Dane osobowe pracownika

Dane osobowe pracownika – podstawowe dane dotyczące osoby starającej się o pracę lub już zatrudnionej w organizacji. Zazwyczaj podawane jako jedne z pierwszych przy wypełnianiu różnego rodzaju kwestionariuszy osobowych, stanowiących podstawę kartoteki pracowniczej

Spis treści

Przetwarzanie danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych może mieć miejsce ze względu na dobro publiczne, dobro osoby, której dane dotyczą, lub dobro osób trzecich.

Przetwarzanie danych pracownika jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
  • osoba, której dane dotyczą wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;
  • jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
  • jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba której dane dotyczą jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
  • jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
  • jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.


Uwagi o ochronie danych

Przetwarzanie danych osobowych obejmuje wszystkie operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych odpowiedzialnych za zarządzanie zasobami ludzkimi firmy. Wiele firm nie ma jednak świadomości jakie konkretnie dane podlegają ochronie. Są to zarówno dane zwykłe: imię, nazwisko, adres, jak i dane szczegółowe np. poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne czy przynależność wyznaniowa, partyjna lub związkowa.

Ochronę danych osobowych w stosunkach pracy reguluje ustawa o ochronie danych osobowych oraz przepisy kodeksu pracy i ustaw szczególnych, głównie określające zasady składania oświadczeń majątkowych. Organem odpowiedzialnym za sprawy dotyczące ochrony danych osobowych jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

Ochronie podlegają dane znajdujące się zarówno w kartotekach czy księgach, jak i w systemach informatycznych. Nie podlegają ochronie z kolei dane wykorzystywane w celach prywatnych, osobistych lub domowych. Ponadto wyróżnić możemy też kategorię danych, które ustawa o ochronie danych osobowych chroni w sposób ograniczony, jak na przykład zbiory sporządzane doraźnie, takie jak lista uczestników konferencji naukowej czy lista uczestników wycieczki.

Danymi poufnymi są też kwoty wynagrodzenia. Zachowanie tajemnicy o wysokości zarobków poszczególnych pracowników jest głównie obowiązkiem pracodawcy. Jednak może on zobowiązać wszystkich zatrudnionych do zachowania poufności zarobków swoich i współpracowników. Naruszenie tej zasady może doprowadzić do pozbawienia pracy, zwłaszcza, jeśli dotyczy to osób z działu księgowości czy kadr, które mają bezpośredni kontakt z tabelą płac. Pracodawca, który dopuszcza w swojej firmie bezprawne rozpowszechnianie danych osobowych, w tym wysokość wynagrodzenia pracowników może zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeśli inspektor ochrony danych osobowych stwierdzi podczas kontroli uchybienia.

Zasady ochrony danych

W przypadku ksiąg rachunkowych, prowadzonych przy użyciu komputera, ochrona danych powinna polegać na:
  • stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych;
  • doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej;
  • systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach magnetycznych;
  • zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych.


Ustawa o rachunkowości określa także:
  • miejsce i sposób przechowywania ksiąg rachunkowych, dokumentów inwentaryzacyjnych i dowodów księgowych;
  • minimalny okres ich przechowywania;
  • zasady udostępniania ich osobom trzecim.


Zobacz też



Bibliografia



  • G. Sibiga: Postępowanie w sprawach ochrony danych osobowych, Dom Wydawniczy ABC, Warszawa 2003
ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.