Organizacja spotkań służbowych ang. organization of business meetings

Organizacja spotkań służbowych – proces planowania i realizowania w określonym miejscu i czasie spotkania „przynajmniej dwóch stron - podmiotów, które reprezentują swoje interesy, a zatem mają na celu osiągnięcie zaplanowanego celu – realizację transakcji. Cel biznesowy – owa transakcja – to rezultat spotkania:
  • materialny (tj. zakup, sprzedaż, obrót gotówkowy, etc.),
  • niematerialny (np. wspólne działania promocyjne, patronat medialny, etc.)”[1].


Spotkania takie organizuje się zazwyczaj w biurze, restauracji lub sali konferencyjnej.

Spis treści

Przyczyny organizowania spotkań biznesowych



Spotkania biznesowe możemy podzielić na te wewnętrzne, organizowane przez firmę wśród jej pracowników, w celu omówienia bieżących spraw. Możemy też wyróżnić spotkania zewnętrzne, organizowane np. z innymi formami, również międzynarodowymi. Niektóre z przyczyn organizowana spotkań biznesowych, to:

  • chęć uzyskania dodatkowych informacji,
  • konsultacje przed podjęciem ważnych decyzji,
  • chęć rozwiązania sytuacji kryzysowej,
  • opracowanie strategii rozwoju i reklamy,
  • chęć tworzenia nowych produktów, usług i sposobów ich prezentacji,
  • współpraca z firmami zewnętrznymi - np. usługi outsourcingowe,
  • analiza finansów firmy, w celu minimalizacji Kosztów i zwiększenia Zysków,
  • przygotowanie szkoleń i kursów dla pracowników[2].


Przygotowanie spotkania

Przed rozpoczęciem spotkania biznesowego należy ustalić kilka niezbędnych kwestii, które pomogą przeprowadzić je sprawnie i z oczekiwanym efektem. Warto zadbać o:

  • ustalenie celu i tematyki spotkania,
  • ustalenie miejsca i terminu obrad,
  • ustalenie osoby, która będzie prowadziła zebranie,
  • ustalenie liczby uczestników,
  • ustalenie porządku obrad (agendy),
  • przygotowanie materiałów (tezy wykładów, pisma intencyjne, szczegółowy harmonogram zebrania, druki, referaty),
  • zarezerwowanie sali,
  • przesłanie zaproszeń uczestnikom wraz z materiałami,
  • przygotowanie listy obecności,
  • wyznaczenie osoby sporządzającej protokół,
  • przygotowanie zebrania od strony technicznej (przygotowanie sali, urządzeń audiowizualnych, punktów informacyjnych, szatni),
  • zamówienie lub przygotowanie posiłków i noclegów (jeżeli zachodzi taka potrzeba)[3].

Ustalanie porządku obrad

Spotkania biznesowe pozwalają ich uczestnikom dzielić się pomysłami i uczestniczyć w formowaniu planów i działaniu organizacji. Aby takie spotkania zostały przeprowadzone w sposób efektywny i uporządkowany, powinny odbywać się według pierwszej zasady procedury parlamentarnej, która stwierdza, że należy podejmować tylko jedną kwestię naraz. Plan lub ustalony porządek poruszanych tematów nazywany jest agendą (od łacińskiego słowa oznaczającego rzeczy, które należy zrobić). Ta powszechna zasada parlamentarna stała się z biegiem czasu odpowiednim rozwiązaniem również dla spotkań służbowych.[4].

Porządek obrad powinien być tak skonstruowany, aby nie przemęczać zanadto uczestników spotkania i jednocześnie umożliwić realizację wszystkich koniecznych punktów. „Czas miedzy jedną przerwą a drugą nie powinien przekraczać trzech godzin, przy czym należy go zweryfikować w zależności od formy zebrania; praca w grupach lub dyskusja może trwać dłużej, słuchanie referatów krócej. Na krótką przerwę wystarczy 15 do 20 minut, na przerwę obiadową należy przeznaczyć do 2 godzin. Sprawy różne lub wolne wnioski umieszcza się na końcu obrad, gdyż jest to punkt zebrania, nad którym nie zawsze udaje się zapanować czasowo.”[5]

Materiały informacyjne

Warto również przygotować odpowiednie materiały informacyjne. Powinny one dotrzeć do uczestników spotkania choćby z niewielkim wyprzedzeniem. Na tyle jednak dużym, aby umożliwić im dokładne zapoznanie się z treścią broszur, tez, istotnych kwestii i agendy. Dzięki temu będą oni w stanie brać aktywny udział w spotkaniu[6].

