Outsourcing personalny

Outsourcing personalny - jedna ze strategii outsourcingu. Polega na zlecaniu realizacji wybranych procesów biznesowo-kadrowych zewnętrznemu dostawcy usług. Outsourcing jest najczęściej wykorzystywany przez firmy dążące do uzyskania optymalnej struktury organizacyjnej oraz pragnące skoncentrować swoje nakłady na kluczowych funkcjach biznesowych.

Spis treści

Informacje ogólne

Przedmiotem outsourcingu personalnego są funkcje i zadania pomocnicze w działaniu danej organizacji, w tym wypadku funkcji personalnej. Polega to na zlecaniu firmom zewnętrznym realizacji zadań i całych procesów personalnych. W odróżnieniu od outsourcingu rekrutacyjnego, strategia ta dotyczy wszystkich procesów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi (ZZL) oraz obsadą różnych stanowisk. Warto zaznaczyć, że outsourcing może być stosowany przy jednoczesnym korzystaniu z wewnętrznych działów ZZL. Służy to m.in. poprawie jakości usług firmy, koncentracji na głównych celach biznesowych czy w końcu obniżeniu kosztów ekonomicznych. Efektem negatywnym może być jednak zwolnienie części pracowników, którzy dotychczas wykonywali zadania, które podległy outsourcingowi.

Outsourcing jest narzędziem często wykorzystywanym przez małe firmy. Zatrudnienie specjalisty na etat zawsze wiąże się z wysokimi kosztami - tym wyższymi im wyższa jego specjalizacja. Koszty te można zminimalizować właśnie poprzez outsourcing personalny. Firmy, których działalność przynosi zyski jedynie sezonowo nie są chętne do zatrudniania pracowników na etat. Zatrudniając pracowników wyłączniew określonych okresach muszą się liczyć z wysoką rotacją kadry. Stan taki prowadzi do obniżenia jakości usług. Outsourcing związany jest z możliwością zatrudnienia wysoko wykwalifikowanej kadry w dogodnych dla firmy okresach. Główną zaletą outsourcingu jest więc możliwość zatrudnienia wykwalifikowanej kadry, ponosząc stosunkowo niskie koszty.

Zasadniczą różnicą między outsourcingiem funkcji personalnej, a polityką zlecania bieżących zadań osobom z zewnątrz jest fakt, iż outsourcing jest działaniem o charakterze strategicznym i długofalowym, który wymusza na organizacji całkowitą przebudowę ZZL i potrzebę ponownego zdefiniowania relacji między poszczególnymi podmiotami firmy.

Rodzaje

Do głównych rodzajów outsourcingu personalnego należą:
  • Outsourcing całkowity - polega na przekazaniu firmie zewnętrznej całości zadań personalnych. Charakterystyczna strategia dla małych i średnich firm. W przypadku dużych firm z usługodawcą powinien współpracować, chociażby w szczątkowym stopniu, wewnętrzny dział ZZL(HR).
  • Outsourcing częściowy - przekazanie podmiotowi zewnętrznego tylko części zadań np. prowadzanie rekrutacji lub organizacja polityki personalnej jednego z działów danej organizacji.
  • Outsourcing służb pracowniczych - niektóre firmy decydują się na organizację własnego działu ZZL, niemniej jednak rezygnują z zatrudniania własnych pracowników, których wynajmują na zasadzie leasingu pracowniczego, od firmy zewnętrznej.
  • Outsourcing podziału zadań specjalistycznych - firma w celu obsługi swoich specjalistycznych narzędzi wynajmuje personel od firmy zewnętrznej.


