Cykl Deminga Przekierowano ze strony: Model PDSA ang. plan-do-check-act, plan–do–check–adjust, PDCA, Deming circle, Deming cycle, Deming wheel, plan-do-study-act, PDSA

Idea modelu PDCA polega na zastosowaniu odpowiedniego podejścia do realizacji działań i/lub procesów. W pierwszej kolejności powinniśmy ustalić, co chcemy osiągnąć - Zaplanuj (ang. Plan), następnie zrealizować to, co sobie zaplanowaliśmy - Zrealizuj (ang. Do), sprawdzić, czy wyniki naszych działań są zgodne z tym, co chcieliśmy osiągnąć - Sprawdzaj (ang. Check) i wprowadzić odpowiednie działania doskonalące, adekwatne do osiągniętych wyników sprawdzenia - Działaj/Usprawniaj(ang. Act).

Model PDCA spopularyzował dr W. Edwards Deming, który jest uważany przez wielu za ojca nowoczesnego zarządzania i kontroli jakości. Jednak Deming zawsze mówił o cyklu Shewhart-a. W późniejszym okresie Deming, zmodyfikował cykl PDCA do PDSA - Zaplanuj, Wykonaj, Badaj, Usprawniaj, ponieważ uważał, że sprawdzaj (ang. Check) podkreśla kontrolę wobec analizy.

Koncepcja PDCA jest oparta o naukową metodę, opracowaną na bazie prac Francisa Bacona (Novum Organum, rok 1620). Metoda naukowa może być zapisana jako "hipoteza" - "eksperyment" - "ocena" albo zaplanuj, wykonaj i sprawdź. Shewhart opisał produkcję pod "kontrolą" - pod statystyczną kontrolą - jako trzy stopniowy proces specyfikowania, produkcji i inspekcji. On również ściśle odnosił się do naukowego podejścia "hipotezy", "eksperymentu" i "oceny".

Shewhart mówił, że statystyk "musi się przyczynić do zmiany popytu (na towary) pokazując ... jak ograniczyć zakres tolerancji i poprawić jakość towarów." Shewhart-a chciał, aby analityk przechodził do podejmowania działań na podstawie wniosków z oceny. Deming podczas swoich wykładów w Japonii na początku lat 50-tych, z japońskimi uczestnikami skrócił kroki do obecnie tradycyjnego zaplanuj, wykonaj, sprawdzaj, usprawniaj. Deming preferował nazewnictwo "zaplanuj, wykonaj, zbadaj, działaj", ponieważ "badanie" ma bliższe konotacje z intencją Shewhart-a niż "sprawdzaj".

Podstawową zasadą metody naukowej i PDCA jest iteracja - raz potwierdzona (lub odrzucona) hipoteza, po ponownym przeprowadzeniu cyklu przyczynia się do dalszego rozszerzenia wiedzy. Powtarzanie cyklu PDCA może przybliżyć nas do celu, zazwyczaj poprawiając działanie i wynik.

W Six Sigma, cykl PDCA nazywany jest DMAIC "definiowanie, mierzenie, analiza, poprawianie, kontrola", gdzie iteracyjny charakter cyklu jest jawnie dodany do procedury DMAIC.

Model PDCA powinien być implementowany w sposób iteracyjny, spiralnie poszerzając wiedzę systemu, jednocześnie zbliżając się do celu z każdym kolejnym przejściem cyklu. Można to sobie wyobrazić jako otwarte sprężyny spiralne, gdzie każda pętla jest jednym cyklem metody - PDSA i każdy cyklu przynosi wzrost naszej wiedzy o systemie objętym badaniem. Podejście to opiera się na przekonaniu, że nasza wiedza i umiejętności mają ograniczenia, ale jest możliwa poprawa. Zwłaszcza na początku projektu, kluczowe informacje mogą być nie znane; metoda naukowa, cykl PDCA, dostarcza informacje zwrotne uzasadniając nasze przypuszczenia (hipotezy) i zwiększa naszą wiedzę. Zamiast wchodzenia na ścieżkę "paraliżu analitycznego", w oczekiwaniu uzyskania perfekcyjnego efektu od samego początku, lepszy jest dobry "mniej więcej" niż zupełnie zły. Dzięki poszerzaniu wiedzy, możemy wybierać pomiędzy udoskonaleniem a zmianą celu (stanu idealnego). Oczywiście, podejście PDCA może przybliżyć nas do dowolnie obranego celu.