Przygotowanie pomieszczenia



Planując spotkanie służbowe, warto zadbać również o odpowiednie ustawienie stołów i krzeseł, z których korzystali będą uczestnicy spotkania. Różne możliwości pasują do różnych typów spotkań. Niektóre sposoby aranżacji wnętrza sali:

  • Ustawienie panelowe (teatralne): stół, przy którym zasiądą referenci oraz moderator spotkania ustawiony jest naprzeciwko kilku rzędów krzeseł przeznaczonych dla pozostałych uczestników spotkania. Ustawienie stosowane przy dużej liczbie uczestników np. konferencje.
  • Stół w kształcie litery T: przeznaczona do spotkań o niewielkiej liczbie uczestników i oficjalnym charakterze.
  • Okrągły stół: przeznaczona do spotkań o niewielkiej liczbie uczestników, wykorzystywany podczas rozwiązywania kwestii konfliktowych, bądź burzy mózgów.
  • Stół w kształcie litery U (podkowa): przeznaczony do spotkań, w których bierze udział duża liczba osób i które posiadają charakter oficjalny. Wykorzystywany podczas szkoleń.
  • Stół w kształcie dwóch liter L: wykorzystywany w czasie spotkań, w których bierze udział duża liczba osób.
  • Stoły ustawione w kształcie placu: stół, przy którym zasiądą referenci oraz moderator spotkania ustawiony jest naprzeciwko pozostałych stołów, ustawionych w kształcie litery U, jednocześnie się z nimi nie stykając. Wykorzystywane w każdego rodzaju spotkaniach[7].


Przebieg spotkania



Istotne jest to, aby spotkanie zacząć punktualnie. Pozytywnie wpłynie to na wizerunek firmy, a dodatkowo utwierdzi uczestników w przekonaniu, że przebiegnie ono zgodnie z planem. Prowadzący spotkanie powinien przedstawić jego uczestników, a gdy ich liczba jest zbyt duża, warto skorzystać z plakietek z nazwiskami. Nie ma potrzeby przedstawiania wszystkich również w przypadku, gdy spotkanie organizowane jest już nie po raz pierwszy. Prowadzący powinien zaprezentować program spotkania, jego cel i oczekiwany wynik. Osoba pełniąca tę funkcję powinna również czuwać nad czasowo odpowiednim przebiegiem spotkania oraz organizować stosowne przerwy. Na koniec natomiast, jej zadaniem jest dokonanie odpowiedniego podsumowania, w którym wspomni o omawianych kwestiach, podjętych ustaleniach, o tym kto będzie odpowiedzialny za ich realizację i do kiedy mają być ukończone.

Natomiast po spotkaniu należy:

  • opracować protokół (protokołu nie sporządzamy np. po konferencji),
  • rozliczyć finansowo konferencję,
  • wysłać protokół do osób biorących udział w zebraniu,
  • opracować wnioski i zalecenia wynikające z protokołu,
  • wydać polecenia dotyczące realizacji uchwał i kontrolować ich wykonanie[8].


Korzyści



Jeśli spotkanie biznesowe zostanie dobrze zorganizowane, wszystkie punkty obrad zrealizowane, a sama jego struktura i przebieg nie zmęczą zanadto uczestników, jest ono w stanie przynieść firmie wiele korzyści. Do istotniejszych należą:

  • poprawa wizerunku firmy,
  • poszerzenie działalności na inne rynki (regionalne, zagraniczne),
  • współpraca z firmami z większym Doświadczeniem, od których można się uczyć,
  • odnalezienie nowych źródeł finansowania np. poprzez współpracę ze sponsorami,
  • poznanie konkurencji,
  • redukcja strat,
  • poprawa polityki finansowej firmy[9].


Przyczyny porażek

Niektóre przyczyny porażek spotkań służbowych to:
  • brak przygotowania merytorycznego,
  • niejasne reguły podziału ról i obowiązków,
  • manipulacja, arogancja i poczucie o własnej nieomylności,
  • upieranie się dla zasady przy drugorzędnych kwestiach, uleganie przy kwestiach kluczowych,
  • odwoływanie się do drażliwych spraw,
  • ciągłe poprawianie partnera, zarzucanie kłamstwa, braku profesjonalizmu itp[10],
  • brakuje sprzętu pokazowego lub nie funkcjonuje on prawidłowo,
  • na tablicy korkowej nadal wiszą kartki obrazujące burzę mózgów poprzednich uczestników spotkania[11].


Zobacz też

Bibliografia

ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.