Etapy wdrażania

Proces wdrażania strategii outsourcingu personalnego jest czasochłonny i musi byc odpowiednio przygotowany. Proces ten powinien przebiegać etapami:
  • Określenie celów organizacyjnych - definiując krótko- i długofalowe cele firmy można rozstrzygnąć, które działy firmy będą uczestniczyły w realizacji danych zadań i tym samym można ustalić, które będą mogły być wydzielone jako przedmiot outsourcingu personalnego.
  • Analiza kosztów i korzyści - pierwszym krokiem jest ustalenie w jakim stopniu zwrócą się koszty implementacji jakiegoś z rozwiązań strategii outsourcingowej. Na tym etapie nie można jednakże ograniczać się do możliwych zysków finansowych, lecz brać także pod uwagę korzyści takie jak np. wzrost zadowolenia pracowników i kadry kierowniczej czy pojawienie się nowych możliwości dla obecnie zatrudnionego personelu z racji rozwoju firmy.
  • Analiza szans i ryzyka - na tym etapie należy przewidzieć możliwe zagrożenia, jak i szanse na sukces inwestycji.
  • Budowa harmonogramu działań - opracowanie ram czasowych dla wdrażania poszczególnych procedur i metod outsourcingu personalnego. Warto zaznaczyć, że na samym początku nie warto od razu oddać wszystkiego w ręce podmiotu zewnętrznego.
  • Wytypowanie potencjalnych usługodawców - selekcja zebranych ofert od znanych firm outsourcingowych lub od tych, z którymi firma już współpracowała.
  • Opracowanie zapytania ofertowego - czasochłonny, ale bardzo ważny dla efektywności inwestycji. Zależy od niego sprawne wykonanie analizy cenowej i ostateczny wybór usługodawcy.
  • Wybór i negocjowanie warunków współpracy - na tym etapie warto skorzystać z usług specjalisty-negocjatora albo zewnętrznego konsultanta. Sprawna komunikacja jest wymagana, gdyż na tym etapie mogą się objawić pewne kontrowersje np. konieczność redukcji etatów.
  • Harmonogram i regulamin współpracy - ostatnim etapem jest ustalenie i opracowanie szczegółowego planu współpracy organizacji z firma outsourcingową. Jest to swoisty fundament budowania dobrych kontaktów z usługodawcą.
  • Kontrola jakości - procesem, który powinien być cykliczne powtarzany jest monitoring działalności usługodawcy czy jakość i efektywność świadczonej usługi jest zgodna z przyjętymi w umowie normami.


Przesłanki i pułapki



Do głównych przesłanek, przemawiających za wdrażaniem outsourcingu personalnego, należą:

  • zmniejszenie kosztów funkcji personalnej;
  • ograniczenie ryzyka personalnego;
  • dostęp do specjalistycznej wiedzy;
  • koncentracja na kluczowych procesach personalnych;
  • Globalizacja i w efekcie wzrost złożoności procesów ZZL;
  • braki kompetencyjne własnej kadry;
  • chęć rozwoju w duchu nowych technologii i strategii;
  • wysokie koszty implementacji własnych nowoczesnych rozwiązań personalnych.


Warto dodać, że outsourcing nie jest rozwiązaniem wszystkich zagadnienia związanie z zarządzaniem personelem w danej organizacji. Mimo swoich korzyści może z czasem pozbawić firmę wpływu na decydowanie o pewnych procesach personalnych, jak i może doprowadzić do redukcji zatrudnienia i w efekcie nawet do zwolnień grupowych. Bywa też, że po pierwszych sukcesach poziom usługi i zyski z niej stają się gorsze, niż za czasów funkcjonowania wewnętrznej jednostki personalnej.

Na firmę decydującą się na wdrożenie procesów outsourcingu personalnego czekać mogą pewne pułapki, które mogą nieść negatywne konsekwencje. Są to:
  • outsourcing personalny jako moda w zarządzaniu i strategia doraźna;
  • brak analizy kosztów i korzyści różnych rozwiązań organizacyjnych;
  • brak researchu względem rynku usług outsourcingowych i ich jakości;
  • wadliwe wynegocjowanie ceny i warunków współpracy z firmą zewnętrzną;
  • brak koncentracji na budowaniu relacji z usługodawcą;
  • niewłaściwe przygotowanie pracowników na zmiany organizacyjne, wynikające z wdrożenia usługi outsourcingowej.


Zobacz też

Bibliografia

  • Tomasz Małkus: Outsourcing, Encyklopedia zarządzania
  • H. Król, A. Ludwiczyński: Zarządzanie zasobami ludzkimi. Tworzenie kapitału ludzkiego organizacji, PWN, Warszawa 2006
ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.