Group-Team-Ware

Group-Team-Ware (Groupware) – metoda wspomagania rozwoju wiedzy w organizacji. Jej istota sprowadza się do komputerowego wspomagania pracy zespołowej i komunikacji (ang. collaborative software). Wykorzystanie komputerów i specjalistycznego oprogramowania ułatwia rozwiązywanie złożonych problemów w o wiele krótszym czasie i bardziej efektywnie.

Komputerowe wspomaganie pracy zespołowej

Praca zespołowa wspomagana komputerowo jest procesem, w którym jego członkowie otrzymują zadanie do wykonania. Punktem wyjścia jest zapoznanie się z niedopracowanymi danymi, które opisują pewne aspekty rozwiązywanego problemu. Powołany zespół ma za zadanie dokonać przekształcenia tych danych w taki sposób, aby można je było wykorzystać do pewnego modelu (np. algorytmu), który ma umożliwić uzupełnianie, selekcję oraz przetwarzanie informacji. W ostateczności uzyskuje się tzw. wyjście, czyli zespołową decyzję lub jakiś projekt.

Pomimo iż jest to koncepcja nowa to M. Ader zaproponował metodykę stosowania Group-Team-Ware podczas rozwiązywania konkretnego już problemu zarządzania. Etapy stosowania tej metody to: tworzenie, porządkowanie i ustalanie priorytetów oraz decydowanie. W pierwszej fazie zespół dzieli tablicę elektroniczną widzianą przez każdego członka na strefy tematyczne. Następnie członkowie grupy wpisują swoje propozycje rozwiązania problemu w dowolnej kolejności. W fazie porządkowania analizuje się użyte słowa (ich znaczenie) i częstotliwość ich wykorzystania co umożliwia przypisywanie poszczególnym pomysłom odpowiednich kategorii. Następnie każdy z członków grupy ustala wagę i ocenę każdego pomysłu dzięki czemu uwidacznia się syntetyczny obraz pracy zespołu. Faza decydowania polega na elektronicznym głosowaniu, podczas którego każdy głosuje nad wybranym rozwiązaniem a wyniki widoczne są na dużym ekranie przez co wszyscy mają możliwość udziału w rozwiązywaniu problemu a wykorzystywany sprzęt informatyczny znacznie skraca czas zebrania wspomaganego metodą Group-Team-Ware.

Komputerowe formy wspomagania pracy zespołowej mają na celu zorganizowanie spotkań członków grupy projektowej w czasie i przestrzeni oraz wykorzystanie środków ułatwiających komunikację. Chodzi tu przede wszystkim o takie formy komunikacji jak: zebrania wspomagane komputerowo, prezentacje, telekonferencje i videokonferencje, poczta elektroniczna, konferencje komputerowe, bazy danych czy Internet.

Wykorzystanie metody Group-Team-Ware

Metoda Group-Team-Ware ułatwia współpracę pracowników różnych komórek organizacyjnych gdyż pozwala pokonać opór a także umożliwia swobodną wymianę informacji i pomysłów między członków zespołu np. projektowego. Odpowiedni software i dostęp do sieci umożliwia intensywną komunikację członków grupy a przede wszystkim skraca czas rozwiązywania problemu oraz podnosi jakość projektów i decyzji. Dzięki zastosowaniu tej metody podczas tworzenia projektu można zintegrować kilka czynności biurowych takich jak komunikowanie, tworzenie nowych dokumentów czy udostępnianie informacji. Np. program Capture Lab umożliwia wskazanie kwestii spornej, która hamuje proces rozwiązania problemu. Jest to zarazem podstawa do spotkania członków zespołu, którzy mają za zadanie przedyskutować problem i zaproponować propozycje rozwiązania korzystając ze swoich indywidualnych stacji roboczych.

Metoda ta ma różnorakie praktyczne zastosowanie np. wspólna redakcja kontraktu menedżera ds. marketingu z prawnikiem drogą elektroniczną bez opuszczania stanowisk pracy czy też wspomaganie decyzji zarządzania polegające na ustalaniu wspólnego budżetu między filiami korporacji międzynarodowej metodą kontaktów audialnych i wizualnych dzięki zastosowaniu odpowiedniego software, dzięki czemu skraca się czas i koszt podjęcia wspólnej decyzji. Takich konkretnych przypadków zastosowania metody groupware można podać więcej, niemniej jednak metoda ta jest instrumentem walki z anonimowością pracownika poprzez wyeksponowanie projektu wraz ze wskazaniem jego autorów.

Bibliografia

  • Magdalena Duda: Group-Team-Ware, Encyklopedia zarządzania
  • Collaborative software, Wikipedia en
  • Mikuła B., Pietruszka-Ortyl A., Potocki A., Zarządzanie przedsiębiorstwem XXI wieku. Wybrane koncepcje i metody, Difin, 2002
ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.