Księgowość Przekierowano ze strony: Buchalteria ang. bookkeeping

Księgowość stanowi część rejestracyjną rachunkowości. Polega na zapisywaniu, rejestracji zdarzeń finansowych takich jak sprzedaże, zakupy, dochody, darowizny czy inne płatności.

Proces księgowania różni się w zależności od technologii, jaką dysponuje księgowy. Zdarzenia powinny być zapisywane zgodnie z czasem ich wystąpienia, a nie z czasem dokonywania zapisu. W przypadku systemów zinformatyzowanych, zdarzenia są rejestrowane w czasie rzeczywistym.

Proces księgowania obejmuje rejestrację zdarzeń na podstawie różnych dokumentów. Zazwyczaj zawsze, kiedy dochodzi do zdarzenia finansowego, powstaje taki dokument. Przykładami mogą być faktury i paragony, potwierdzenia przelewów i innych transakcji bankowych, czeki. Księgowi zapisują zwykle zdarzenia w odpowiednich księgach.

Po określonym czasie, zwykle miesiącu, kolumny w każdej z ksiąg są sumowane. Podsumowania miesięczne są zapisywane po raz kolejny w księdze głównej (ang. ledger lub book of accounts). Jeżeli reguła podwójnego zapisu (więcej o regule podwójnego zapisu w następnej sekcji: Systemy księgowania) wykaże nieprawidłowości w księgowaniu, muszą być one wykryte i skorygowane.

Na podstawie danych zgromadzonych przez księgowość, można sporządzić sprawozdanie finansowe obejmujące takie dokumenty jak np.:

• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• rachunek przepływów pieniężnych.

Stosuje się dwa podstawowe systemy księgowania: system pojedynczego zapisu (ang. single-entry system) i system podwójnego zapisu (ang. double-entry system).

System pojedynczego zapisu

System pojedynczego zapisu koncentruje się jedynie na zestawieniu dochodów i rozchodów, zapisanych uprzednio w odpowiednich księgach. Jest to mniej bezpieczny system, niż system oparty na regule podwójnego zapisu, gdyż utrudnia wykrycie nieścisłości. Jednakże jest on też dużo prostszy i łatwiejszy w obsłudze, przez co stanowi dobre wyjście dla małych firm, nie posiadających rozbudowanej księgowości.

System podwójnego zapisu

Oparty jest na regule podwójnego zapisu. Zgodnie z nią, każda operacja gospodarcza jest ewidencjonowana na co najmniej dwóch różnych kontach, po dwóch różnych stronach i w identycznej wartości na stronach różnych kont (zapis jednakowy). Np. zakup towaru handlowego za gotówkę jest ewidencjonowany po stronie Ma konta "Kasa" (co odzwierciedla zmniejszenie się stanu gotówki) i po stronie Winien konta "Rozliczenie zakupu towarów" (dając informacje, że zakupiono i zapłacono za towary, ale bez informacji czy otrzymano te towary).

Dzięki stosowaniu tej reguły możliwe jest zachowanie zasady równowagi bilansowej, która zakłada że suma wartości wszystkich składników majątku jest równa sumie wartości źródeł ich finansowania^[1]. Dzięki temu łatwo uniknąć błędów w zestawieniach, ewentualnie szybko można je wykryć i skorygować.

Podwójny zapis jest stosowany jedynie w księgach głównych, nie jest stosowany w dziennikach kasowych. Poprawność zapisów jest sprawdzana zatem dopiero na poziomie księgi głównej.

Najczęściej w księdze głównej stosuje się tzw. konto "teowe" (od układu przypominającego literę T), czyli konto księgowe dwustronne, wykazujące dwie strony:

• strona lewa – nosząca nazwę Debet (Dt) lub Winien (Wn), gdzie zapisanie operacji gospodarczych określa się jako: obciążenia konta lub zapisanie w ciężar konta,
• strona prawa – nosząca nazwę Credit (Ct) lub Ma (Ma), w przypadku którego zapisanie operacji nosi nazwę: uznania konta lub zapisania na dobro konta.

