Faktura elektroniczna ang. electronic invoice

Faktura elektroniczna, (e-faktura) – faktura w formie elektronicznej, a nie papierowej. Znajduje coraz częstsze zastosowanie w działalności biznesowej z uwagi na możliwość przyspieszenia procedur i obniżenia kosztów.

Spis treści

Podstawa prawna

4 sierpnia 2005 roku weszło w życie rozporządzenie Ministerstwa Finansów o fakturach elektronicznych. Rozporządzenie to wdraża postanowienia dyrektywy Rady UE 2001/115/WE z dnia 20 grudnia 2001 roku zmieniającej dyrektywę 77/388/EWG w celu uproszczenia, modernizacji i harmonizacji ustanowionych warunków fakturowania w zakresie podatku od wartości dodanej (DzUrzUEL.15/24 z 17 stycznia 2002).

Zgodnie z rozporządzeniem, do przesyłania, udostępniania odbiorcom i przechowywania wystawianych faktur w formie elektronicznej faktur stosuje się elektroniczne urządzenia do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywanie danych oraz techniki teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Zalety

Do podstawowych zalet stosowania elektronicznej formy faktur możemy zaliczyć:
  • uproszczenie procedur przepływu faktur między przedsiębiorstwami,
  • znaczny spadek kosztów przechowywania i obiegu dokumentu, papieru, przesyłek (w krajach UE koszt wystawienia faktury elektronicznej jest 8 razy mniejszy),
  • oszczędność czasu,
  • wysokie bezpieczeństwo z uwagi na podpis elektroniczny.


Rodzaje

Faktura jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż. Wyróżniamy następujące rodzaje:
  • ze względu na handel, faktury:
    • Konsularne
    • Handlowe
    • Pro-forma
  • ze względu na podatki, faktury:
    • VAT
    • Korygujące
    • Rachunki uproszczone
    • Rachunki
    • Rachunki korygujące
    • Duplikaty


Więcej o rodzajach faktur w artykule Faktura.

Zastosowanie

Rozporządzenie wprowadziło do polskiego prawa instytucję faktury elektronicznej, która może być wystawiana, przesyłana i przechowywana w formie elektronicznej pod warunkiem, że autentyczność jej pochodzenia i integralność jej treści jest zagwarantowana:
  • bezpiecznym podpisem elektronicznym - w rozumieniu art. 3 pkt. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450 z późń. Zm.) weryfikowanym za pomocą wyraźnego kwalifikowanego certyfikatu,
  • stosowaniem procedur zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność danych - w przypadku wymiany danych elektronicznych (Systemy EDI) zgodnej z europejskim modelem wymiany danych.


Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Faktury mogą być wystawiane i przeczytane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. Podobnie w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury - wystawca faktury traci prawo do wystawienia i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie o wycofaniu akceptacji. W praktyce nic nie stoi na przeszkodzie, aby faktury w postaci elektronicznej były przesyłane niezwłocznie po otrzymaniu akceptacji lub nieprzesyłane po wycofaniu akceptacji.

Rzetelność danych zamieszczonych w fakturze zapewnia:
  • bezpieczny elektroniczny podpis (pomimo że papierowe faktury odręcznego podpisu nie wymagają) - przypisany jest do osoby, która składa podpis. Jest obecnie wydawany przez 4 firmy wpisane do rejestru w Ministerstwie Gospodarki,
  • możliwość przesyłania faktur za pomocą modelu EDI (wymiana danych elektronicznych), jednak wystawca ma obowiązek dostarczyć odbiorcy papierową fakturę zbiorczą, która jest podsumowaniem e-faktur przesłanych w danym miesiącu. Metoda ta jest stosowana raczej przez duże przedsiębiorstwa i nie znajduje znacznego zastosowania w praktyce(w porównaniu do e-podpisu).

Przechowywanie

Podatnik jest zobowiązany do przechowywania na terytorium kraju faktur przesłanych w formie elektronicznej, które wystawił lub otrzymał. Na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej musi również umożliwić natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do przechowywanych faktur, w szczególności podatnik powinien umożliwić udokumentowany pobór i wykorzystanie faktur przez te ograny oraz czytelność faktur, z zastrzeżeniem par. 6 ust. 2 rozporządzenia.

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Możliwa jest dowolna forma przechowywania (przez dostawcę i odbiorcę) elektronicznych faktur. Ważne jedynie, aby w razie potrzeby okazać je na wezwanie odpowiednich organów podatkowych w formacie, w jakim została wystawiona i przesłana, bez żadnych ingerencji. Ograniczeniem jest zgodność z normami, które zostały ustalone w ustawie o podpisie elektronicznym i umowie o modelu EDI a także obowiązek przechowywania faktur na terenie danego kraju (istnieje możliwość przechowywania na terenie państwa należącego do UE pod warunkiem, że poinformuje się o tym uprzednio na piśmie naczelnika urzędu skarbowego). Czas przechowywania nie różni się niczym w porównaniu do faktur konwencjonalnych, tzn. do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy nie określają ani treści faktury ani formy.

Faktury korygujące

Faktury korygujące i duplikaty do faktur wystawianych drogą elektroniczną przesyła się w tej samej formie. Jeżeli pojawią się przeszkody natury technicznej lub formalnej, należy wystawić ten dokument w formie papierowej, zaznaczając, że dotyczy on faktury wystawionej elektronicznie.