Tempo zmian, czyli tempo poprawy, jest kluczowym czynnikiem konkurencyjności w dzisiejszym świecie. PDCA pozwala na wykonywanie dużych "skoków" w poprawie ( czy też "przełomowych", często pożądane w podejściu zachodnim), podobnie jak Kaizen (częste drobne usprawnienia).W Stanach Zjednoczonych podejście PDCA jest zwykle związane ze sporymi projektami angażującymi duże zasoby (zarówno czasu jak i ludzi), gdzie menedżerowie chcą zobaczyć duże "przełomowe" ulepszenia, aby uzasadnić włożony wysiłek. Jednakże, metoda naukowa jak i PDCA ma zastosowanie do wszystkich rodzajów projektów i działań naprawczych.

Planuj (ang. Plan)

Ustalić cele i procesy niezbędne do dostarczenia wyników zgodnie z oczekiwanym wynikiem końcowym (cel lub cele). Poprzez określenie oczekiwanego efektu, kompletności i dokładności specyfikacji co jest również częścią docelowej poprawy. O ile jest to możliwe, należy rozpocząć na małą skalę w celu przetestowania możliwych skutków.

Wykonaj (ang. Do)

Wdrożyć plan, uruchomić proces, wykonać produkt. Zbieranie danych do wykresów i analiz w następnym kroku "sprawdzaj" i "usprawniaj".

Sprawdzaj (ang. Check)

Analiza rzeczywistych wyników (mierzonych i zbieranych we wcześniej fazie "Wykonaj") i porównanie z oczekiwanymi rezultatami (celów lub zadań z fazy "Zaplanuj") sprawdzenie wszelkich różnic. Poszukiwanie odchyleń w realizacji od planu, a także zgodności/kompletności planu, aby umożliwić wykonywanie, czyli "Wykonaj". Wykresy danych mogą ułatwić zauważenie trendów w kilku cyklach PDCA oraz pomóc przetworzyć zgromadzone dane w informację. Informacja to jest to, czego potrzeba w następnym kroku "Usprawniaj".

Usprawniaj (ang. Act)

Zaleć działania korygujące w przypadku wystąpienia znaczących różnic między wynikami rzeczywistymi i planowanymi.Analiza różnic dla określenia ich przyczyn. Określ, gdzie zastosować zmiany, które uwzględnią udoskonalenie procesu lub produktu. Jeżeli przejście przez te cztery kroki nie zaowocuje potrzebą poprawy, można zmodyfikować zakres zastosowania PDCA tak, aby w kolejnej iteracji cyklu zwiększyć szczegółowość planowania i usprawniania lub zmienić etap procesu poddany atencji.

Cykl Deminga występuje w kilku wersjach:

Wersja popularna

To wersja najbardziej znana, PDCA, upowszechniona przez kręgi związane z zarządzanie przez jakość i normami ISO dotyczące zarządzania jakością. Według tej wersji cykl Deminga składa się z działań następujących po sobie w porządku logicznym (określenia najczęściej spotykane):

• Zaplanuj (ang. Plan) - zaplanuj lepszy sposób działania, lepszą metodę.
• Zrób (ang. Do) - zrealizuj plan na próbę.
• Sprawdź (ang. Check) - zbadaj, czy rzeczywiście nowy sposób działania przynosi lepsze rezultaty.
• Działaj (ang. Act) - jeśli nowy sposób działania przynosi lepsze rezultaty, uznaj go za normę (obowiązującą procedurę), zestandaryzuj i monitoruj jego stosowanie.

