Osiąganie porozumienia ang. reaching the agreement

Osiąganie porozumienia - jedna z pięciu faz negocjacyjnych. W tej fazie negocjacji do czynienia mamy z rożnymi propozycjami i kontrpropozycjami. Przede wszystkim chodzi tutaj o to, aby zawrzeć porozumienie.

Spis treści

Charakterystyka

W większości sytuacji należy zamknąć negocjacje porozumieniem wtedy, kiedy wydaje się, że obie strony są już na to gotowe. W takim momencie należy działać w zdecydowany sposób, aby porozumienie stało się faktem. Wzrastające napięcie skłania w coraz większym stopniu do podjęcia ostatecznej decyzji i zakończenia sprawy. Kiedy już udało się osiągnąć kompleksowe rozwiązanie, które obie strony akceptują, można przejść do fazy zawarcia porozumienia. Kilka ostatnich ustępstw po obu stronach, czasami połączonych w zręczny pakiet, może doprowadzić do rozwiązania w ostatniej minucie.

Podczas osiągania porozumienia przewodniczący, odwołując się do swojego autorytetu, może czasami rozwiązać niektóre sprawy, ułatwiając w ten sposób osiągniecie kompromisu. Również teraz może on położyć kres zachowaniom agresywnym - kiedy to osoby niezbyt dobrze przygotowane do postępowania w sytuacjach impasu w zbyt wielkim stopniu korzystają z nacisku. Bardziej doświadczeni negocjatorzy postrzegają jednak impasy jako test stanowczości drugiej strony, niosą również za sobą ogromny bodziec do poszukania bardziej twórczego kompromisu, uwzględniają z większą korzyścią rożne interesy.

Kontrakt końcowy



Kiedy osiągnięte jest porozumienie, przydatne może się okazać sporządzenie protokołu z negocjacji. Można też niezwłocznie po zakończeniu rozmów potwierdzić decyzję listownie lub faksem. Należy pamiętać iż umowa, która ma być sporządzona na piśmie, nie ma mocy prawnej jeżeli nie zostanie podpisana przez obie strony. Najlepiej jest podpisać umowę na miejscu zaraz po osiągnięciu porozumienia. Wtedy nie ma ryzyka, że pojawią się jakieś nieporozumienia.

Kontrakt końcowy powinien być opracowany na piśmie i zawierać wszystkie ustalenia i warunki ich realizacji. Dokumentacja rezultatów negocjacji jest gwarancją poprawnej realizacji następujących potem działań handlowych czy gospodarczych.

Kontrakt końcowy o charakterze handlowym powinien zawierać:
  • preambułę (wstęp) - powinna zawierać ogólne informacje o kontrakcie, nawiązanie do innych umów, jednoznaczne określenie negocjujących stron, itp.;
  • określenie zakresu kontraktu - zawiera szczegółowe dane, między innymi czego dotyczy kontrakt oraz obowiązki stron;
  • sposób dostarczenia towaru - jest to jedna z najważniejszych spraw, dotyczy bowiem czasu, w jakim towar będzie dostarczony;
  • cenę;
  • okres płatności;
  • dokumentację techniczną;
  • gwarancję;
  • zasady arbitrażu w wypadkach nieporozumień;
  • warunki zerwania umowy na skutek nieprzewidzianych okoliczności;


Techniki wspomagające

Aby jak najdłużej cieszyć się porozumieniem osiągniętym w tej fazie, warto zastosować się do wymienionych technik:

Techniki redukcji niezadowolenia (agresji) - przychylny klimat powinien być utrzymany po sfinalizowaniu negocjacji, nie należy dopuścić do nagłej, niespodziewanej eskalacji konfliktu czy wycofania się na pozycje mało konstruktywne.

  • procedura wprowadzania celu - cel ten skłania do finalizacji sprawy, najkorzystniej gdy proponuje to trzecia strona;
  • procedura absorpcji protestu - przyjmowanie wszystkich wątpliwości i protestów;
  • występowanie osób o silnych umiejętnościach perswazyjnych - osoby te eksponują zmierzanie w kierunku kompromisowego rozwiązania, które jest przesadzone. Chodzi tylko o wspólne podpisanie kontraktu


Techniki perswazyjne - przekonanie, że wybrane rozwiązanie jest korzystne dla obu stron.

  • modelowanie niezadowolenia - reagowanie spokojem na agresję, wyrazem twarzy, postawą, sposobem mówienia, tonem głosu, doborem słów,treścią wypowiedzi;
  • zachęcanie partnera do wyrażenia niezadowolenia - wyjaśnianie oporów,problemów, należy okazać zainteresowanie oraz zrozumienie;


Zobacz też



Bibliografia

  • Osiaganie porozumienia na Encyklopedii Zarządzania
  • B. Lunden, L. Rosell: Techniki negocjacji - jak odnieść sukces w negocjacjach, Wydawnictwo BL Info Polska, Gdańsk 2003
  • W. Mastenbroek: Negocjowanie, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1998
  • L. Zbiegień-Maciąg: Taktyki i techniki negocjacyjne, Uczelniane Wydawnictwa Naukowo-Dydaktyczne, Kraków 2003
ostatnia modyfikacja 16 sierpnia 2016 r.