Mapowanie procesów ang. Business Process Mapping, BPM

Mapowanie procesów biznesowych
Technika
Zarządzanie jakością
TwórcaFrank Gilbreth
Powstanie1921 r.


Mapowanie procesów - technika polegająca na graficznym przedstawieniu funkcjonowania procesu lub zespołu procesów/operacji i ich wzajemnych powiązań. Do opisu poszczególnych elementów mapy procesu stosuje się odpowiednie symbole graficzne.

Spis treści

Zastosowanie

Mapowanie procesów jest niezbędne dla spełnienia wymagań normy, a także dla skutecznego i efektywnego funkcjonowania organizacji.Kaplan twierdził, że: "mierzenie jest istotne, a jeśli nie można czegoś zmierzyć, nie można tym zarządzać".

Opis

Mapowanie procesów jest to graficzne przedstawienie procesu bądź zespołu procesów wraz z ich wzajemnymi powiązaniami. Umożliwia przedstawienie w formie najczęściej graficznej wszystkich działań i powiązań w organizacji. Mapowanie procesów jest jednym z elementów umożliwiającym dalszy rozwój pod kątem wdrożenia systemu zarządzania, przeprowadzenia analiz FMEA procesu, czy wprowadzenia do produkcji nowych wyrobów. Mapowanie procesów umożliwia realizację podejścia procesowego, jest jednym z elementów tego podejścia i początkiem do dalszego doskonalenia.

Mapowanie procesów przebiega w dwóch zasadniczych etapach. Pierwszym z nich jest identyfikacja procesów. Identyfikacji tej można dokonać dwoma metodami:
  • Metodą odgórną (ang. top-down), gdzie w pierwszej kolejności określa się ogólna działalność organizacji wraz z jej celami, a następne przechodzi się do uszczegółowienia wskazanych elementów.
  • Metodą oddolną (ang. bottom-up), bardziej czasochłonną, jednak dokładniejszą, która polega na analizie wykonywanych w organizacji czynności i na podstawie nich formułowanie przebiegających procesów.


Po dokładnej identyfikacji procesów należy przejść do ich pogrupowania. Spotyka się grupowanie na procesy zarządzania związane z misją, celami, strategią i pozycją na rynku, na procesy główne związane z tworzeniem rezultatów organizacji, oraz na procesy wspomagające związane z klientem wewnętrznym, np. rekrutacja, zaopatrzenie, zarządzanie infrastrukturą.

Zalety

Przyjazny dla użytkownika sposób opisu procesu pozwalający na lepsze zrozumienie zarówno specjalistom jak i osobom postronnym.

  • symbole stosowane w mapie procesów są znane w wielu krajach co znakomicie ułatwia komunikacie pomiędzy różnymi organizacjami z różnych stron świata.
  • identyfikowanie kluczowych operacji w danym procesie oraz określenia niezbędnych wejść i wyjść w danej operacji.
  • identyfikacja operacji zbędnych (nie przynoszących wartości dodanej) takich jak składowanie półproduktów pomiędzy operacjami, transport wewnętrzny itp.
  • mapowanie procesów jest jednym z pierwszych elementów wielu innych działań (wdrożenia systemu zarządzania jakością, wdrożenia nowych wyrobów do produkcji, analizy FMEA procesu czy Lean manufacturing).
  • mapowanie procesów może być przydatne w niektórych problemach jakościowych gdzie ważne jest zrozumienie sekwencji poszczególnych operacji i identyfikacji operacji w której problem może występować.

Charakterystyka

Definicja procesu powinna obejmować:
  • początek i koniec procesu,
  • strukturę procesu,
  • wejścia i wyjścia,
  • dostawców i klientów,
  • właściciela procesu,
  • kryteria oceny,
  • wpływ na wynik całości organizacji,
  • mierniki,
  • narzędzia pomiaru i oceny,
  • kryteria i metody sterowania, w tym sprzężenia zwrotne,
  • zasoby i odstępstwa,
  • dokumentacje procesu i jego przebiegu(1).


Pożądany wynik osiąga się z większą efektywnością, gdy działania i związane z nimi zasobami są zarządzane jako proces.(2)Na tym polega istota podejścia procesowego - jednej z ośmiu zasad zarządzania jakością. System zarządzania jakością można podzielić na szereg procesów, wzajemnie ze sobą powiązanych. Podejście procesowe ma na celu tworzenie procesów występujących w organizacji i takie ich kształtowanie, aby ich efektywność i skuteczność były jak najwyższe (3).

Aby zidentyfikować proces należy określić : cel, wejście, wyjście, wskaźnik (miernik) oraz właściciela.Proces składa się z powiązań między klientami wewnętrznymi, jednak wejścia i wyjścia procesów mogą być związane z klientami zewnętrznymi.

Wejścia i wyjścia mogą być materialne i niematerialne. Do najczęściej spotykanych powiązań między procesami (wejść i wyjść) można zaliczyć: surowce, półprodukty, wyroby końcowe, energię, informację oraz środki finansowe.W rzeczywistości organizacje, tworząc mapę procesów, dzielą procesy w różny sposób, różnie też je nazywają.

Rodzaje procesów

Najczęściej procesy występujące w organizacji dzieli się na:
  • procesy zarządcze,
  • procesy główne,
  • procesy pomocnicze.


Do procesów głównych w typowym przedsiębiorstwie produkcyjnym zwykle zaliczyć można:
  • zakupy,
  • projektowanie,
  • produkcja,
  • sprzedaż.


Procesami pomocniczymi mogą być:
  • utrzymanie ruchu,
  • transport wewnętrzny,
  • nadzór nad sprzętem kontrolno-pomiarowym.


Procesy zarządcze to m. in.:
  • planowanie,
  • zarządzanie personelem,
  • przegląd systemu czy
  • audyty wewnętrzne(5).


Tworzenie mapy procesów

Mapa procesów w ujęciu ogólnym wyodrębnia procesy i ważniejsze podprocesy. Podproces, to wydzielona część procesu, która ze względu na swój charakter oraz odrębność od innych części, może być traktowana jako odrębny, mniejszy proces (np. w procesie rekrutacji dużej firmy można wydzielić podproces adaptacji pracowników). Nie ma jednego standardu tworzenia mapy. Najczęściej pokazuje ona przepływy informacyjne lub materialne pomiędzy procesami.

Uwaga: Niektórzy autorzy błędnie piszą o mapie procesu (jednego). Taki rysunek składa się nie z procesów, a z zadań. Jest wobec tego wykresem blokowym, a nie mapą procesów.

Symbole graficzne

Istnieje wiele symboli graficznych opisujących poszczególne elementy w mapie procesu. W zależności od specyfiki danej organizacji w której jest dana mapa procesu stosowana można spotykać rożne symbole (np. przemysł samochodowy zazwyczaj stosuje nieco inne symbole niż branża IT). W tym artykule przedstawione są dwie grupy stosowanych symboli.

Poniższe symbole są zazwyczaj stosowane w opisywaniu procesów produkcyjnych:

Pobranie materiału z magazynu, odbiór dostawy
Magazynowanie, składowanie
Operacja (np. frezowanie CNC)
Kontrola (np. odczyt wskazań miernika, pomiar itp.)
Operacja + kontrola
Decyzja (kontrola, test itp.)
Oczekiwanie, opóźnienie
Transport (wewnętrzny, zewnętrzny itp.)


Poniższe symbole są zazwyczaj stosowane do opisów procesów biznesowych lub administracyjnych:

Dana, infromacja, materiał wejściowy lub wyjściowy
Proces, operacja, działanie
Decyzja, test, inspekcja
Operacja ręczna
Dokument, zapis do bazy
Konektor (pomiędzy poszczególnymi stronami mapy procesu)
Terminator (początek lub koniec mapy)

Granice mapy

Najpierw należy określić granice mapy. Gdzie jest początek i koniec procesu

Rysowanie mapy procesów

Do wykonania mapy procesu można zastosować wiele narzędzi od zwykłej kartki z ołówkiem poprzez oprogramowanie typu Office, aż po specjalnie do tego celu stworzone oprogramowanie.

Kolejno rysuje się poszczególne operacje w danym procesie i następnie łączy je ze sobą za pomocą strzałek. Podczas wykonywania mapy procesów niektóre elementy czasem są pomijane. Często pomija się:

  • Transport międzyoperacyjny
  • Składowanie pomiędzy operacjami
  • Postępowanie z wyrobem niezgodnym (naprawa po teście / kontroli)
  • Procesy, które nie wymagają działania maszyn lub ludzi ale muszą być nadzorowane. Na przykład utwardzenie się kleju, schnięcie lakieru itp.


Z każdej operacji powinno być jedno wyjście. Jeżeli jest inaczej to należy zastosować symbol decyzji i właściwie rozdzielić wyjście.Poniższy przykład przedstawia poprawne i niepoprawne wykonaną mapę.



Przykładowy proces decyzyjny.Np. testy lub inspekcja wyrobu stwierdza wady wówczas:
  • ścieżka materiału niezgodnego;
  • naprawa;
  • ponowne sprawdzanie po naprawie.




Przykładowa mapa procesu



Po narysowaniu mapy procesu należy porównać ją z rzeczywistym procesem i potwierdzić, że poszczególne operacje są właściwie i we właściwej kolejności opisane. Można też sprawdzić poprawność mapy w praktyce, np z mapą procesu "w ręce" przejść przez kolejne operacje.

Podczas opracowania mapy procesu należy określić poziom szczegółowości.

Mniej szczegółową mapę tworzy się do przedstawienia ogólnych zasady funkcjonowania procesu (np. dla Klienta czy kierownictwa), gdzie ważne jest ogólne zrozumienie funkcjonowania procesu.

Bardziej szczegółową mapę stosuje się podczas wdrożenia nowych wyrobów do produkcji lub gdy poszukiwana jest przyczyna problemu w procesie, w którym występuje wiele operacji (łączenie z transportem wewnętrznym itp.).

Zobacz też

Linki zewnętrzne

Bibliografia

  • S. Wawak: Zarządzanie jakością. Teoria i Praktyka, Helion, Gliwice 2006
  • PN-EN ISO 9004:2000 System zarządzania jakością, PKN, Warszawa 2000
  • A. Harmol, M. Mantura: Zarządzanie jakością. Teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2002
  • A. Gruszka, E. Niegowska: Komentarz do norm ISO 9000:2000, Polski Komitet Normalizacyjny, Warszawa 2001
  • T. Sikora: Zarządzanie jakością według norm ISO serii 9000:2000, Wyd. Akademii Ekonomicznej, Kraków 2005
ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.