Koordynacja projektowania (ITIL) Przekierowano ze strony: Design coordination (ITIL) ang. design coordination

Celami procesu koordynacji projektowania są:

• zapewnienie zgodnego z celami firmy projektu odpowiednich usług, zarządzania systemami informatycznymi, architektury, technologii, procesów, metryk, w celu zaspokojenia bieżących i zmieniających się potrzeb i wymogów biznesowych
• zaplanowanie i koordynowanie wszystkich zaprojektowanych działań
• stworzenie pakietu projektu usługi (ang. SDP) w oparciu o kartę usługi oraz zgłoszenie zmiany
• zapewnienie, że odpowiednie projekty usług zostaną stworzone oraz, że zostaną przekazane do fazy przekazania usługi, jako zaakceptowane
• zarządzanie powiązaniami z fazami strategii usług oraz przekazania usług
• rozwój wydajności i efektywności projektu, działań i procesów związanych z daną usługą

Niektóre działania projektowe będą częścią planu, podczas gdy inne będą zarządzane w toku procesu zmian, bez wykorzystywania formalnie określonego projektu. Zazwyczaj, poważniejsze zmiany wymagają najwięcej zaangażowania w procesie koordynacji projektowania, ale generalnie wszelkie zmiany, które mogą korzystać z usprawnień tego procesu, mogą zostać uwzględnione w planach. Każda organizacja powinna jednakże zdefiniować kryteria, ustalające poziom zaangażowania w procesów koordynacji projektów, każdego pojedynczego projektu.

Proces koordynacji projektowania zapewnia produkcję jednolitych wzorów rozwiązań projektowych i SDP, które zapewnią pożądane wyniki biznesowe.

Koordynacja projektowanie jest procesem mającym zapewnić, że zamiary i cele na danym etapie projektowania zostały spełnione. Proces zapewnia odpowiedni punkt koordynacji i kontroli w odniesieniu do wszystkich działań i procesów na danym etapie cyklu życia usługi.

Wyzwalacze

• zmiany w wymogach i usługach biznesowych
• wniosek o zmianę (ang. RFC)
• nowe programy lub projekty
• rewizja wszystkich dotychczasowych strategii IT

Wejścia

• karta usługi dla nowej lub zmienionej usługi
• RFC na każdym poziomie dostępności danej usługi w cyklu
• informacje biznesowe zapewnione przez strategię biznesową organizacji, strategię IT oraz analizę wpływu na biznes

Wyjścia

• kompleksowy i spójny zestaw projektów usług i SDP
• zaktualizowana architektura firmy
• zaktualizowane systemy zarządzania, procesy, metryki i metody metryczne

Role

• Menedżer ds. projektowania usług (właściciel procesu) - jest on odpowiedzialny za stworzenie wysokiej, jakości, bezpiecznych oraz elastycznych projektów dla nowych lub ulepszonych usług. W zakresie jego obowiązków leży także tworzenie i opieka nad pełną dokumentacją projektową.

Odpowiedzialność

Macierz odpowiedzialności: Proces koordynacji projektowania.

Rola ITIL/Podproces	Menedżer ds. projektowania usług	Menedżer ds. projektów	Menedżer ds. operacji IT	Menedżer ds. finansów	Analityk aplikacji/techniczny
Wsparcie koordynacji projektowania	A R
Planowanie koordynacji projektowania	A R	R
Koordynacja i monitorowanie koordynacji projektowania	A		R	R
Techniczna i operacyjna koordynacja projektowania	A				R
Przegląd procedur koordynacji projektowania i zgłaszanie wniosków o zmianę	A R

A: (ang. Accountable) Odpowiedzialność zarządcza - zgodnie z modelem RACI, osoba ostatecznie odpowiedzialna za prawidłowość i dokładne wypełnianie procesu koordynacji projektowania w ITIL^®.

R: (ang. Responsible) Odpowiedzialność - zgodnie z modelem RACI, osoba odpowiedzialna za realizację zadań w procesie koordynacji projektowania w ITIL^®.

