Uzasadnienie Biznesowe (PRINCE2) Przekierowano ze strony: Business Case (PRINCE2) ang. Business Case

Uzasadnienie Biznesowe - opis przyczyn i uzasadnienie przedsięwzięcia organizacyjnego (projektu) oparte zwykle na oszacowanych kosztach projektu, związanych z nim ryzykiem oraz spodziewanych korzyściach i oszczędnościach, oraz zawierające pozostałe kluczowe terminy, służące do ciągłego potwierdzania sensowności kontynuacji projektu.[1]

Spis treści

Podstawowe zasady

Do kluczowych zasad PRINCE2 należy uznanie, że projekt musi posiadać stałe uzasadnienie biznesowe, które stanowi jego siłę napędową. Bez niego żaden projekt nie powinien wystartować. Analogicznie, nawet jeśli uzasadnienie biznesowe jest słuszne w chwili rozpoczęcia projektu, lecz zanika w trakcie jego realizacji, projekt powinien zostać przerwany lub zmieniony.

Uzasadnienie biznesowe powinno odnosić się do całości zmian w obszarze biznesowym, którym projekt się zajmuje, a nie skupiać się jedynie na jednym z jego elementów.

Przeznaczenie

Powody, dla których podjęto realizację projektu powinny pociągać za sobą procesy decyzyjne. Analizując wpływ zmian, których wymaga projekt lub ryzyka, na jaki jest narażony, należy skupić się na uzasadnieniu biznesowym, pamiętając przy tym, że projekt stanowi jedynie środek do osiągnięcia pewnego celu, a nie cel sam w sobie.

Trwające nieustannie rozstrzygnięcie w odniesieniu do uzasadnienia biznesowego dotyczy tego, czy dany projekt może (wciąż) być uznany za słuszny. W tym celu muszą zostać spełnione trzy warunki:
  1. projekt musi być pożądany (uwzględniając równowagę kosztów, korzyści i ryzyka),
  2. wykonalny (tzn. mogą zostać dostarczone produkty projektu),
  3. oraz osiągalny (produkty mogą przynosić korzyści).


Typy uzasadnienia biznesowego

Powody dla podjęcia projektu różnią się znacząco i są determinowane przez środowisko projektu. Ze względu na rodzaj projektu, można wyznaczyć rozmaite cele, początkowo dla sprawdzania jego atrakcyjności, a w dalszej kolejności, dla potwierdzenia, że produkty projektu są w stanie je osiągnąć. Pomiary osiągnięć różnią się w zależności od typu projektu:
  • projekt obowiązkowy,
  • projekt nie nastawiony na zysk,
  • projekt zmieniający się,
  • projekt typu klient/dostawca,
  • projekt, w który włączone jest wiele organizacji (ang. multi-organization project).


Niektóre z nich mogą być mierzone na zasadzie "zwrotu z inwestycji", a inne (w szczególności projekty obowiązkowe i te nie nastawione na zysk) na podstawie innych, niefinansowych korzyści.

Podejście PRINCE2

Metodyka PRINCE2 wyróżnia cztery procesy w odniesieniu do Uzasadnienia Biznesowego:
  1. Opracowanie Uzasadnienia Biznesowego na etapie przygotowania projektu,
  2. Weryfikowanie Uzasadnienia Biznesowego przez Komitet Sterujący w kluczowych momentach decyzyjnych,
  3. Utrzymywanie Uzasadnienia Biznesowego przez cały czas trwania projektu poprzez aktualizację kosztów i korzyści (wraz z prognozowanymi wartościami),
  4. Potwierdzenie Uzasadnienia Biznesowego poprzez ocenę, czy zamierzone korzyści zostały osiągnięte (z reguły już po zakończeniu projektu).


Skład

Zazwyczaj Uzasadnienie Biznesowe zawiera następujące elementy:
  • ocena ogólna,
  • przyczyny uruchomienia projektu,
  • możliwe warianty realizacji produktu końcowego,
  • oczekiwane korzyści i straty (ujęte w mierzalnych kategoriach),
  • główne ryzyka,
  • koszty (wyciąg z Planu Projektu) i terminy (podsumowanie Planu Projektu),
  • ocena opłacalności inwestycji.


