PMOStep ang. PMOStep™ Project Management Office Framework

PMOStep
Metodyka
Zarządzanie projektami
Logo PMOStep
WłaścicielTenStep
RozpowszechnianieTenStep
Oficjalna strona internetowa


PMOStep - metodyka wdrożenia zarządzania projektami w organizacji. PMOStep daje narzędzia i techniki zarządzania metodyką oraz jej rozwojem na poziomie całej firmy lub jej wybranej części. PMOStep precyzuje także usługi, jakie dla organizacji, wewnętrznie świadczy zespół biura zarządzania projektami.

Spis treści

Opis standardu

PMOStep Project Management Office Framework jest bardzo unikalnym i przydatnym narzędziem pozwalającym na wdrożenie zarządzania projektami na potrzeby organizacji dowolnej wielkości oraz zbudowanie biura wsparcia projektów (Project Management Office – PMO) i zarządzanie nim w oparciu o najlepsze światowe praktyki. Został opracowany i jest dystrybuowany przez firmę TenStep i wspiera opis takich usług PMO jak:
  • Skonsolidowane raportowanie projektowe - dzięki wykonywaniu tego procesu przez PMO skonsolidowane raporty projektowe zawierają tylko najbardziej potrzebne informacje, kluczowe do podejmowania decyzji zarządczych. Wszystkie projekty raportują status w oparciu o taki sam wzorzec, a kierownicy projektów rozumieją dlaczego takie właśnie informacje są zbierane i czemu konkretnie będą służyć.
  • Zarządzanie wewnętrzną metodyką organizacji - dzięki wykonywaniu tego procesu przez PMO metodyka mimo upływu czasu jest aktualna i dopasowana do bieżących potrzeb organizacji. Nowe wersje (uaktualnienia) metodyki są harmonizowane wraz ze zmieniającymi się innymi dokumentami firmy oraz uzupełniane o nowe elementy i przykłady najlepszych praktyk. Na bieżąco wycofywane są dokumenty, które nie powinny już być stosowane.
  • Szkolenie z zarządzania projektami - dzięki wykonywaniu tego procesu przez PMO pracownicy znają zasady metodyki i potrafią pracować zgodnie z tymi standardami. Ich wiedza z dziedziny zarządzania projektami jest na bieżąco aktualizowana.
  • Coaching zarządzania projektami - dzięki wykonywaniu tego procesu przez PMO każdy wymagający tego pracownik ) ma rzeczywiste i natychmiastowe wsparcie w realizacji powierzonych mu zadań. Kierownicy projektów mają większą świadomość swojego potencjału, są bardziej pewni siebie, jak również wzrasta ich zdolność do trafnego podejmowania decyzji, rozwiązywania problemów oraz generowania skutecznych rozwiązań.
  • Audyty i oceny projektów - dzięki wykonywaniu tego procesu przez PMO organizacja:
    • wyłania najlepsze praktyki czyniąc je korporacyjnym standardem
    • na bieżąco identyfikuje i usuwa patologie
    • ma możliwość dokonywania adekwatnych zmian w projektach
    • potrafi uczyć się na podstawie własnych błędów
    • aktywnie rozwija się w obszarze zarządzania projektami
  • Zarządzanie dokumentacją projektową - dzięki wykonywaniu tego procesu przez PMO skraca się czas poświęcany każdorazowa na inicjowania i planowanie projektów. We współdzielonym repozytorium PMO gromadzi dokumentację z poprzednich projektów jako wzorzec dla kolejnych projektów wytwarzających podobne przedmioty dostawy.
  • Pomiar skuteczności zarządzania projektami - dzięki tym i pozostałym procesom zarządzający organizacją mają dostęp do aktualnych danych o projektach, mogą podejmować decyzje o ich wstrzymaniu, rozszerzaniu zakresu, doinwestowaniu etc.
  • Badanie organizacji - dzięki okresowemu badaniu organizacji, PMO może monitorować postępy w przebiegu wdrożenia zarządzania projektami w organizacji oraz wskazywać obszary, które wymagają szczególnego wsparcia w następnych okresach. Dzięki temu organizacja ma pewność, że wdrożenie ma niezbędne wsparcie.


