowania

Decyzja, o tym jaki czas i zasoby są wymagane do wykonania danej pracy zgodnie z przyjętymi standardami wykonania powinna być podjęta na podstawie:

  • zidentyfikowanych rodzajów wymaganych zasobów - dotyczy to nie tylko specjalistycznych umiejętności, lecz także zasobów innych niż ludzkie, jak np. sprzęt, pieniądze
  • szacowanego wysiłku do wykonania każdego działania pod względem rodzaju zasobu


Oszacowania nie mogą gwarantować dokładności, lecz ich zastosowanie pozwalana uzyskanie ogólnego poglądu na koszty i czas niezbędne do wykonania planu. Ich zmiany są nieuniknione, w miarę tego, im więcej wiadomo o danym projekcie.

Harmonogram

Dla ostatecznej wykonalności celów planu niezbędne jest zestawienie wszelkich przewidzianych w nim działań w harmonogram, który określałby termin wykonania każdego z nich. Harmonogram może być sporządzony zarówno ręcznie, jak i z wykorzystaniem komputerowych narządzi do planowania/sterowania.

W ramach przygotowywania harmonogramu PRINCE2 zaleca wykonanie następujących czynności:
  • określenie kolejności działań
  • ocena dostępności zasobów
  • przydział zasobów
  • wyrównanie zużycia zasobów
  • uzgodnienie punktów kontrolnych
  • zdefiniowanie kamieni milowych
  • kalkulacja sumy potrzebnych zasobów i kosztów
  • zaprezentowanie harmonogramu

Analiza ryzyk

Ryzyka mogą wystąpić na każdym etapie tworzenia lub korekty planu. Z tego powodu wszelkie uwzględnione w nim informacje, a w szczególności zasoby i działania, powinny być zbadane pod kątem zawartego w nich potencjalnego ryzyka.

Wszelkie zidentyfikowane w ten sposób zagrożenia lub szansy powinny zostać włączone do Rejestru Ryzyk (lub Dziennika Projektu podczas planowania etapu inicjowania).

Udokumentowanie planu

Po skonstruowaniu zadowalającego harmonogramu oraz planu i jego kosztów i wymaganych elementów sterowania, a także po dodaniu pomocniczego tekstu; wszystko razem powinno zostać zestawione zgodnie z układem planu.

Dodanie części opisowej pozwala na wyjaśnienie planu, wraz z jego ograniczeniami, zewnętrznymi zależnościami, przyjętymi założeniami oraz wszelkimi wymaganymi kontrolami, jak również zidentyfikowanymi ryzykami i odpowiedziami na nie.

Odpowiedzialność

Wykaz obowiązków poszczególnych ról w projekcie związanych z tematem planu:

* ustalenie tolerancji projektu oraz udokumentowanie ich w zleceniu przygotowania projektu
* zatwierdzenie Planu Nadzwyczajnego, jeżeli przewidywane jest przekroczenie tolerancji na poziomie projektu
* zapewnienie dostępu do standardów korporacji/programu związanych z planowaniem


* zatwierdzenie Planu Projektu
* określenie tolerancji dla każdego etapu oraz zatwierdzenie planów poszczególnych etapów
* zatwierdzenie Planu Nadzwyczajnego, jeżeli przewidywane jest przekroczenie tolerancji na poziomie jednego lub więcej etapów
* zaangażowanie zasobów biznesowych w plany etapów (np. finansów)


* sprawdzenie, czy Plan Projektu i plany poszczególnych etapów pozostają spójne z punktu widzenia użytkownika
* włączenie zasobów użytkownika do planów etapów


* sprawdzenie, czy Plan Projektu i plany poszczególnych etapów pozostają spójne z punktu widzenia dostawcy
* włączenie zasobów dostawcy do planów etapów


* projektowanie planów
* przygotowanie Planu Projektu oraz planów poszczególnych etapów
* podjęcie decyzji na temat tego, jak mają być zastosowane etapy zarządcze i techniczne oraz zaprojektowanie planów etapów
* nakazanie działań korygujących w przypadku, gdy przewidywane jest przekroczenie tolerancji na poziomie Grupy Zadań
* przygotowanie, w odpowiedzi na Raport Nadzwyczajny, Planu Nadzwyczajnego, który wdraża decyzje kierownictwa organizacji/programu lub Komitetu Sterującego


* przygotowanie planów zespołów
* przygotowanie harmonogramu dla każdej Grupy Zadań


* monitorowanie zmian wprowadzonych w Planie Projektu oraz sprawdzanie, czy mają one wpływ na potrzeby biznesu] lub [[Uzasadnienie Biznesowe (PRINCE2)|uzasadnienie biznesowe projektu
* monitorowane postępów projektu oraz poszczególnych etapów w stosunku do uzgodnionych tolerancji


* pomoc przy opracowywaniu Planu Projektu, planów etapów oraz planów zespołów
* zapewnienie wkładu specjalistycznych umiejętności (np. znajomości narzędzi planowania)
* zapewnienie poziomu odniesienia, przechowywanie oraz dystrybucja Planu Projektu, planów etapów oraz planów zespołów


Bibliografia

  • OGC: Managing Successful Projects with PRINCE2 (2009 ed.), TSO, ISBN 978-0-11-331059-3.
  • OGC: Skuteczne Zarządzanie Projektami PRINCE2 (wyd. 2005), TSO, ISBN 0-11-330946-5.


!

Znaki towarowe

  • PRINCE® and PRINCE2® are registered trade marks of the Cabinet Office;
ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.