Inicjowanie projektu (PRINCE2) ang. initiating a project (IP)

Inicjowanie projektu
proces
PRINCE2
Logo PRINCE2


Inicjowanie projektu (IP) - proces, który umożliwia Komitetowi Sterującemu przez Zarządzanie strategiczne projektem zadecydowanie o tym, czy projekt jest wystarczająco zbieżny z celami organizacji lub programu, aby zatwierdzić jego kontynuację. Aby projekt uzyskał akceptację musi być starannie zaplanowany w sposób wystarczająco precyzyjny, aby uzyskać jednakowe zrozumienie, co do tego, jak mają być zrealizowane jego cele. Wymaga to szczegółowego szacowania pracochłonności i kosztów. Wszystkie te parametry stanowią podstawę do zdefiniowania głównego dokumentu procesu, tj. Dokumentacji Inicjowania Projektu (DIP), która musi zostać zaakceptowana przez Komitet Sterujący zanim etap realizacji zostanie uruchomiony.

Spis treści

Kontekst

Organizacja może również przyjąć inną kolejność procesów PRINCE2 i przejść bezpośrednio od przygotowywania projektu do sterowania etapem. Wówczas Komitet Sterujący może być zmuszony przeznaczyć na projekt znaczne nakłady finansowe nie rozumiejąc w pełni, w jaki sposób mają zostać osiągnięte jego cele. Podejmowanie dalszych czynności bez jednoznacznego określenia tych kwestii uznawane jest według PRINCE2 za ryzykowne.

Wszelkie czynności w ramach procesu Inicjowania projektu wymagają dalszych rozważań, jeśli relacja pomiędzy klientem a dostawcą ma charakter komercyjny (np. powody dla realizacji projektu ujęte w uzasadnieniu biznesowym z perspektywy dostawcy mogą się różnić od tych przedstawionych z perspektywy klienta).

! Osobny artykuł: Dostosowanie (PRINCE2)

Ponadto, w trakcie procesu Inicjowania projektu Kierownik Projektu będzie tworzył szereg produktów zarządczych wymaganych na poszczególnych poziomach sterowania określonych przez Komitet Sterujący. Sposób, w jaki Komitet Sterujący będzie dokonywał przeglądu i zatwierdzenia tych produktów (tzn. czy każdy z osobna czy wszystkie razem) powinien zostać uzgodniony w ramach realizacji Planu Etapu Inicjowania projektu.

Opis

Intencją tego procesu jest ustanowienie solidnych podstaw projektu tak, aby przed zaangażowaniem się w jego realizację i poniesieniem znaczących kosztów organizacja miała jasność co do tego, jaka praca musi być wykonana w celu dostarczenia produktu projektu.

Aby osiągnąć tak określony cel należy zapewnić jednakowe rozumienie poniższych kwestii:
  • powody, dla których realizowany jest projekt, łącznie z oczekiwanymi korzyściami oraz związanym z tym ryzykiem
  • zakres prac do wykonania oraz produkty, które projekt ma dostarczyć
  • jak, kiedy i po jakim koszcie mogą być one dostarczone
  • kto będzie zaangażowany w procesy decyzyjne w ramach projektu
  • w jaki sposób osiągnięta zostanie wymagana jakość projektu
  • jak będą ustanowione i sprawdzane poziomy odniesienia
  • jak określone, ocenione i skontrolowane zostaną ryzyka, zagadnienia, zmiany
  • w jaki sposób odbędzie się monitorowanie i kontrola poczynionych postępów
  • kto potrzebuje informacji, w jakiej formie i o jakim czasie
  • w jaki sposób przyjęta przez organizację (lub program) metoda zarządzania projektem zostanie dostosowana do jego potrzeb


Podprocesy

Proces inicjowania projektu dzieli się na kilka skupionych na osobie Kierownika Projektu czynności (podprocesów), do których należą:

Czynności związane z przygotowaniem poszczególnych strategii dla projektu mogą być wykonywane równolegle, jednak zaleca się, aby Strategia Zarządzania Komunikacją opracowywana była jako ostatnia, ponieważ musi zawierać w sobie także elementy komunikacji wymagane dla pozostałych strategii.

Wymienione powyżej cztery strategie - zarządzania konfiguracją, ryzykiem, jakością i komunikacją opracowywane są na podstawie strategii, praktyk i standardów przyjętych przez korporację lub program, z którymi projekt musi być zgodny oraz oczekiwań klienta ujętych w opisie produktu projektu. Kiedy strategie zostaną już określone, można przejść do ustanowienia elementów sterowania oraz stworzenia Planu Projektu.

Wykonanie tych czynności pozwala na osiągnięcie pełnego zrozumienia odnośnie szacowanego czasu i kosztów potrzebnych do wytworzenia produktów projektu oraz zarządzanie nim; dlatego też dopiero wtedy można doprecyzować uzasadnienie biznesowe projektu.

Ostatnią czynnością w ramach Inicjowania projektu jest zestawienie Dokumentacji Inicjowania Projektu, która stanowi kompilację dokumentacji zebranej w trakcie tego procesu niezbędną do uzyskania od Komitetu Sterującego zgody na dalsze prace nad projektem.

Skalowalność

Podobnie jak w przypadku przygotowywania projektu, jeżeli projekt jest częścią programu, nakład pracy włożonej w proces jego inicjowania ulega znaczącemu zmniejszeniu.

Może się również zdarzyć, że Dokumentacja Inicjowania Projektu będzie już gotowa i wówczas czynności w ramach tego procesu ograniczą się jedynie do przygotowania następnego Planu Etapu. Nie zwalnia to jednak Kierownika Projektu z odpowiedzialności za kompletność i jakość dostarczonych w ramach tego procesu produktów.

Dla małych projektów zrealizowanie podprocesu dotyczącego wyboru Formuły Realizacji Projektu i zebrania jego podstawowych założeń może okazać się wystarczające do zrealizowania Etapu inicjowania (wraz z Planem Projektu i planem kolejnego etapu). Możliwe jest także uzgodnienie z Komitetem Sterującym, że zarówno Przygotowanie projektu (PP), jak i Inicjowanie projektu (IP) zostaną połączone w jeden wspólny proces.

Zobacz też

Pozostałe procesy w ramach PRINCE2:

Linki zewnętrzne

Oficjalna strona PRINCE2

Bibliografia

Znaki towarowe

  • PRINCE® and PRINCE2® are registered trade marks of the Cabinet Office;
ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.