Zmiana (PRINCE2) Przekierowano ze strony: Change (PRINCE2) ang. change

Zmiany są nieuniknionym elementem w czasie trwania projektu i każdy projekt wymaga usystematyzowanego podejścia do identyfikacji, oceny oraz sterowania zagadnieniami, które mogą przynieść zmiany.

Warunkiem wstępnym dla skutecznego sterowania zmianami jest ustanowienie odpowiedniego systemu zarządzania konfiguracją, który pozwalałby na zapisywanie poziomów odniesienia dla produktów projektu i zapewnienie, że wersje, które trafiają do klienta są właściwe.

Podejście PRINCE2 do zmian jest nie tylko usystematyzowane, lecz także wspólne dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt, ponieważ propozycje zmian mogą pochodzić zarówno od członków zespołu zarządzania projektem, jak również wynikać z życzeń/skarg jego interesariuszy.

Bez ciągłego oraz skutecznego sterowania zmianami i zagadnieniami projekt byłby narażony na to, że przestanie odpowiadać oczekiwaniom swoich interesariuszy lub całkowicie wymknie się spod kontroli. Celem tej procedury nie jest jednak zapobieganie zmianom, lecz jedynie zapewnienie, że każda z nich, zanim dojdzie do skutku, zostanie uprzednio aprobowana przez odpowiednie władze projektu.

W ramach sterowania zmianami PRINCE2 zaleca podjęcie trzech głównych czynności:

1. Ustanowienie elementów sterowania.
2. Uzgodnienie procedury zarządzania konfiguracją
3. Uzgodnienie procedury sterowania zmianami i zagadnieniami

! Osobny artykuł: Elementy sterowania (PRINCE2)

Elementy sterowania dla zmian, zagadnień oraz zarządzania konfiguracją zostają zdefiniowane i ustanowione już w fazie inicjowania projektu. Następnie, o ile to koniecznie, dokonuje się ich przeglądu i aktualizacji pod koniec każdego etapu zarządczego w ramach procesu zarządzania zakresem etapu.

Do ustanowienia i utrzymania elementów sterowania dla zmian, zagadnień oraz zarządzania konfiguracją wykorzystuje się następujące produkty zarządcze:

• Strategia Zarządzania Konfiguracją
• Zapis Obiektu Konfiguracji
• zestawienie statusu produktów
• Dziennik Projektu
• Rejestr Zagadnień
• Raporty o Zagadnieniach

! Osobny artykuł: Zarządzanie konfiguracją (PRINCE2)

Procedury zarządzania konfiguracją mogą się między sobą różnić, lecz z reguły obejmują pięć głównych działań:

1. Planowanie - podjęcie decyzji o tym, jaki poziom zarządzania konfiguracją będzie wymagany w projekcie i w jaki sposób zostanie on osiągnięty
2. Identyfikacja - wyszczególnienie i dokładne określenie wszystkich części składowych produktów projektu (znanych jako obiekty konfiguracji) na wymaganym poziomie sterowania
3. Sterowanie - możliwość zatwierdzania oraz ustalania poziomów odniesienia dla produktów tylko za zgodą odpowiednich władz projektu
4. Zestawianie statusu - tworzenie rejestru wszelkich bieżących oraz wcześniejszych danych dotyczących każdego produktu w postaci zestawienia statusu produktów
5. Weryfikacja i audyt - seria przeglądów konfiguracji w celu porównania aktualnego statusu wszystkich produktów z ich statusem zawartym w zapisach obiektów konfiguracji, w poszukiwaniu ewentualnych rozbieżności

Zalecana przez PRINCE2 procedura sterowania zmianami i zagadnieniami zawiera się w pięciu krokach:

1. Uchwycenie - określenie typu zagadnienia oraz jego ważności (czy wymaga podjęcia działań formalnych, czy wystarczy droga nieformalna); w przypadku formalnego podejścia do zagadnienia, niezbędne jest umieszczenie go w rejestrze zagadnień
2. Badanie - należy przeprowadzić analizę wpływu danego zagadnienia na cele projektu i jego uzasadnienie biznesowe (oraz innych projektów, jeżeli dany projekt jest częścią programu) z punktu widzenia biznesu, użytkownika i dostawcy; a także to, czy pod wpływem danego zagadnienia zmianie nie ulegnie ogólne narażenie projektu na ryzyko
3. Propozycje - należy rozważyć i ocenić wszystkie możliwe reakcje na dane zagadnienie, a następnie zaproponować plan działania
4. Decyzja - w przypadku, gdy zalecane działania nie mieszczą się w uprawnieniach Kierownika Projektu, może wystąpić potrzeba przekazania ich na wyższy szczebel zarządzania projektem (Komitet Sterujący lub Komisja do Spraw Zmian); następnie zapada decyzja, czy proponowana zmiana zostanie zatwierdzona, odrzucona lub wstrzymana
5. Wdrożenie - Kierownik Projektu może podjąć niezbędne działania korygujące lub stworzyć Plan Nadzwyczajny do zatwierdzenia przez Komitet Sterujący

W obydwu przypadkach Kierownik Projektu musi nanieść podjętą przez siebie decyzję do rejestru zagadnień oraz raportu o zagadnieniu, a także poinformować o niej wszystkie zainteresowane strony. W przypadku zagadnień zarządzanych nieformalnie, wystarczy aktualizacja dziennika projektu.

Rolę doradczą w tej procedurze pełnią Komitet Sterujący lub Komisja ds. Zmian, szczególnie na etapie badania zagadnienia i podejmowania decyzji o reakcji na to zagadnienie.

Wykaz obowiązków poszczególnych ról w projekcie związanych ze sterowaniem zmianami:

• kierownictwo organizacji/programu:

• Przewodniczący Projektu:

• Główny Użytkownik:

• Główny Dostawca:

• Kierownik Projektu:

• Kierownik Zespołu:

• Nadzór Projektu:

• Wsparcie Projektu - administrowanie procedur zarządzania konfiguracją i sterowania zmianami i zagadnieniami poprzez: