Księgi rachunkowe ang. account books

Księgi rachunkowe – księgi prowadzone na podstawie dowodów księgowych, ujmujące zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Są to podstawowe instrumenty księgowości przedsiębiorstwa. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wpisać każde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie.

Spis treści

Opis

Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, tworzących dzienniki, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.

Księgi rachunkowe można prowadzić w siedzibie jednostki lub zlecić ich prowadzenie innemu, uprawnionemu do tego podmiotowi.

W sytuacji prowadzenia ksiąg poza jednostką, kierownik jednostki musi[1]:
  • powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia ich wydania poza siedzibę jednostki,
  • zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontrolne.


Otwieranie i zamykanie ksiąg

Otwarcia ksiąg rachunkowych dokonuje się na[2]:
  • dzień rozpoczęcia działalności,
  • początek każdego następnego roku obrotowego,
  • dzień zmiany formy prawnej, połączenia lub podziału jednostki,
  • dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego.


Księgi otwiera się w ciągu 15 dni od dnia wymienionych zdarzeń. Otwarcia ksiąg rachunkowych pod datą rozpoczęcia działalności dokonuje się przez wprowadzenie do ewidencji księgowej stanu aktywów i pasywów, potwierdzonego spisem z natury rzeczowych składników majątku i gotówki (inwentaryzacja).

Księgi rachunkowe zamyka się na[3]:
  • dzień kończący rok obrotowy,
  • dzień zakończenia działalności, w tym również sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,
  • dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości.


Księgi zamyka się nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia tych zdarzeń. Ostateczne zamknięcie ksiąg jednostki powinno być dokonane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Rodzaje ksiąg

Księgi rachunkowe obejmują[4]:
  • dziennik,
  • księgę główną
  • księgi pomocnicze (ewidencji analitycznej),
  • Zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych,
  • wykaz składników aktywów i pasywów.


Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części są równoważne z księgami papierowymi. Warunkiem utrzymywania ksiąg elektronicznych jest posiadanie oprogramowania umożliwiającego wydrukowanie danych lub przeniesienie ich na informatyczny nośnik danych[5].

Dziennik

Dziennik służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy[6].

Księga główna

Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej[7].

Księgi pomocnicze

Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej[8].

Konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) prowadzi się w szczególności dla[9]:

Zestawienia

Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej, na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządza się zestawienie obrotów i sald, zawierające[10]:
  • symbole lub nazwy kont,
  • salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
  • sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.


Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.

Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (lub częściej) sporządza się też zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów[11].

Wykaz składników aktywów i pasywów

Wykaz składników aktywów i pasywów, czyli tzw. inwentarz, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia saldkont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Pozycje inwentarza sporządzonego przez jednostki, które nie prowadziły uprzednio ksiąg rachunkowych, powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia[12].

Zobacz też

Linki zewnętrzne

Bibliografia

ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.