Wersja Deminga rok 1950

Deming prezentując na wykładach w Japonii na JUSE (ang. Union of Japanese Scientists and Engineers) liniowy model Shewhart-a, kładł bardzo silny nacisk na usprawnianie i w efekcie uzupełnił model o krok nazwany wówczas redesign jednocześnie zapętlając model stworzył cykl:

1. Design- Projektuj - zaprojektuj produkt przeprowadzając stosowne testy
2. Make - Wyprodukuj - testuj produkcję w warunkach laboratoryjnych, ale również na linii produkcyjnej.
3. Sale - Put on the market - Sprzedaj - wprowadź produkt na rynek, sprzedaj klientom.
4. Test - Sprawdź - zweryfikuj użyteczność produktu, wykorzystaj w tym celu badania rynkowe, zbierz opinie klientów, zapytaj tych, którzy nie kupili o powody ich decyzji
5. Re-design- przeprojektuj produkt uwzględniając opinie runku, parametry jakościowe i cenę.

Powtarzaj cykl zgodnie z wyżej opisanymi krokami.

Wersja rok 1951- interpretacja japońska

Imai Masaaki - światowy ekspert kaizen, nazywany guru lean i architektem ciągłego doskonalenia, autor później wydanej książki KAIZEN: Klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii, opierając się na informacjach przekazywanych przez Deminga w trakcie wykładów na JUSE, wprowadził nazewnictwo PDCA i pokazał korelację z modelem Deminga:

• Plan - Design - projektowanie produktu koresponduje z fazą planowania w zarządzaniu
• Do - Make - produkcja koresponduje z tworzeniem, opracowaniem produktu, który został zaprojektowany
• Check - Sale - Sprzedaż obrazuje weryfikację satysfakcji klienta
• Action - Research - Jeżeli występują reklamacje lub pojawiają się zażalenia, wnioski należy uwzględnić w kolejnym cyklu planowania.

W efekcie pojwiła się wersja modelu PDCA jak na rysunku obok. Model PDCA podkreśla, że unikanie nawracających błędów jest możliwe poprzez stabilizację standardów, którą osiąga się przez stałe ich poprawianie. Ishikawa dowodził, że Jeżeli standard lub regulacja nie podlega przeglądowi przez 6 miesięcy to dowód na to, że nikt go nie stosuje na poważnie

Wersja rok 1986 - cykl PDSA

W. Edwards Deming w ostatnich latach życia zgłaszał zastrzeżenia do interpretacji trzeciego kroku cyklu, która jest zbyt uproszczona i nie ujmuje sensu metodyki tzw. projektowania eksperymentalnego (Design of Experiments, w skrócie DOE). W oryginalnej wersji, proponowanej przez Edwardsa Deminga, w drugim i trzecim kroku tej metody występuje intensywne eksperymentowanie w celu dogłębnego zrozumienia procesu. W związku z tym Edwards Deming oponował zdecydowanie przeciwko nazywaniu trzeciego kroku "Check" (sprawdź). Proponował różne inne określenia, które najtrafniej wydaje się oddawać słowo "Study" (badaj, usiłuj zrozumieć).

Ostatnio, zgodnie z intencjami Deminga, oryginalny standard został przywrócony - coraz częściej w praktyce i w literaturze można spotkać nazwę PDSA, w miejsce używanej do niedawna nazwy PDCA.:

• Zaplanuj (ang. Plan): planuj każdą zmianę z wyprzedzeniem. Przeanalizuj obecną sytuację oraz potencjalne skutki zmian zanim jakiekolwiek podejmiesz. Z góry przemyśl, co powinieneś zmierzyć, aby przekonać się, czy zrealizowałeś swój zamiar. Zaplanuj pomiar, jako jeden z elementów realizacji zmiany. Myśl o pomiarze aż do następnego kroku (przez cały okres planowania). Opracuj plan wdrożenia zmiany, zadbaj przy tym o pełną obsadę tego przedsięwzięcia właściwym personelem oraz zaangażuj właścicieli procesów.
• Wykonaj, Zrealizuj (ang. Do): przeprowadź pilotażowe wdrożenie zmiany w małej skali, w kontrolowanych warunkach (tzn. najpierw przeprowadź eksperyment, bądź zbuduj prototyp).
• Zbadaj (ang. Study): Gruntownie przeanalizuj rezultaty eksperymentu. Wyprowadź wnioski - co zebrane dane mówią na temat skuteczności próbnego wdrożenia?
• Zastosuj, Usprawniaj (ang. Act): podejmij właściwe działania, aby wdrożyć/poprawić standard takiego procesu, który wytworzył rezultaty najbardziej pożądane.

