Organizacja spotkania negocjacyjnego

Organizacja spotkania negocjacyjnego wiąże się z kilkoma problemami, które należy rozwikłać, aby same negocjacje odbywały się w jak najmniej stresującej atmosferze. Przygotowanie takiego spotkania zależy przede wszystkim od charakteru negocjacji.

Za najważniejszą rzecz uznaje się wybór i przygotowanie pomieszczenia, w którym będą toczyły się rozmowy. Powszechnie uznaje się, że najlepiej dobrane miejsce to takie, w którym my czujemy się wygodnie, a strona przeciwna nie. Jednak najodpowiedniejszym rozwiązaniem jest wybór miejsca, w którym obie strony czują się komfortowo. Ważny jest również układ miejsc przy stole, najlepiej okrągłym lub też z jednej strony stołu, naprzeciwko pomocy takich jak tabele i wykresy. Na stole oprócz wody mineralnej, nie powinny znajdować się niepotrzebne przedmioty takie jak kwiaty czy nawet termosy i filiżanki. Na te rzeczy powinno być wyznaczone inne miejsce, gdzie w trakcie przerwy uczestnicy negocjacji mogą się udać na poczęstunek i kawę.

Ponadto bardzo dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie oddzielnego pomieszczenia, w którym negocjatorzy mogą skorzystać z telefonu czy internetu lub mieć czas na naradę.

Poza samym miejscem negocjacji, organizatorzy spotkania powinni zadbać o odpowiednie zakwaterowanie gości w hotelu i zaplanować czas wolny po dniu spędzonym w sali konferencyjnej.