Kontrola

Podatnik ma obowiązek:
  • umożliwić organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej natychmiastowy (bez zwłoki), pełny (bez wyjątków) i ciągły (bez przerw) dostęp drogą elektroniczną do faktur,
  • umożliwić udokumentowany pobór i odczyt e-faktur przez te organy (czyli np. udostępnić komputer, ewentualnie łącze do internetu, i oprogramowanie niezbędne dla obsługi e-faktur),
  • udostępnić tym organom dane dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej (np. informacje dotyczące certyfikatów).


Dla kontroli podatnik powinien przechowywać również:
  • oświadczenia o akceptacji odbiorcy faktury na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną,
  • dowody dopełnienia obowiązków informacyjno-zgłoszeniowych wobec naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego,
  • dowody na istnienie przeszkód formalnych lub technicznych w skorygowaniu e-faktury drogą elektroniczną w sytuacji, gdy do e-faktury wystawiono korektę papierową,
  • dokumentację dotyczącą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub wymiany danych elektronicznych EDI dotyczącą podatnika i jego kontrahenta.


Standardy i systemy na świecie

Standardy fakturowania elektronicznego różnią się w zależności od kraju. W Unii Europejskiej przesyła się faktury za pomocą modelu elektronicznej wymiany danych EDI (ang. Electronic Data Interchange) - transferu biznesowych informacji transakcyjnych od komputera do komputera z wykorzystaniem standardowych, zaakceptowanych formatów komunikatów.

EDI

"EDI określa sposób wymiany pomiędzy komputerami stron dokładnie określonych co do formatu komunikatów zawierających treści inne niż mechanizmy przekazu środków pieniężnych. W ramach EDI definiuje się sekwencję komunikatów między stronami transmisji, przy czym każda z nich może być jej nadawcą lub odbiorcą. Dane zawierające treść dokumentów mogą być przesłane od nadawcy do odbiorcy poprzez środki porozumiewania się na odległość lub też mogą być przewiezione na nośniku pamięci."[1]

Celem EDI jest wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych oraz przyspieszenie i zwiększenie dokładności przepływu informacji dzięki połączeniu odpowiednich aplikacji komputerowych między firmami uczestniczącymi w wymianie. Użycie EDI pozwala poprawić czasową dostępność informacji logistycznej, poszerzyć i uściślić dane, a także zmniejszyć pracochłonność procesu. Aby w pełni wykorzystać zalety EDI, uczestnicy kanału logistycznego powinni się komunikować za pośrednictwem komputera. Innymi słowy, efektywne wdrożenie EDI wymaga bezpośredniej komunikacji między systemami komputerowymi, zarówno nabywców jak i sprzedawców produktu.

Komunikaty EDI są technicznym sposobem zapisu komunikacji biznesowej pomiędzy dwiema stronami (wewnątrz lub na zewnątrz przedsiębiorstwa), standardy EDI określają ściśle format przesyłanych dokumentów. EDI nie określa sposobu przesyłania komunikatów – mogą one być przesyłane przez dowolne medium, którym posługują się obie strony transmisji. Może to być transmisja modemowa, poprzez FTP, HTTP, AS1, AS2.

Istnieją cztery główne standardy komunikatów EDI:
  • EDIFACT – jedyny standard międzynarodowy, stosowany przeważnie poza krajami Ameryki Północnej, zalecany przez ONZ.
  • ASC X12 – amerykański standard American National Standards Institute, stosowany głównie w Ameryce Północnej.
  • TRADACOMS – standard rozwijany przez Article Numbering Association, stosowany w handlu detalicznym w Wielkiej Brytanii.
  • ODETTE – standard stosowany w europejskim Przemysł motoryzacyjny|przemyśle motoryzacyjnym.

Standardy fakturowania

W ostatnich latach fakturowanie elektroniczne odbywa się za pomocą języka XML (ang. Extensible Markup Language, w wolnym tłumaczeniu Rozszerzalny Język Znaczników) - uniwersalnego języka formalnego przeznaczonego do reprezentowania różnych danych w strukturalizowany sposób.

Obecnie trwają prace nad dwoma standardami:
  1. UN/EDIFACT - ang. United Nations/Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport, oparty na modelu EDI, opracowywany przez ONZ. Prace w zakresie utrzymania i dalszego rozwoju tego standardu są dokonywane przez UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) w ramach Komisji Gospodarczej ONZ dla Europy. W 1987 roku EDIFACT został przyjęty przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO) jako norma ISO 9735. Norma EDIFACT uwzględnia:
    • zasady składni, wytyczne i wielopoziomowy system katalogów (tzw. Baza Normatywna EDIFACT) strukturyzujące dane,
    • protokół interaktywnej wymiany danych (I-EDI),
    • standardowe komunikaty, które pozwalają na wymianę danych pomiędzy różnymi krajami i wieloma branżami. Obecnie EDIFACT uwzględnia ponad 200 standaryzowanych komunikatów.
  2. UBL - ang. Universal Business Language, opracowywany przez OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), międzynarodowe konsorcjum o charakterze non-profit, zajmujące się rozwojem standardów e-biznesu, w tym także standardów sieciowych. Standard ten stosowany jest powszechnie m.in. w Danii, Hiszpanii, Holandii i we Włoszech.


UN/CEFACT i OASIS porozumiały się w sprawie prac nad ujednoliceniem obu standardów XML.

Zobacz też

Linki zewnętrzne

Bibliografia

ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.