Dowód księgowy Przekierowano ze strony: Accounting document ang. accounting document, accounting evidence

Dowód księgowy – dokument będący podstawą dokonanego zapisu w księgach rachunkowych. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej[1].

Spis treści

Opis

Dowody księgowe to dokumenty stanowiące podstawę księgowania, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające - zgodnie z ustawą o rachunkowości - niezbędną treść. Dokument jest pojęciem znacznie szerszym, obejmuje zarówno dokumenty podlegające księgowaniu (czyli dowody księgowe), jak i dokumenty niepodlegające ewidencji. Dokumenty odzwierciedlają zdarzenia gospodarcze, natomiast dowody księgowe operacje gospodarcze[2].

Podstawowe dowody księgowe stanowią:
  • faktury VAT - zwłaszcza faktura VAT marża, faktura VAT RR, faktura VAT MP,
  • dokumenty celne,
  • rachunki,
  • faktury korygujące,
  • noty korygujące.


Zawartość dowodów księgowych

Dowód księgowy powinien obligatoryjnie zawierać[3]:
  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.


Cechy dokumentów księgowych

Dowód księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest[4]:
  • rzetelny, - odzwierciedla rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej,
  • kompletny - zawiera cechy określone art. 21 Ustawy,
  • sprawdzony pod względem:
    • merytorycznym - w celu sprawdzenia, czy przedstawiona w dokumencie księgowym operacja jest zgodna z rzeczywistością, czy treść słowna i dane liczbowe identyfikują dokładnie istotę transakcji lub rozliczenia;
    • formalnoprawnym - sprawdzenie, czy dokument odpowiada stawianym mu wymogom, co do formy (czy zawiera kompletne dane, jest właściwie sporządzony, na odpowiednim formularzu, wystawiony przez uprawnioną osobę, jest czytelny i staranny, opatrzony datą, numeracją, zawiera podpisy osób upoważnionych do zawierania dowodów księgowych, nie wykazuje śladów poprawek, zawiera właściwe pieczęcie itp.);
    • rachunkowym - w celu sprawdzenia, czy dokumentnie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach;
  • pozbawiony niedopuszczalnych poprawek,
  • opatrzony w oznaczenia identyfikujące go z zapisami w księdze rachunkowej,
  • sporządzony w języku polskim lub obcym, a dane w walucie obcej przeliczone są na walutę polską.


Rodzaje dowodów księgowych

Dokumenty księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej noszą nazwę ustawową dowodów źródłowych. Mogą być one klasyfikowane według różnych kryteriów[5].

Według jednostek wystawiających dowody księgowe:
  1. Dowody własne - wystawione przez komórki organizacyjne jednostki gospodarczej, np. karty imienne przychodów pracowników przez sekcję wynagrodzeń, dokumenty "Kasa Przyjmie" wystawione przez kasjera;
    • wewnętrzne - czyli dowody własne wystawione dla innych komórek w ramach danego podmiotu sporządzone na potrzeby jednostki gospodarczej, np. wydanie materiałów do produkcji, karta pracy pracownika;
    • zewnętrzne - czyli dowody własne przedsiębiorstwa przeznaczone dla jednostek obcych, np. dla kontrahentów, faktury sprzedaży VAT;
  2. Dowody zewnętrzne obce - wystawione przez obce jednostki organizacyjne (banki, dostawców, inwestorów, sądy, organy administracji państwowej, samorządowej) i przekazane jednostce gospodarczej do ewidencji, np. faktury zakupu, wyciągi bankowe itp.


W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych. Są one sporządzane przez osoby dokonujące tych operacji[6].

Według podstaw sporządzenia:
  • dowody źródłowe (pierwotne) - które po raz pierwszy rejestrują określone operacje gospodarcze;
  • dowody zbiorcze - dowody wtórne, wystawione na podstawie dokumentów źródłowych. Służą do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w nich pojedynczo wyszczególnione;
  • dowody korygujące - korygujące poprzednie zapisy np. polecenie księgowania storna (zapis anulujący błędną operację) w przypadku błędnego zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, czy też wystawienie faktury korygującej VAT,
  • dowody zastępcze - wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznego obcego źródłowego dowodu księgowego,
  • dowody rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy w księgach, ale uwzględniające inne kryteria klasyfikacyjne.


Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi są uważane zapisy w księgach rachunkowych[7]:
  • wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności lub informatycznych nośników danych,
  • tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach.


Podczas rejestrowania tych zapisów muszą zostać spełnione następujące warunki[8]:
  1. zapisy uzyskują trwale czytelną postać, zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
  2. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
  3. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
  4. dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.


Korekta błędów w dowodach

Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie[9].

Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, a następnie wpisanie treści poprawnej i daty poprawki. Każda poprawka musi być opatrzona podpisem upoważnionej osoby. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr[10].

Zobacz też

Linki zewnętrzne

Bibliografia

ostatnia modyfikacja 20 sierpnia 2016 r.