Zastosowanie

Zgodne z metodyką PMOStep Biuro Projektów zapewnić ma organizacji:
  • gotowe narzędzia rozwoju i koordynacji metodyki zarządzania projektami
  • korzystanie ze sprawdzonych na różnych rynkach biznesowych rozwiązań
  • gromadzenie i implementację najlepszych praktyk z zakresu zarządzania projektami
  • identyfikację i eliminację błędów powielanych w projektach, co w konsekwencji zmniejsza ryzyko projektowe
  • wsparcie kierowników projektów przez wyszkoloną komórkę budującą wizerunek profesjonalnej jednostki wspierającej metodycznie
  • wsparcie organizacji w zakresie zarządzania zmianą, co skutkuje szybszą realizacją celów biznesowych


Procesy

Zbadanie uwarunkowań

Przy wdrażaniu PMO na samym początku trzeba zrozumieć kontekst organizacyjny, w którym PMO ma powstać. Do tego etapu należy przedewszystkim:
  • zrozumienie zakresu działania PMO w organizacji
  • identyfikacja interesariuszy
  • zrozumienie kim jest Sponsor PMO i jak wpływa to na wdrożenie
  • zrozumienie kim będą Klienci PMO i jakie będą mieli względem PMO oczekiwania


Ponieważ wdrożenie PMO ma charakter zmiany organizacyjnej, należy ten proces potraktować jako okazję do tego, by jak najszerzej spojrzeć na konsekwencje, jakie wdrożenie będzie miało na sposób pracy w organizacji i kulturę organizacyjną.

Zainicjowanie PMO

Istnieje bardzo wiele sposobów na to, w jaki sposób można podejść do tworzenia PMO. Ważne jest jednakże, żeby zidentyfikować kluczowe obszary, na których trzeba się skupić podczas jego planowania w danej organizacji. Służy temu następujący proces:
  • Ocena stanu obecnego (ang. Current State Assessment)
  • Określenie stanu docelowego (ang. Future State Vision)
  • Zidentyfikowanie i analiza luk między stanem obecnym a stanem docelowym (ang. Gap Analysis)


W efekcie tego procesu powstaje plan działań na następne 12-18 miesięcy.

Zaplanowanie wdrożenia PMO

Kolejny etap polega na stworzeniu planu wdrożenia PMO. Należy skupić się na następujących kwestiach:
  • określenie pracochłonności działań wdrożeniowych
  • stworzenie budżetu wdrożenia
  • stworzenie ramowego harmonogramu wdrożenia
  • alokowanie zasobów do wdrożenia


W efekcie realizacji tego procesu powstaje plan (strategia) wdrożenia PMO w organizacji.

Wdrożenie PMO

Wdrożenie PMO powinno odbywać się w kilku falach. Nie jest możliwe przeprowadzenie tak dużej zmiany organizacyjnej od razu. Mogłoby wywołać to zbyt wielki chaos i wywołać opór wśród pracowników organizacji. Aby proces wdrożenia przebiegał właściwie należy wykonać go w kilku fazach:
  • 1 faza - przeprowadzenie kampanii informującej o wdrożeniu, przeprowadzenie pierwszych szkoleń, przygotowanie wzorów formularzy dla projektów
  • 2 faza - dostosowanie systemu motywacyjnego w organizacji, wybór narzędzi zarządzania projektami, stworzenie wspólnego repozytorium dla projektów, wybór i rozpowszechnienie najlepszych praktyk
  • Kolejne fazy - rozwijanie metodyki zarządzania projektami, zadbanie o to, by praktyki promowane przez PMO były stosowane we wszystkich projektach


Należy dodać, że ponieważ PMO ma stanowić wzór dla organizacji w dziedzinie zarządzania projektami, całe wdrożenie powinno zostać podzielone na projekty lub programy i poprowadzone zgodnie z metodyką zarządzania projektami, która ma docelowo obowiązywać w organizacji.

Zobacz też

Bibliografia

ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.