Odpowiedzialność

Wykaz obowiązków poszczególnych ról w projekcie związanych z tematem uzasadnienia biznesowego:

* zapewnienie zlecenia przygotowania projektu oraz standardów, zgodnie z którymi Uzasadnienie Biznesowe ma zostać opracowane,
* utrzymywanie Głównego Użytkownika w celu realizacji korzyści po zakończeniu projektu (zawdzięczanych jego produktom),
* odpowiedzialność za Plan Przeglądu Korzyści.


* odpowiedzialność za Uzasadnienie Biznesowe w czasie trwania projektu,
* odpowiedzialność za Plan Przeglądu Korzyści w czasie trwania projektu (chyba, że jest już zarządzany przez kierownictwo organizacji lub programu),
* nadzorowanie opracowania wykonalnego uzasadnienia biznesowego,
* zapewnienie, że projekt jest zgodny ze strategiami korporacyjnymi,
* zapewnienie środków na sfinansowanie projektu,


* odpowiedzialność za określenie korzyści, na podstawie których Uzasadnienie Biznesowe jest zatwierdzane,
* zapewnienie, że produkty projektu przyniosą pożądane rezultaty,
* zapewnienie, że na ich podstawie osiągnięte zostaną oczekiwane korzyści,
* porównanie aktualnych i prognozowanych wartości w czasie przeglądów korzyści.


* odpowiedzialność za Uzasadnienie Biznesowe z punktu widzenia dostawcy (jeśli jest dostępne),
* zapewnienie, że produkty mogą być dostarczone w granicach oczekiwanych cen oraz są możliwe do wykonania.


* przygotowanie uzasadnienia biznesowego w imieniu Przewodniczącego Projektu,
* przeprowadzenie analizy wpływu wszelkich nowych lub zrewidowanych zagadnień i ryzyk, które mogłyby oddziaływać na atrakcyjność, wykonalność lub osiągalność projektu w stosunku do danych bazowych, na podstawie których zatwierdzono realizację projektu,
* ocena i aktualizacja uzasadnienia biznesowego na koniec każdego etapu zarządczego,
* ocena i informacja o osiągnięciach projektu na etapie jego zamknięcia.


* pomoc w opracowaniu uzasadnienia biznesowego,
* weryfikacja oraz monitorowanie uzasadnienia biznesowego na tle wydarzeń zewnętrznych i postępów projektu,
* zapewnienie dopasowania projektu do ogólnej strategii korporacyjnej,
* zapewnienie, że "stosunek wartości do ceny" (ang. value-for-money) jest poddawany stałej ocenie,
* kontrola zmian w Planie projektu i ich wpływu na potrzeby biznesu bądź uzasadnienia biznesowego,
* przegląd oceny wpływu ewentualnych zmian na Uzasadnienie Biznesowe i Plan Projektu,
* sprawdzenie Planu Przeglądu Korzyści pod kątem dostosowania go do potrzeb kierownictwa organizacji lub programu.


* ze względu na fakt, że Uzasadnienie Biznesowe powinno mieć obiekt odniesienia i tym samym podlegać zarządzaniu konfiguracją, Wsparcie Projektu powinno informować Kierownika Projektu o wszelkich dokonanych lub planowanych zmianach dotyczących produktów, które mogłyby wywrzeć wpływ na Uzasadnienie Biznesowe.


Kryteria jakości

  • Wszystkie korzyści muszą być uzasadnione.
  • Plan Projektu i Uzasadnienie Biznesowe muszą być spójne.
  • Przyczyny uruchomienia projektu muszą być zgodne ze strategią organizacji lub programu.


Bibliografia

  • OGC: Managing Successful Projects with PRINCE2 (2009 ed.), TSO, ISBN 978-0-11-331059-3.
  • OGC: Skuteczne Zarządzanie Projektami PRINCE2 (wyd. 2005), TSO, ISBN 0-11-330946-5.

Znaki towarowe

  • PRINCE® and PRINCE2® are registered trade marks of the Cabinet Office;
ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.