Asystentka ang. assistant, secretary, administrative assistant

Asystentka (sekretarka, sekretarz, asystent, pracownik administracyjny) - osoba, której praca polega na wspieraniu procesu zarządzania, w tym kadry kierowniczej, stosując różnorodne umiejętności komunikacyjne, zarządzania projektem oraz organizacyjne. Zadania te mogą być wykonywane przez jedną osobę, bądź przez kilku pracowników. Asystentka może również zajmować się korespondencją, przyjmować nowych członków do organizacji lub urządzać oficjalne spotkania.

Spis treści

Charakterystyka funkcji



Asystentka pełni wiele obowiązków administracyjnych. Tradycyjnie obowiązki te związane były z korespondencją, m.in. pisaniem listów i obsługą papierowej Dokumentacji. Pojawienie się komputerowej edycji tekstów, istotnie zmniejszyło ilość czasu potrzebnego do wykonania tych zadań, co spowodowało, że wiele nowych obowiązków pojawiło się w zakresie zadań sekretarki. Mogą one obejmować zarządzanie Budżetami i stronami internetowymi, Księgowość i organizację podróży. Asystentka może zarządzać wszystkimi administracyjnymi szczegółami prowadzenia konferencji wysokiego szczebla lub organizować catering dla typowego spotkania podczas lunchu. Często menedżerowie proszą również swoje asystentki, aby sporządzały protokoły w czasie posiedzeń oraz przygotowywały Dokumenty do przeglądu podczas spotkań.

Kompetencje



Ważnymi aspektem pracy asystentki jest jej systematyczność i dokładność. Często realizuje ona zadania organizacyjne i koordynacyjne. „Zarządza kalendarzem swojego przełożonego, administruje biurem w czasie jego nieobecności i to ona decyduje co jest ważne, a co nie, o czym informować, do kogo się zwrócić, przekazuje polecenia osobom o wyższym niż ona statusie w organizacji, stanowi centrum informacyjne.”[1] Dlatego też często kluczową umiejętnością asystentki okazuje się sprawność w podejmowania decyzji, również szybko i pod wpływem Stresu.

Od asystentki oczekuje się także szerokiej wiedzy z zakresu wielu dziedzin. „Z umiejętności podstawowych warto wspomnieć bardzo dobrą znajomość dwóch języków, znajomość obsługi komputera (Word, Excel, Power Point, programy internetowe, programy księgowe) oraz wiedzę na temat księgowości, finansów w firmie i wiedzę prawną. Od osoby na tym stanowisku oczekuje się prawie zawsze wykształcenia wyższego, choć czasem asystentkami zostają kandydatki z Doświadczeniem, które je zastępuje.”[2] Jako, że asystentka reprezentuje firmę i przyczynia się do kształtowania jej wizerunku, warto również by posiadała umiejętność autoprezentacji oraz odpowiednie zdolności interpersonalne.

Wśród istotnych kompetencji asystentki szefowie często wymieniają:

  • systematyczność,
  • dokładność,
  • umiejętność organizowania sobie pracy (samodzielność w działaniu),
  • komunikatywność,
  • umiejętność współdziałania,
  • odpowiedzialność,
  • kreatywne rozwiązywanie problemów[3].


Sekretarka a asystentka

Niektórzy podkreślają różnicę między funkcjami sekretarki i asystentki[4][5]. Choć oba stanowiska są sobie pokrewne, to drugie jednak ma charakteryzować się większą samodzielnością i niekiedy nienormowanymi godzinami pracy. Zdarza się, że na Stanowisko asystentki wyszukuje się osoby o nieco większych kompetencjach, choć nie jest ro regułą. Na oba stanowiska wymaga się znajomości przynajmniej jednego języka obcego, wykształcenia wyższego oraz doświadczenia w pełnieniu podobnej funkcji. „Żeby zostać asystentką w dużej, międzynarodowej firmie audytorskiej trzeba już spełnić dużo ostrzejsze kryteria: umiejętność analitycznego myślenia, bardzo dobra znajomość języka angielskiego, a nawet nie tylko samego wykształcenia, ale dobrych wyników na studiach.”[6].

Wiele opisów stanowisk w ogłoszeniach pokrywa się. Mimo, że pracownik administracyjny to termin ogólny, niekoniecznie zakładający bezpośrednią pracę dla przełożonego, sekretarka to zazwyczaj osobista asystentka menedżera lub kierownika. Inne tytuły zakładające podobne do obowiązków sekretarki zadania lub pokrywające się z nimi, to koordynator biura, asystent kierownika lub Kierownik biura.

  • Na najbardziej podstawowym poziomie (stopień / zakres 1 i 2) sekretarka jest zwykle maszynistką z niewielką ilością zadań administracyjnych. Kluczowe umiejętności to dobra znajomość języka panującego w biurze oraz umiejętność pisania na maszynie. Sekretarki na wyższych stopniach i te posiadające większe Doświadczenie, zaczynają obejmować więcej obowiązków i spędzać więcej czasu nad obsługą fizycznych i elektronicznych Dokumentów, zajmować się pocztą, kopiowaniem, korespondencją mailową z klientami, zamawianiem materiałów biurowych oraz odbieraniem telefonów[7].


  • Bardziej wykwalifikowana asystentka kierownika (stopień / zakres 4 do 6) powinna potrafić notować z dużą szybkością oraz używać języków obcych bądź technicznych, organizować kalendarz, planować podróże oraz spotkania, a także wypełniać obowiązki administracyjne, w tym Rachunkowość. Tego typu sekretarka / asystentka kierownika może także kontrolować do niego dostęp, stając się wpływowym i zaufany doradcą. W celach konsultacyjnych dostępna jest również poza godzinami pracy, poprzez elektroniczne metody komunikacji. Wyspecjalizowane sekretarki na wyższym poziomie to także medyczne i prawne asystentki / osobiści asystenci.


Największą różnicą między sekretarką ogólną a wykwalifikowaną asystentką kierownika jest to, że od tej drugiej wymaga się, aby szeroko kontaktowała się z ogółem społeczeństwa, Dostawcami, klientami i każdą inną osobą bądź grupą, z którą musi kontaktować się kierownik. Te asystentki, które pracują z członkami zarządu, muszą być zdolne do naśladowania stylu i filozofii firmy oraz osoby z kierownictwa, dla której pracują.

Dzień Sekretarki



Dzień Sekretarki to nieformalne święto obchodzone w wielu krajach na świecie w celu uznania i promowania pracy sekretarki i sekretarza, asystentki i asystenta, oraz pracowników pomocniczych w biurze, pojmowanych ogólnie, jako pracowników administracyjnych.

Od kilku lat w Polsce sekretarki i asystentki obchodzą swoje święto 25 stycznia, jako Dzień Sekretarki i Asystentki, przyłączając się również do międzynarodowych obchodów w dniu 25 kwietnia. Zdaniem organizatorów, to podwójne święto skłania do refleksji na temat zmian i wymogów związanych z pracą w biurze[8][9].

Zobacz też

Bibliografia

ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.