Zmniejszenia i zwiększenia stron kont, w podziale na księgowane pozycje:

Debit (Winien) !! colspan=3 | Credit (Ma)
| align=right | zwiększenie || align=right | zmniejszenie
| align=right | zmniejszenie || align=right | zwiększenie
| align=right | zmniejszenie || align=right | zwiększenie
| align=right | zwiększenie|| align=right | zmniejszenie
| align=right | zmniejszenie || align=right | zwiększenie

Podstawą dla rachunkowości jest księga główna (ang. ledger), do której trafiają wszystkie dane zgromadzone przez księgowych. Może być sporządzona w formie tradycyjnej lub zinformatyzowanej.

Więcej o księdze głównej w artykule: Księgi rachunkowe.

Wcześniej jednak księgowi zapisują zdarzenia w innych księgach. Podstawą ich pracy są tzw. dzienniki (ang. daybook), czyli księgi, w których rejestruje się codzienne transakcje finansowe. Ich rodzaje to:

• dziennik sprzedaży (ang. Sales daybook) - do rejestracji faktur i paragonów,
• dziennik udzielonych kredytów kupieckich (ang. Sales credits daybook) - do rejestracji wszystkich sprzedaży połączonych z udzieleniem na nie kredytów,
• dziennik zakupów (ang. Purchases daybook) - do rejestracji faktur i paragonów z zakupów,
• dziennik zakupów na kredyt kupiecki (ang. Purchases credits daybook) - do rejestracji wszystkich zakupów dokonanych na kredyt,
• dziennik kasowy (ang. Cash daybook) - do rejestracji przyjętej, jak i wydanej gotówki, może zostać podzielony na dwie części (gotówki przyjętej i gotówki wypłaconej),
• dziennik drobnych wydatków (ang. Petty Cash daybook) - do rejestracji małych wydatków, takich jak np. kawa, herbata czy długopisy.

Dzienniki wchodzą w skład tzw journali (ang. journals), na podstawie których sporządzane są zestawienia zamieszczane w księdze głównej.

Główną rolę w księgowości pełni księgowy (buchalter). Jest to pracownik działu księgowości, osoba zajmująca się wszelkimi czynnościami związanymi z prowadzeniem ksiąg rachunkowych podmiotów gospodarczych.

Do zadań księgowego należy m.in. ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych dla potrzeb wewnętrznych (informowanie kierownictwa jednostki o stanie firmy) oraz zewnętrznych (rozliczenia podatkowe i statystyczne) oraz obliczanie i rozliczanie zobowiązań podatkowych przedsiębiorstwa.

Z kolei główny księgowy to osoba odpowiedzialna za prowadzenie rachunkowości w przedsiębiorstwie. Zazwyczaj główny księgowy jest zwierzchnikiem pozostałych księgowych w przedsiębiorstwie, a w szczególności księgowych prowadzących rachunkowość finansową (statutową).

Księgowość często jest mylona z rachunkowością, podczas gdy jest jedynie jej częścią. Podobnie wygląda sprawa z osobami zajmującymi się księgowością. Stanowiska bookkeeper jak również accountant są tłumaczone na język polski jako księgowy.

W większości firm obowiązuje podział na księgowych-buchalterów (ang. bookkeeper) i innych księgowych (ang. accountant), zajmujących wyższe miejsce w strukturach organizacyjnych, którzy dokonują interpretacji danych dostarczonych przez buchalterów i składają raporty głównemu kierownictwu. W Polsce zwierzchnikiem księgowych-buchalterów, zajmującym się rachunkowością jest tzw. główny księgowy.

Według D'Arcy Beckera, certyfikowanego księgowego i przewodniczącego Wydziału Rachunkowości i Finansów na Uniwersytecie Wisconsin, różnica pomiędzy terminami księgowość (przedmiot zainteresowania księgowych-buchalterów) i rachunkowość przedstawia się następująco:

"Księgowość (buchalteria) ma za zadanie zapewnienie danych na temat działalności organizacji. Rachunkowość natomiast jest odpowiedzialna za przetworzenie tych danych na informacje."