Wersja rozszerzona - Kaizen

Kaizen jest koncepcją ciągłego doskonalenia, usprawniania. Polega ona na zaangażowaniu wszystkich pracowników organizacji, niezależnie od szczebla, w stałe poszukiwanie pomysłów udoskonalenia wszystkich obszarów organizacji. Systematyczność podejścia wymaga pracy w cyklu PDCA oraz zmusza ludzi nie tylko do identyfikacji problemów, lecz również do rozróżniania objawów od przyczyn, analizowania przyczyn, wdrażania i testowania nowych przedsięwzięć i w końcu ustalenia nowych standardów i procedur. Jest to zgodne z jedną z 10 zasad Kaizen: Problemy stwarzają możliwości.

Kaizen zajmując się problemem rozszerza dwa etapy cyklu PDCA - Zrealizuj (ang. Do) oraz Sprawdzaj (ang. Check) tworząc jakby podproces PDCA:

• Zdefiniuj, zidentyfikuj problem (ang. Problem finding) - jeżeli coś zostanie zrobione w fazie Zrealizuj należy przeanalizować co działa dobrze, a co nie działa, gdzie są potencjalne problemy i jakie są ich przyczyny.
• Wyjaśnij (ang. Display) - zwizualizuj problem, znajdź możliwe przyczyny źródłowe, pomocne podejście diagram przyczynowo - skutkowy.
• Wyczyść (ang. Clear) - opisz problem, co było przyczyną problemu i co się wydarzyło w wyniku problemu, znajdź rozwiązanie problemu
• Przyjmij (ang. Acknowledge) - na tym etapie należy zrozumieć problemy i przyjąć ich rozwiązania, a także zakomunikować zainteresowanym stronom przeprowadzone analizy, wynikające z nich konkluzje oraz działania, które zostały podjęte lub należy podjąć. W tym miejscu następuje powrót do kolejnego etapu w tradycyjnym modelu PDCA.

Od początku lat 60-tych idea modelu PDCA rozwijała się w kilku kierunkach dając podstawy obecnie stosowanym metodom poprawy i kontroli jakości oraz metodom i narzędziom zarządzania.

Ishikawa przedefiniował pierwotną wersję cyklu PDCA włączając potrzebę określenia celów i zadań oraz metod ich osiągania w zaplanowanych krokach. Fazę Zrealizuj (ang. Do) rozszerzył o szkolenia i edukację realizowane wspólnie z implementacją. Ishikawa podkreślał również znaczenie kontroli i okresowych przeglądów dla utrzymywania aktualności standardów oraz uwzględnianie zdania i opinii klientów, tym samym zapewniając wkład w określanie wymagań w kolejnych cyklach procesu. W całej organizacji powinna funkcjonować koncepcja kanri kryjąca się za terminem kontrola.

Lilrank i Kano wskazują 7 podstawowych narzędzi japońskiego podejścia do kontroli jakości: listy kontrolne (ang. check sheet), histogramy, Diagram Pareto, Diagram Ishikawy (ang. fishbone diagram), schematy, metoda wykresu punktowego (ang. scatter diagram) oraz Stratyfikacja. Narzędzia te wspólnie z modelem PDCA dały podstawy dla rozwoju metody Kaizen w Japonii.

W 1986 roku Deming przedstawił kolejną wersję modelu PDCA. Model przeznaczony dla nauki i usprawniania produktu lub procesu kładzie większy nacisk na analizę pomiarów - studiowanie, stąd skrót PDSA. Dalsza ewolucja modelu PDSA zaowocowała opracowaniem w 1996 roku modelu usprawniania. Cykl PDSA pomaga w uzyskaniu odpowiedzi na trzy pytania:

1. Co chcemy osiągnąć?
2. Skąd wiemy, że zmiana będzie usprawnieniem?
3. Jakie zmiany możemy wprowadzić w celu poprawy?