Powiązania

• Faza w cyklu życia usługi Strategia usług - proces koordynacji wspomaga wykorzystywanie informacji zawartych w ogólnych strategiach IT firmy oraz w portfelach usług.
• Faza w cyklu życia usługi Przekazanie Usług - powiązanie następuje w momencie przekazania projektu usługi w formie pakietu projektu usługi.

Poniższa tabela zwiera przykładowe krytyczne czynniki sukcesu (ang. CSF) dla procesu koordynacji projektowania, uzupełnione typowymi dla tego procesu kluczowymi wskaźnikami wydajności (ang. KPI). Wszelkie osiągnięcia związane z potencjalnymi KPI powinny być monitorowane i wykorzystywane w celu zidentyfikowania możliwości rozwoju, co powinno zostać zapisane w rejestrze CSI.

Krytyczny czynnik sukcesu	Kluczowy wskaźnik wydajności
Dokładne i spójne pakiety projektu usługi	Zmniejszenie liczby kolejnych korekt w treści pakietów (ang. SDP)
Zarządzanie sprzecznymi żądaniami przy podziale zasobów	Redukcja ilości problemów związanych z konfliktami wokół podziału zasobów procesu projektowania usług
Nowe i zmienione usługi spełniają wymagania klientów	Procentowy wzrost liczby przekazanych usług, konsekwentnie osiągających ustalone wcześniej poziomy usługi

Wyzwania

• utrzymanie wysokiej jakości SDP w skomplikowanym i zróżnicowanym środowisku organizacji biznesowych, usług i infrastruktur
• zapewnienie wystarczających zasobów procesom koordynacji projektowania
• rozwój najczęstszych praktyk projektowych, które zapewniają wymagany poziom projektowania, bez wprowadzania zbędnej biurokracji

Ryzyka

• brak umiejętności i wiedzy
• brak zaangażowania ze strony organizacji biznesowych
• słabo zdefiniowane lub niejasne priorytety oraz wymagania organizacji

Dostawca usługi powinien zdefiniować politykę w celu określenia poziomu koordynacji, który powinien być ustalony dla różnych działań związanych z projektowaniem usług. Owa polityka powinna ustalać także wymagany poziom dokumentacji.

Równowaga i nadawanie priorytetów

W procesie koordynacji projektowania, należy zwrócić uwagę na to, aby zrównoważyć cel całościowego projektu, który obejmuje wszystkie aspekty swojej użyteczności i gwarancji, z ryzykiem stworzenia nadmiernie biurokratycznych standardów i wymagań, kosztem konsekwentnie rozwijającej się usługi.

Integracja z procesami zarządzania projektami

Wiele najważniejszych działań projektowych jest zarządzana jako część procesu zarządzania projektami i zależy w głównej mierze od doświadczenia menedżera ds. projektów w zakresie projektowania usług. Koordynacja projektowania powinna zapewniać integralność procedur i narzędzi oraz produktów, potrzebnych do osiągnięcia projektowego sukcesu, z całościową metodologią procesów zarządzania projektami.

Działania podejmowane w ramach koordynacji projektowanie podzielić można na dwie kategorie:

• działania odnoszące się do ogólnej polityki względem projektowania usług
• działania odnoszące się do poszczególnych projektów

Działania ogólne

Działania podejmowane w ciągu całego cyklu projektowania usług mogą być podejmowane głównie przez menedżera procesu koordynacji i obejmują następujące czynności:

1. zdefiniowanie i utrzymanie odpowiedniej polityki oraz metod
2. zaplanowanie zasobów i możliwości projektowych
3. koordynacja działań projektowych
4. zarządzanie ryzykiem i problemami projektowymi
5. rozwój projektowania usług

Działania pojedyncze

Działania tego typu odnoszą się do indywidualnych projektów i mogą być podejmowane przez menedżerów ds. projektowych lub inne osoby bezpośrednio odpowiedzialne za odpowiednie zmiany w projektach. W tym przypadku menedżer procesu koordynacji może tylko służyć pomocą i radą. Działania te obejmują:

1. zaplanowanie indywidualnych projektów
2. koordynację indywidualnych projektów
3. monitorowanie tych projektów
4. przegląd projektów i zapewnienie przekazania odpowiedniego pakietu projektu usługi