Diagram pokrewieństwa ang. affinity diagram

Diagram pokrewieństwa ma najczęściej zastosowanie:

• w sytuacji występowania dużej ilości chaotycznych informacji lub pomysłów dotyczących złożonego problemu,
• w przypadku niemożności przełamania dotychczasowych metod w celu rozwiązania problemu,
• gdy konieczne jest wsparcie rozwiązań w celu ich wdrożenia^[2].

Analiza rozproszonych informacji nie jest łatwa. Zastosowanie diagramu pokrewieństwa umożliwi w takim przypadku:

• generowanie i zbieranie informacji,
• tematyczny, intuicyjny podział danych na grupy,
• łatwiejszą analizę informacji,
• przejrzystość ich prezentacji.

Diagram pokrewieństwa jest narzędziem wykorzystywanym do porządkowania rozproszonych danych i informacji powstałych przykładowo w wyniku burzy mózgów^[3]. Jest to narzędzie uniwersalne, które doskonale sprawdza się w analizie pomysłów, problemów, opcji czy rozwiązań, a ich sortowanie ma charakter intuicyjny. W pracy z diagramem pokrewieństwa wykorzystywana jest metoda pracy zespołowej. Istotą jest zatem wykorzystywanie intuicji członków zespołu, którymi są specjaliści z badanego zagadnienia.

Diagram ten może być stosowany do generowania i zbierania informacji opisowych takich jak idee, pomysły, opinie, czy koncepcje, a następnie porządkowania ich w grupy obejmujące pokrewne pomysły. Porządkowanie powinno polegać na tworzeniu nie więcej niż dziesięciu kategorii pojęć^[4]. Pomysły zebrane w trakcie tworzenia diagramu pokrewieństwa można opracowywać dalej, wykorzystując pozostałe narzędzia takie jak na przykład Diagram Ishikawy, czy Diagram zależności.

Korzyści ze stosowania diagramu pokrewieństwa:

• duży obszar zastosowań,
• nieznaczne koszty analizy,
• brak konieczności przeszkolenia pracowników,
• wykorzystanie kreatywności pracowników,
• możliwość wypowiedzenia się wszystkich uczestników,
• akceptacja proponowanych rozwiązań, praca z diagramem pokrewieństwa przewiduje udział pracowników związanych z rozpatrywanym problemem,
• wizualizacja, proponowane rozwiązania problemu są zapisywane na kartkach i widoczne dla wszystkich uczestników,
• diagram sporządzony jest w wersji graficznej, może być zachowany i w razie potrzeby w każdej chwili można do niego wrócić^[5].

Etapy tworzenia diagramu:

1. Określenie w sposób ogólny problemu, który ma być badany.
2. Wybór członków zespołu (osoby bezpośrednio związane z danym zagadnieniem lub obszarem,najlepiej 4-8 osób).
3. Zbieranie informacji ustnych charakteryzujących dane zagadnienie.
4. Zapisywanie możliwie najwięcej indywidualnych pomysłów, opinii lub uwag (zapisywanie informacji na kartkach rozdanych uczestnikom, pomysł powinien byś prostym i treściwym zdaniem, każdy zapisany na osobnej kartce).
5. Odczytywanie przez uczestników zebranych pomysłów, opinii lub uwag i umieszczanie zapisanych kartek w sposób losowy na tablicy, bądź stole w taki sposób, aby były widoczne dla wszystkich (na tym etapie należy unikać komentarzy zarówno krytycznych, jak i pochwał oraz zachęcać do uzupełniania listy w trakcie prezentacji).
6. Grupowanie i klasyfikowanie pomysłów spisanych na kartkach, które mają ze sobą związek (przypisanie haseł nadrzędnych poszczególnym grupom tematycznym, które stają się nazwami grup (kategorii); w przypadku braku możliwości zaklasyfikowania jakiegokolwiek pomysłu do utworzonych kategorii, należy go wykluczyć; dopuszczalne jest umieszczanie jednego pomysłu w kilku kategoriach, poprzez wykonanie kopii kartki)
7. Rysowanie diagramu i przeprowadzenie prezentacji (na tym etapie może zostać dokonana korekta diagramu).
8. Prezentacja i omówienie końcowego diagramu.

Jak analizować dane za pomocą tego narzędzia?Badanie możesz przeprowadzić w 9 etapach.

• Krok 1. Wybierz zespół do rozwiązania problemu- najlepiej 4 do 8 osób.
• Krok 2. Przedstaw ogólnie problem.
• Krok 3. Rozdaj członkom zespołu kartki i przybory do pisania.
• Krok 4. Każdy z uczestników sesji zapisuje jak najwięcej swoich propozycji. Ma na to około 10-15min, przy czym na 1 kartce zapisuje tylko 1 pomysł.
• Krok 5. Odczytujcie pojedyncze pomysły i umieszczajcie je w sposób losowy na tablicy. Każde rozwiązanie może zaowocować nowym, gdyż w międzyczasie inni mogą dopisywać świeże pomysły.
• Krok 6. Następnie podzielcie wspólnie kartki na grupy tematyczne. Nie powinno być ich więcej niż 10. Selekcja powinna mieć charakter intuicyjny. Jeśli pojedyncze kartki nie będą pasowały do żadnej z większych grup nie włączajcie ich na siłę.
• Krok 7. Nazwijcie każdą grupę.
• Krok 8. Zbierz kartki i opracuj diagram pokrewieństwa w czytelnej formie tak, abyś mógł go łatwo zaprezentować wszystkim zainteresowanym.
• Krok 9. Zorganizuj spotkanie na którym zaprezentujesz diagram i omówisz jego wyniki.

Na rysunku 1. przedstawiono wygląd diagramu przed grupowaniem i po grupowaniu pomysłów w kategorie. Na górze tablicy lub kartki, w centralnym miejscu należy wpisać problem, który chcemy rozwiązać. Przed grupowaniem kartki z zapisanymi pomysłami rozłożone są w sposób przypadkowy, natomiast po grupowaniu pomysłów w kategorie kartki wykazują uporządkowanie.^[6]



Rys. 1. Diagram pokrewieństwa przed i po grupowaniu^[7]

PRZYKŁAD: Wykorzystanie diagramu pokrewieństwa do rozwiązania problemu "jak utrzymać przewagę konkurencyjną na rynku".



Rys. 2. Zgłoszone i nie pogrupowane pomysły^[8]



Rys. 3. Zgłoszone i pogrupowane pomysły^[9]